Deine Fahrten dokumentieren
Im Fahrtenbuch erfasst du alle Fahrten mit deinen Fahrzeugen: Startort, Zielort, Kilometer und Uhrzeit. Das Fahrtenbuch dokumentiert diese Daten für die Verwaltung und berechnet bei Privatfahrzeugen das Kilometergeld. Am Monatsende reichst du den abgeschlossenen Monat zur Freigabe ein.
So kommst du hierher
- Klicke in der Seitenleiste auf Fahrtenbuch.
Voraussetzungen
Dir muss mindestens ein Fahrzeug zugewiesen sein. Wenn noch kein Fahrzeug hinterlegt ist, kannst du ein neues anlegen.
So gehst du vor
Fahrzeug auswählen
Der Startbildschirm zeigt alle Fahrzeuge, die dir zugewiesen sind. Wähle das Fahrzeug, für das du Fahrten erfassen möchtest, indem du auf die entsprechende Karte klickst.
Wenn das Fahrzeug gerade in Benutzung ist, siehst du auf der Karte ein orangefarbenes Etikett Fahrt läuft – eine Fahrt wurde noch nicht beendet.
Fahrten erfassen und verwalten
Sobald du ein Fahrzeug ausgewählt hast, öffnet sich die Übersicht mit einer Monatsansicht. In der Werkzeugleiste oben findest du folgende Schaltflächen:
Fahrt starten: Nutze diese Schaltfläche, wenn du gerade losfahren möchtest. Du legst eine laufende Fahrt an, die du später noch beendest. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn gerade keine Fahrt läuft.
Fahrt beenden: Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn eine Fahrt gerade läuft, die du selbst begonnen hast. Du erfasst damit Zielort und -zeit und schließt die Fahrt ab.
Fahrt nachtragen: Erfasse eine Fahrt, die bereits abgeschlossen ist – du gibst dabei Startort, -zeit, Zielort und -zeit ein.
Monatsabrechnung: Drucke eine Übersicht über alle Fahrten des angezeigten Monats. Die detaillierte Anleitung dazu findest du hier.
Monat einreichen: Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn der aktuelle oder ein zurückliegender Monat mindestens eine Fahrt enthält und noch nicht eingereicht wurde. Du sendest damit den Monat zur Freigabe an die Verwaltung. Danach kannst du die Fahrten nicht mehr ändern, bis der Monat freigegeben oder zurückgegeben wird.
Fahrzeug wechseln: Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn dir mehrere Fahrzeuge zugewiesen sind. Du gehst damit zurück zur Fahrzeugauswahl.
In der rechten Ecke der Werkzeugleiste navigierst du mit den Pfeilen zwischen Monaten – das aktuelle Datum wird angezeigt.
Fahrten bearbeiten und ansehen
Die Tabelle unterhalb der Werkzeugleiste zeigt alle erfassten Fahrten des ausgewählten Monats. Du kannst jede Fahrt anklicken, um sie zu bearbeiten oder zu löschen. Wie du einzelne Fahrten bearbeitest, erfährst du hier.
Wenn eine Fahrt den Vermerk Rückfahrt trägt, kannst du eine entsprechende Rückfahrt erfassen. Dazu klickst du auf Rückfahrt nachtragen.
Informationen zum aktuellen Monat
Oben siehst du vier Karten, die dir einen Überblick geben:
Fahrzeug: Name, Typ und aktueller Kilometerstand. Wenn das Fahrzeug so eingestellt ist, dass Standorte gespeichert werden, siehst du hier auch Standort: zugestimmt am [Datum]. Mit dem Link widerrufen kannst du diese Zustimmung zurückziehen – danach werden keine Standorte mehr gespeichert.
Monatliche Zusammenfassung: Gesamtkilometer und Anzahl der Fahrten in diesem Monat. Bei Privatfahrzeugen wird hier auch das berechnete Kilometergeld angezeigt. Bei Betriebs- oder firmeneigenen Fahrzeugen wird die Aufteilung in private und berufliche Kilometer angezeigt.
Monatsabschluss: Der Status des Monats (Offen, Eingereicht oder Freigegeben) und weitere Informationen zum Genehmigungsstatus.
Unterwegs: Diese Karte erscheint nur, wenn gerade eine Fahrt läuft. Sie zeigt, wer die aktuelle Fahrt gestartet hat – dich selbst oder einen anderen Benutzer, der das gleiche Fahrzeug benutzt.
Aufbau des Fahrtenbuchs
Das Fahrtenbuch besteht aus einer Fahrzeugauswahl und einer Monatsansicht. Nach der Auswahl eines Fahrzeugs werden alle Fahrten tabellarisch angezeigt. Die Werkzeugleiste bietet Schaltflächen für häufige Aufgaben wie Fahrtstart, Nachtrag und Monatsabrechnung. Darunter informieren vier Karten über das Fahrzeug, die monatliche Zusammenfassung, den Abschluss des Monats und laufende Fahrten anderer Benutzer.
Was danach passiert
Deine Fahrten werden gespeichert und in der Tabelle angezeigt. Sobald du einen Monat einreichst, wird er für die Verwaltung freigegeben und du kannst die Fahrten dieses Monats nicht mehr ändern – solange bis die Verwaltung den Monat freigibt oder zurückgibt.
Tipps und Hinweise
- Wenn du eine Fahrt startest, aber später unterbrochen wirst, kannst du sie später beenden – die Fahrt bleibt offen, bis du sie abschließt.
- Eine eingereichte Fahrt kannst du nur ändern, wenn die Verwaltung den Monat zurückgibt. Plane daher genug Zeit vor Monatsende ein.
- Wenn mehrere Personen das gleiche Fahrzeug nutzen, sieht jeder Benutzer nur seine eigenen Fahrten. Laufende Fahrten anderer Benutzer werden dir auf der Fahrzeugkarte angezeigt – du kannst sie aber nicht ändern.
- Privatfahrten werden bei Bedarf automatisch erkannt. Die genauen Regeln für die Kilometergeldberechnung erklärt dir deine Verwaltung.