Ein Fahrzeug anlegen oder bearbeiten

Hier legst du ein neues Fahrzeug an oder änderst die Daten eines bestehenden Fahrzeugs. Du bestimmst, wie das Kilometergeld berechnet wird, welche Mitarbeiter damit fahren dürfen und ob Standorte aufgezeichnet werden sollen.

So kommst du hierher

1. Öffne im Menü Fahrtenbuch.
2. Gehe zur Registerkarte Fahrzeuge.
3. Klicke auf Neues Fahrzeug oder wähle ein vorhandenes Fahrzeug aus der Liste und klicke auf Bearbeiten.

Das Eingabefenster öffnet sich.

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul „Fahrtenbuch". Es gibt keine weiteren Einschränkungen.

So gehst du vor

Fahrzeugdaten eingeben

1. Trage das Kennzeichen ein – zum Beispiel die Registrierungsnummer des Fahrzeugs.
2. Gib eine Bezeichnung ein, unter der du das Fahrzeug wiederfindest – zum Beispiel den Modellnamen.
3. Wähle unter Art, ob es sich um ein Privat-PKW (Kilometergeld) oder ein Firmenfahrzeug (Fahrtenbuch) handelt:
   • Bei einem Privat-PKW erfasst du später einzelne Fahrten und rechnest das Kilometergeld ab.
   • Ein Firmenfahrzeug wird per Fahrtenbuch dokumentiert (mit Start-, Ziel- und Zweckangabe).
4. Wähle die Fahrzeugart – Auto, Motorrad oder Fahrrad.

Kilometergeld oder Fahrtenbuch konfigurieren

5. Falls du Privat-PKW ausgewählt hast:

   • Gib unter Kilometergeld je km einen Betrag ein, falls dein Unternehmen einen anderen Satz als das amtliche Kilometergeld nutzt. Lässt du das Feld leer, nutzt weboffice automatisch den gesetzlichen Satz nach § 10 RGV zum Datum der jeweiligen Fahrt. Ein höherer Betrag wird als Einnahme besteuert.

6. Trage unter km-Stand bei Übernahme den Kilometerstand ein, mit dem das Fahrzeug in den Dienst geht. Das ist meist 0 für ein neues Fahrzeug oder der aktuelle Stand für ein bestehendes.

Standorterfassung und Notizen

7. Schalte Standort bei Start und Ziel erfassen ein, wenn weboffice automatisch den Ort aufzeichnen soll, wo eine Fahrt beginnt und endet. Das ist sinnvoll für die Kontrolle von Dienst- und Privatfahrten – erfordert aber eine Betriebsvereinbarung. Jeder Mitarbeiter wird beim ersten Mal separat um Zustimmung gefragt.

8. Füge eine Notiz hinzu, wenn du Besonderheiten festhalten möchtest – zum Beispiel „Parkplatz Gebäude A" oder eine Ausstattung.

Mitarbeiter zuweisen

9. Öffne das Auswahlfeld Mitarbeiter unter „Wer fährt damit?".
10. Wähle alle Mitarbeiter aus, die mit diesem Fahrzeug fahren dürfen. Sie sehen das Fahrzeug später unter „Meine Fahrten" und können Fahrten erfassen.

Speichern oder Archivieren

11. Klicke auf Speichern, um das Fahrzeug anzulegen oder die Änderungen zu übernehmen.

Zusätzlich bei bestehenden Fahrzeugen:

• Willst du ein Fahrzeug nicht mehr nutzen, aber die erfassten Fahrten behalten, klicke auf Archivieren. Die Fahrten bleiben erhalten und erscheinen weiter in der Abrechnung; das Fahrzeug taucht aber nicht mehr in der aktiven Fahrzeugliste auf.

Aufbau des Fensters

Fahrzeug

• Kennzeichen: Registrierungsnummer zur Identifikation
• Bezeichnung: Name oder Modell des Fahrzeugs
• Art: Privat-PKW (mit Kilometergeldabrechnung) oder Firmenfahrzeug (mit Fahrtenbuch)
• Fahrzeugart: Auto, Motorrad oder Fahrrad (bestimmt den Standardkilometergeld-Satz, falls nicht anders vorgegeben)
• Kilometergeld je km: Nur bei Privat-PKW; wird nur angezeigt, wenn diese Art gewählt ist
• km-Stand bei Übernahme: Startkilometerstand des Fahrzeugs
• Standort bei Start und Ziel erfassen: Schalter für die automatische Standortaufzeichnung; erfordert individuelle Zustimmung und eine Betriebsvereinbarung
• Notiz: Platz für zusätzliche Informationen

Wer fährt damit?

• Mitarbeiter: Mehrfachauswahl aller verfügbaren Nutzer

Was danach passiert

Das Fahrzeug wird gespeichert und erscheint in der Fahrzeugliste. Alle zugewiesenen Mitarbeiter können nun Fahrten mit diesem Fahrzeug erfassen.

Beim nächsten Öffnen eines archvierten Fahrzeugs siehst du einen Verweis auf das Archiv.

Tipps und Hinweise

• Für Privatfahrten: Wähle „Privat-PKW", damit weboffice die Abrechnung per Kilometergeld übernimmt.
• Standorte datenschutzkonform: Die Standorterfassung ist optional und jeder Mitarbeiter entscheidet beim ersten Mal selbst. Du kannst sie jederzeit wieder ausschalten.
• Kilometerstand: Der Startstand ist wichtig für die korrekte Fahrtenkontrolle. Du kannst ihn später nicht mehr ändern.
• Bestehendes Fahrzeug ändern: Wenn du die Daten (z.B. Kennzeichen, Mitarbeiter) änderst, werden diese Änderungen sofort wirksam – auch für alle bereits erfassten Fahrten mit diesem Fahrzeug.