Du buchst hier die angekommenen Artikel einer Bestellung ins Lager ein. Dabei erfasst du, welche Mengen du erhalten hast, und weboffice aktualisiert automatisch deinen Lagerbestand. Wenn die Bestellung Seriennummern voraussetzt, kannst du diese gleich miterfassen.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Lager > Wareneingang.
- Suche den Wareneingang, den du einbuchen möchtest, und klicke ihn an.
- Klicke auf Bestellungen.
- Wähle die Bestellung aus, deren Artikel angekommen sind.
Voraussetzungen
Du benötigst das Modul "Lager" und das Recht, Wareneingänge zu bearbeiten. Die Bestellung muss bereits im System angelegt sein.
So gehst du vor
Artikel hinzufügen: Klicke auf Artikel hinzufügen. Es öffnet sich eine Suche — wähle die Artikel aus, die angekommen sind. Du kannst auch einen Barcode-Scanner verwenden oder mit dem Barcode-Scangerät direkt einscannen.
Menge eingeben: In der Spalte Gelieferte Menge trägst du für jeden Artikel ein, wie viel du erhalten hast. Ist die Bestellung für den Artikel mit einer bestimmten Menge geplant, siehst du die Bestellte Menge in einer Vergleichsspalte — weboffice zeigt dir automatisch, ob die gelieferte Menge vollständig ist oder noch fehlt.
Seriennummern (falls nötig): Hat ein Artikel Seriennummern, fordert weboffice dich auf, diese einzutragen, sobald du ihn hinzufügst. Die Anzahl der Seriennummern muss exakt der gelieferten Menge entsprechen.
Notiz hinzufügen (optional): In der Spalte Notiz kannst du Besonderheiten festhalten — etwa Schäden oder Verpackungsmängel.
Lieferantendaten prüfen (optional): Klicke auf die Registerkarte Lieferant & Lieferschein, um Lieferantendaten oder den Lieferschein zu erfassen oder zu ändern.
Dokumente hochladen (optional): Unter der Registerkarte Dokumente kannst du Lieferschein oder Rechnung ablegen.
Speichern oder einbuchen:
- Klicke Speichern, wenn du die Erfassung unterbrechen möchtest — deine Daten bleiben erhalten.
- Klicke Einbuchen, wenn alle Artikel erfasst sind. Das System wird dich um Bestätigung bitten und bucht dann den Wareneingang ab. Der Lagerbestand wird aktualisiert und der Vorgang ist abgeschlossen.
Aufbau des Fensters
Das Fenster ist in drei Registerkarten unterteilt:
Positionen (Standard-Registerkarte):
- Artikel: Name des eingegangenen Artikels
- Gelieferte Menge: Das Feld, in das du die angekommer Menge einträgst
- Bestellte Menge (falls vorhanden): Was ursprünglich bestellt war — zum Vergleich
- Status (falls vorhanden): Zeigt mit Häkchen oder Warnsymbol, ob die Lieferung vollständig ist
- Notiz: Feld für Besonderheiten zu dieser Position
- Seriennummern (nur wenn das Modul aktiviert ist): Auflistung der erfassten Nummern mit Möglichkeit zum Löschen
- Artikelnummer: Interne Nummer des Artikels
- Herstellernummer (falls vorhanden): Identifikation durch den Hersteller
Lieferant & Lieferschein: Daten zum Lieferanten und zum Lieferschein — diese werden hier verwaltet.
Dokumente (falls Dateien hochladbar sind): Speicherort für Lieferschein, Rechnung oder andere Papiere.
Was danach passiert
Nach dem Einbuchen (Einbuchen-Schaltfläche) wird der Wareneingang geschlossen und kann nicht mehr verändert werden. Der Lagerbestand wird mit den eingebuchten Mengen erhöht. Die Bestellung wird als erledigt markiert, wenn alle bestellten Artikel eingetroffen sind.
Wenn du einbuchen möchtest, aber später noch Korrektionen brauchst: speichere zunächst nur (Speichern). Solange der Wareneingang noch nicht eingebucht ist, kannst du Artikel hinzufügen oder entfernen. Hast du aber bereits eingebucht und musst es rückgängig machen, bucht weboffice die Lagerbuchungen wieder aus — am Schluss musst du dann den Wareneingang erneut einbuchen.
Tipps und Hinweise
Barcode-Scanner: Wenn du einen Barcode-Scanner angeschlossen hast, kannst du direkt einscannen, ohne die Schaltfläche Artikel hinzufügen zu nutzen. Der Artikel wird dann automatisch hinzugefügt oder die Menge erhöht.
Artikel nicht im System: Wenn du einen Barcode einscanst und der Artikel nicht gefunden wird, bietet weboffice dir an, ihn neu anzulegen. Das ist praktisch, wenn unerwartet neue Artikel geliefert werden.
Seriennummern müssen stimmen: Bei Artikeln mit Seriennummern darfst du nicht einfach eine Menge eintragen — jede Seriennummer muss einzeln erfasst werden. Weboffice prüft das beim Einbuchen nach.
Änderungen nach dem Einbuchen: Wenn die Ware bereits ins Lager gebucht ist und du einen Fehler entdeckst, nutze Bestand korrigieren statt den Wareneingang zu ändern.