Mit einer Lagerbestellung bestellst du Waren bei einem Lieferanten nach. Du trägst den Lieferanten, das Ziellagern und die gewünschten Artikel mit Mengen ein. Nachdem du die Bestellung abgeschlossen hast, kannst du sie als Dokument ausdrucken oder direkt per E-Mail an den Lieferanten versenden.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Lager-Einkauf.
- Klicke auf Bestellung hinzufügen oder wähle eine bestehende Bestellung zum Bearbeiten.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Mindestens ein Lieferant muss im System angelegt sein.
So gehst du vor
Bestellung einrichten
Das Fenster Bestellung hinzufügen öffnet sich. Trage die Grundinformationen ein:
- Lieferant: Wähle den Lieferanten aus, bei dem du bestellst.
- Lager: Wähle das Lager aus, in das die bestellten Waren eintreffen sollen.
- Profitcenter: Dies ist vorausgefüllt und legt fest, für welchen Standort die Bestellung gilt.
Klicke Weiter, um zur Bestellung zu wechseln.
Artikel zur Bestellung hinzufügen
Du siehst jetzt die Bestellpositionen. Klicke Artikel hinzufügen, um Artikel auszuwählen:
- Suche die gewünschten Artikel und markiere sie.
- Klicke Hinzufügen, um sie zur Bestellung zu übernehmen.
Alternativ mit Barcode-Scanner: Scanne die Barcodes der Artikel direkt ein – sie werden automatisch hinzugefügt.
Neuen Artikel anlegen: Wenn ein Artikel noch nicht im System existiert, klicke Neuen Artikel erstellen, um ihn gleich hier anzulegen.
Für jeden Artikel trägst du jetzt die Menge ein, die du bestellen möchtest. Du kannst auch eine Notiz hinzufügen, beispielsweise zu besonderen Wünschen oder Anmerkungen.
Falls du eine Position entfernen möchtest, klicke auf das Trash-Symbol in der Zeile.
Wenn du die Grundinformationen (Lieferant, Lager) nachträglich änderst, werden alle eingetragenen Positionen entfernt – bestätige dies, falls nötig.
Bestellung speichern oder abschließen
Klicke Speichern, um deine Änderungen zu sichern und weiter zu bearbeiten. Die Bestellung bleibt offen und kann jederzeit noch geändert werden.
Oder klicke Bestellung abschließen, um die Bestellung fertigzustellen:
- Das System fragt um Bestätigung.
- Nachdem du bestätigt hast, öffnet sich das Versand-Fenster.
Bestellung versenden
Im Fenster Bestellung verschicken wählst du, wie die Bestellung übermittelt wird:
- An E-Mail senden: Das Bestelldokument wird per E-Mail an den Lieferanten versendet. Falls beim Lieferanten noch keine E-Mail hinterlegt ist, wirst du aufgefordert, diese einzutragen.
- Drucken: Das Bestelldokument öffnet sich zum Ausdrucken.
Nachdem du die Bestellung versendet hast, ist sie abgeschlossen. Sie erscheint in der Bestellübersicht und kann von dort aus weiter verfolgt werden.
Aufbau der Bestellung
Die Bestellung besteht aus drei Teilen:
Grundinformationen (Register „Informationen")
- Lieferant: Der Geschäftspartner, von dem du bestellst.
- Lager: Das Ziellagern für die bestellten Waren.
- Profitcenter: Der Standort, für den diese Bestellung gilt (wird aus deinen Benutzerrechten vorausgefüllt).
Bestellpositionen (Register „Positionen")
- Artikel: Der Name und die Nummer des bestellten Artikels.
- Menge: Die Bestellmenge.
- Lager: Das Lagern der Position (wird aus der Bestellung übernommen).
- Notiz: Ein Feld für Besonderheiten oder Anmerkungen zu dieser Position.
- Hinzugefügt von: Der Benutzer, der die Position eingegeben hat (nur zur Information).
- Herstellernummer: Wird angezeigt, falls der Artikel eine Herstellernummer hat.
Was danach passiert
Nach dem Versenden ist die Bestellung abgeschlossen. Sie bleibt in der Bestellübersicht sichtbar und kann von dort aus überwacht werden. Wenn die Ware eintrifft, buchst du sie über Wareneingang aus Bestellung ins Lager ein.
Du kannst eine abgeschlossene Bestellung noch einsehen und das Bestelldokument erneut ausdrucken oder versenden, aber keine Positionen mehr hinzufügen oder ändern.
Tipps und Hinweise
- Mit dem Barcode-Scanner arbeiten: Der Scanner erkennt Barcodes automatisch. Falls ein Artikel durch den Barcode noch nicht im System aktiv für die Lagerverwaltung ist, wird er automatisch aktiviert.
- Gleichzeitig mehrere Artikel hinzufügen: Markiere beim Hinzufügen einfach mehrere Artikel – alle werden auf einmal übernommen.
- Artikel wird nicht gefunden: Wenn du einen Barcode einscannst, den das System nicht kennt, kannst du den Artikel sofort neu anlegen.
- Bestellung ändern, bevor du sie abschließt: Solange die Bestellung den Status „Entwurf" hat, kannst du alle Informationen und Positionen beliebig ändern. Nach dem Abschließen ist Schluss.
- Lieferant hat keine E-Mail: Falls du die Bestellung per E-Mail versenden möchtest, aber beim Lieferanten keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird das System dich auffordern, diese einzutragen.