E-Mail-Versand für einen Standort einrichten

Du richtest hier ein, welche E-Mails weboffice von diesem Standort aus versendet und mit welcher Absenderadresse. Das betrifft Terminbestätigungen, Verkaufsnachrichten und Erinnerungen – falls diese Module aktiv sind. Du legst auch fest, ob eine eigene Domain verwendet werden soll, damit E-Mails nicht im Spam landen.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menue links und gehe zu System > Standorte.
2. Wähle einen Standort aus.
3. Gehe zur Registerkarte Kommunikation.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zum Verwalten der Firmeneinstellungen. Je nachdem, welche Module in deinem weboffice aktiv sind, stehen dir unterschiedliche E-Mail-Typen zur Verfügung.

Aufbau der Seite

Die Seite hat zwei Bereiche nebeneinander:

Links – E-Mail-Versand: Hier aktivierst du E-Mails allgemein und legst fest, von welcher Adresse und unter welchem Namen sie versendet werden.

Rechts – E-Mail-Nachrichten: Hier konfigurierst du, welche Arten von E-Mails versendet werden sollen (Terminbestätigung, Verkaufsnachricht, Erinnerung) und schreibst den Inhalt jeder E-Mail.

So gehst du vor

E-Mail-Versand aktivieren und grundlegend einrichten

1. Im Bereich E-Mail-Versand aktivierst du den Schalter E-Mail-Benachrichtigung aktivieren.

2. Trage in das Feld E-Mail die Absenderadresse ein, von der E-Mails versendet werden. Das ist oft eine Standardadresse wie info@deinfirmenname.at.

3. Im Feld E-Mail-Sendername schreibst du einen Namen, der dem Empfänger angezeigt wird – etwa deinen Firmennamen oder „Terminbestätigung". Der Name hilft dem Empfänger zu erkennen, woher die E-Mail kommt.

E-Mail-Typen einrichten

Je nachdem, welche Module aktiv sind, siehst du im Bereich E-Mail-Nachrichten unterschiedliche Schalter:

4. Ist das Modul Kalender aktiv, findest du hier:

   • E-Mail-Bestätigungsnachricht senden: Aktiviere diesen Schalter, wenn Kunden nach einer Terminbuchung sofort eine Bestätigung erhalten sollen.
   • E-Mail-Bestätigungsnachricht: Schreibe hier den Text, den der Kunde nach einer Buchung liest. Du kannst Formatierung und Vorlagenvariablen verwenden.
   • Test-E-Mail senden: Schicke dir selbst eine Probe der Bestätigungsnachricht, um zu sehen, wie sie aussieht.
   • E-Mail-Erinnerungsnachricht senden: Aktiviere diesen Schalter, wenn Kunden vor einem Termin erinnert werden sollen.
   • E-Mail-Erinnerungsnachricht: Schreibe den Text der Erinnerung.

5. Ist das Modul Kasse aktiv, findest du:

   • E-Mail-Verkaufsnachricht senden: Aktiviere diesen Schalter, wenn Kunden nach einem Kauf eine Quittung oder Nachricht erhalten sollen.
   • E-Mail-Verkaufsnachricht: Schreibe den Text dieser Nachricht.

Eigene Domain für den Versand verwenden (optional)

Damit deine E-Mails zuverlässig ankommen und nicht im Spam-Ordner landen, kannst du eine eigene Domain einrichten:

6. Im Bereich Eigene Domain nutzen (erscheint nur, wenn E-Mail-Versand aktiv ist) trägst du in das Feld Domain deinen Domainnamen ein (z. B. meinefirma.at).

7. Klicke auf Domaineinstellungen prüfen. Weboffice zeigt dir die notwendigen DNS-Einträge, die du bei deinem Hosting-Anbieter hinterlegen musst.

8. Wenn in der Warnung ein rotes Kreuzsymbol neben einem Eintrag steht, ist dieser DNS-Eintrag nicht korrekt gespeichert. Überprüfe die Einträge bei deinem Hosting-Anbieter. Bis die Änderungen überall gültig sind, kann bis zu 48 Stunden dauern.

9. Um die DNS-Einträge in die Zwischenablage zu kopieren (als Hilfe beim Eintragen), klicke auf das Kopiersymbol neben einem Eintrag.

10. Sobald alle DNS-Einträge grün sind, aktivierst du den Schalter Eigene Domain für den Versand verwenden.

11. Klicke auf Test E-Mail versenden, um zu prüfen, ob der Versand mit deiner Domain funktioniert.

12. Speichern nicht vergessen – die Änderungen sind erst aktiv, wenn du die Seite speicherst.

Was danach passiert

Deine Einstellungen sind gespeichert. Von nun an werden E-Mails von diesem Standort mit den Daten versendet, die du hier festgelegt hast.

Wenn du möchtest, kannst du später überprüfen, ob E-Mails wirklich versendet wurden: Gehe dazu zu System > Logs und öffne das Protokoll E-Mail-Protokoll. Dort siehst du alle versendeten E-Mails, ob sie gelesen wurden und kannst den Inhalt jederzeit einsehen.

Falls etwas nicht funktioniert, findest du im E-Mail-Protokoll auch Fehlermeldungen, die dir helfen, das Problem zu finden.

Tipps und Hinweise

• Test vor dem Start: Bevor du live gehst, sende dir selbst eine Test-E-Mail. So siehst du genau, wie deine E-Mails beim Empfänger aussehen.
• Eigene Domain lohnt sich: Mit einer eigenen Domain landen deine E-Mails deutlich zuverlässiger im Postfach und nicht im Spam – besonders wichtig bei Terminbestätigungen und Rechnungen.
• DNS-Einträge geduldig: Nach Änderungen bei den DNS-Einträgen vergeben die Server weltweit Zeit. Falls ein Eintrag nach wenigen Minuten noch rot ist, prüfe nach einer Stunde erneut.
• Texte aussagekräftig: Schreibe Betreffzeilen und Inhalte so, dass Kunden sofort verstehen, worum es geht. Das senkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie die E-Mail ignorieren oder als Spam markieren.