Eingangsrechnung erfassen und buchen

Du erfasst hier eine neue Eingangsrechnung oder bearbeitest eine bestehende. Du trägst die Rechnungsdaten ein, verwaltest die Buchhaltungspositionen und hinterlegst Zahlungsinformationen. Anschließend speicherst du die Rechnung und kannst sie später bezahlen oder weitere Schritte einleiten.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Buchhaltung > Eingangsrechnungen. Klicke auf die Schaltfläche Neue Eingangsrechnung, oder öffne eine bestehende Rechnung aus der Liste, um sie zu bearbeiten.

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul Buchhaltung. Lieferanten, Kostenstellen und Konten müssen bereits angelegt sein.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in zwei Hälften aufgeteilt. Links siehst du die Eingabefelder für die Rechnungsdaten, gruppiert nach Rechnung, Buchhaltung und Zahlungsdaten. Rechts wird der eingescannte Beleg angezeigt, sofern vorhanden – die KI erkennt dort automatisch wichtige Daten.

Im Bereich Rechnung trägst du Datum, Standort, Lieferant und Beträge ein. Der Bereich Buchhaltung zeigt die Buchungspositionen mit Konten, Kostenstellen und Steuersätzen. Im Bereich Zahlungsdaten hinterlegst du IBAN, BIC und weitere Zahlungsinformationen. Unten rechts wird automatisch ein QR-Code zum Bezahlen generiert, sobald die IBAN eingetragen ist.

So gehst du vor

1. Datum eingeben: Trage das Rechnungsdatum ein. Dieses Feld ist Pflicht.

2. Standort wählen: Wähle den Standort (Profit Center) aus, dem die Rechnung zugeordnet werden soll. Dieses Feld wird automatisch mit deinem Standardstandort vorbelegt.

3. Lieferant auswählen oder anlegen:

   • Wähle einen bestehenden Lieferanten aus dem Auswahlfeld Kreditor.
   • Alternativ: Ist der Lieferant noch nicht erfasst, klicke auf das Plus-Symbol neben dem Feld, um einen neuen Lieferanten anzulegen.
   • Wenn du keinen Lieferanten zuordnen möchtest, wähle Keine Zuweisung.

4. Beträge eintragen:

   • Brutto: Der Gesamtbetrag inkl. Steuern.
   • Netto: Der Betrag ohne Steuern.
   • Zu bezahlen: Der Betrag, der tatsächlich zu zahlen ist.

   Du kannst eines dieser Felder ausfüllen – die anderen werden automatisch synchronisiert, sofern sie noch leer sind. Sind bereits Buchungspositionen erfasst, können diese Felder nicht mehr geändert werden.

5. Rechnungsnummer eintragen: Trage die Referenznummer oder Belegnummer des Lieferanten ein – damit findest du die Rechnung später schnell wieder.

6. Kostenstelle wählen (optional): Ordne die Rechnung einer Kostenstelle zu. Alle neu hinzugefügten Buchungspositionen erben diese Kostenstelle automatisch.

7. Geschäftsperiode wählen (optional): Ordne die Rechnung einer Abrechnungsperiode zu.

8. Bemerkung hinzufügen (optional): Notiere hier interne Hinweise zur Rechnung.

9. Buchungspositionen erfassen:

   • Sind noch keine Buchungspositionen vorhanden, siehst du zwei Schaltflächen: Neue Position hinzufügen und Automatische Erkennung.
   • Klicke Neue Position hinzufügen, um eine Buchungsposition manuell zu erstellen. Du definierst dann für diese Position:
     • Kostenstelle: Welche Kostenstelle trägt diese Position.
     • Konto: Das Sachkonto oder Aufwandskonto.
     • Steuersatz: Der anzuwendende Steuersatz (wird automatisch vom Konto vorgeschlagen).
     • Betrag (Brutto): Der Betrag dieser Position.
   • Alternativ: Klicke Automatische Erkennung, wenn der Beleg eingescannt ist. Die KI versucht dann, aus dem Beleg-Inhalt automatisch passende Konten und Positionen vorzuschlagen.
   • Hast du mehrere Positionen, wird am Ende eine Summe angezeigt sowie die Verteilung nach Kostenstellen in Prozent.
   • Zum Löschen einer Position klicke auf das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile.

10. Zahlungsinformationen eintragen:

    • Empfänger: Name des Kontoempfängers.
    • IBAN: Internationale Kontonummer des Lieferanten.
    • BIC: SWIFT-Code der Bank (optional).
    • Verwendungszweck: Grund oder Beschreibung der Zahlung.
    • Zahlungsreferenz: Zusätzliche Referenznummer (optional).
    • Das Feld Zahlungsziel wird automatisch berechnet und ist schreibgeschützt.

    Sobald du eine IBAN eingetragen hast, wird rechts ein QR-Code generiert, mit dem die Rechnung (z.B. mit dem Smartphone) bezahlt werden kann.

11. Hochlade-Registerkarte nutzen (falls Belege vorhanden):

    • Klicke auf die Registerkarte Hochladen rechts oben, um Belege (PDFs, Bilder) hochzuladen.
    • Die Datei wird in einem Ordner mit dem Datum und der Rechnungsnummer gespeichert.

12. Speichern: Klicke auf die grüne Schaltfläche Speichern unten, um die Eingangsrechnung zu speichern.

Was danach passiert

Die Rechnung wird gespeichert und die Eingabemaske schließt sich. Du siehst eine Bestätigung Erfolgreich eingetragen.

Die Rechnung ist nun angelegt. Je nachdem, ob alle erforderlichen Buchungspositionen erfasst sind, kann die Rechnung als abgeschlossen markiert werden. Danach kannst du die Rechnung bezahlen oder weitere Maßnahmen einleiten.

Bereits gespeicherte Rechnungen kannst du jederzeit wieder öffnen und bearbeiten – solange sie nicht als bezahlt markiert sind.

Tipps und Hinweise

• Automatische Erkennung nutzen: Scanne den Beleg ein, bevor du auf Automatische Erkennung klickst. Die KI schlägt dann häufig schon die richtigen Konten und Beträge vor – das spart Zeit.

• Beträge synchronisieren: Wenn du nur einen der Beträge (Brutto, Netto, Zu bezahlen) eintragst, werden die anderen automatisch gefüllt – nur bei der ersten Eingabe. Nachher kannst du sie unabhängig voneinander ändern.

• Kostenstelle im Kopf setzen: Wenn du im Feld Kostenstelle oben eine Kostenstelle wählst und dann Buchungspositionen hinzufügst, wird diese Kostenstelle automatisch in jede neue Position übernommen.

• Bereits gebuchte Rechnungen: Rechnungen, die bereits gebucht sind (Status „Abgeschlossen"), können in den Beträgen und Kontodaten nicht mehr geändert werden – nur Bemerkungen und Zahlungsinformationen bleiben editierbar.

• QR-Code zum Bezahlen: Der generierte QR-Code ist ein Vorschlag. Überprüfe vor der Zahlung, dass Betrag und Empfängerdaten stimmen.