Rechnung per E-Mail an den Kunden versenden

Du versendest eine Rechnung als PDF-Datei per E-Mail an den Kunden oder an weitere Kontaktpersonen. Die Rechnung wird dabei automatisch als PDF erzeugt und direkt an die angegebene E-Mail-Adresse verschickt.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du brauchst nur die E-Mail-Adresse des Empfängers.

Aufbau des Fensters

Das Versandfenster ist in drei Teile gegliedert:

• Oben: Der Empfänger und sein Name. Hier ist vorausgefüllt, an wen die E-Mail gehen soll – meist die Hauptadresse des Kunden.
• Mitte: Betreff und Nachricht der E-Mail. Der Betreff wird automatisch mit der Rechnungsnummer gefüllt, die Nachricht enthält einen Standardtext.
• Unten: Die Schaltfläche zum Versenden und (falls nötig) zum Speichern zusätzlicher Empfänger.

So gehst du vor

1. Empfänger prüfen: Schau nach, ob die E-Mail-Adresse unter „Empfänger" korrekt ist. Falls nicht, lösche sie und trage die richtige ein.

2. Weitere Empfänger hinzufügen (optional): Wenn noch andere Personen die Rechnung bekommen sollen, trage ihre E-Mail-Adressen hinzu. Du kannst mehrere Adressen eingeben, indem du sie nach jeder Eingabe mit der Eingabetaste bestätigst.

3. Betreff anpassen (optional): Der Betreff ist bereits ausgefüllt. Du kannst ihn ändern, wenn du einen anderen Text bevorzugst.

4. Nachricht anpassen (optional): Die Nachricht enthält einen Standardtext. Du kannst ihn bearbeiten, z. B. für persönliche Notizen oder spezielle Hinweise.

5. Vorlage speichern (optional): Wenn du eine Kontaktperson zum ersten Mal hier einträgst und diese später wieder verwenden möchtest, speichert das System die E-Mail-Adresse automatisch für diesen Kunden.

6. Versenden: Klicke auf Versenden. Die Rechnung wird jetzt erzeugt, als PDF-Anhang an die E-Mail gehängt und versendet.

Was danach passiert

Die Rechnung ist versendet. Das System dokumentiert den Versand intern, sodass später nachvollziehbar ist, dass die Rechnung dem Kunden zugegangen ist. Die E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang kommt beim Empfänger an.

Falls du eine Zahlungserinnerung verschicken musst, kannst du später eine Mahnung versenden.

Tipps und Hinweise

• Mehrere E-Mail-Adressen auf einmal: Wenn du eine E-Mail-Adresse eingibst und bestätigst, kannst du weitere hinzufügen. Alle Empfänger bekommen die gleiche E-Mail mit der gleichen Rechnung.
• Kontakte speichern: Jede neue E-Mail-Adresse, die du hier eingibst, wird gespeichert. Beim nächsten Versand an diesen Kunden kannst du dann schneller zwischen den bekannten Adressen wählen.
• Betreff und Text individualisieren: Nutze die Möglichkeit, Betreff und Nachricht anzupassen, um persönlicher zu wirken – gerade bei wichtigen oder kritischen Kunden.