Fahrzeuge verwalten

Hier legst du die Fahrzeuge an, mit denen dein Unternehmen unterwegs ist, und verwaltest ihre Fahrer. Jedes Fahrzeug erscheint dann in deinem Fahrtenbuch und kann Fahrten zugeordnet werden.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Fahrtenbuch-Verwaltung
2. Du siehst die Liste der Fahrzeuge

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Wenn noch kein Fahrzeug erfasst ist, zeigt dir weboffice einen Hinweis mit einer Schaltfläche zum Anlegen.

So gehst du vor

Ein neues Fahrzeug anlegen

1. Klicke auf Fahrzeug anlegen (oder Hinzufügen, wenn bereits Fahrzeuge vorhanden sind)
   • Ein Eingabefenster öffnet sich
2. Trage die Daten des Fahrzeugs ein – siehe Fahrzeug bearbeiten für die Beschreibung der Felder
3. Speichere das Fahrzeug
   • Es erscheint jetzt in der Liste

Ein Fahrzeug bearbeiten

1. Doppelklick auf die Zeile des Fahrzeugs, oder klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten am Ende der Zeile
   • Das Eingabefenster öffnet sich – siehe Fahrzeug bearbeiten
2. Ändere die Daten
3. Speichere das Fahrzeug

Archivierte Fahrzeuge anzeigen oder wiederherstellen

1. Klicke auf Archiv
   • Die Liste zeigt jetzt nur noch archivierte Fahrzeuge
2. Um ein Fahrzeug zurückzuholen, klicke auf die Schaltfläche Wiederherstellen am Ende der Zeile
   • Das Fahrzeug wird sofort wiederhergestellt und verschwindet aus dieser Liste

Die Unveränderbarkeit des Fahrtenbuchs prüfen

1. Klicke auf die Schaltfläche Unveränderbarkeit des Fahrtenbuchs prüfen am Ende der Zeile des Fahrzeugs
   • weboffice überprüft, ob die Fahrtendatensätze dieses Fahrzeugs noch unveränderbar sind
   • Das Ergebnis siehst du in einer Meldung: ob alles in Ordnung ist oder ob Abweichungen vorliegen

Aufbau der Liste

Die Spalten zeigen dir:

• Kennzeichen: Das amtliche Nummernschild des Fahrzeugs
• Bezeichnung: Der Name, unter dem du das Fahrzeug wiederfindest (z. B. „VW Transporter 1")
• Art: Ob es sich um ein Firmenfahrzeug oder Privatfahrzeug handelt – bestimmt auch den Kilometersatz
• Kilometergeld: Der Satz pro Kilometer (nur bei Privatfahrzeugen sichtbar)
• km-Stand: Der aktuelle Kilometerstand
• Fahrer: Die Mitarbeiter, die mit diesem Fahrzeug fahren dürfen

Was danach passiert

Das Fahrzeug ist jetzt gespeichert und steht zur Verfügung. Du kannst ihm Fahrten zuordnen. Wenn du ein Fahrzeug nicht mehr brauchst, archivierst du es – es bleibt in der Datenbank, erscheint aber nicht mehr in der aktiven Liste, solange du das Archiv nicht öffnest.

Tipps und Hinweise

• Privatfahrzeuge unterscheiden sich von Firmenfahrzeugen: Der Kilometersatz ist gesetzlich vorgegeben und wird von weboffice berechnet. Du kannst ihn pro Fahrzeug überschreiben, wenn ein besonderer Satz gilt.
• Fahrer zuweisen: Du weist die Fahrer beim Anlegen oder Bearbeiten des Fahrzeugs zu – siehe Fahrzeug bearbeiten.
• Archivieren statt löschen: Fahrzeuge werden archiviert, nicht gelöscht. Das ist wichtig, damit deine Fahrthistorie erhalten bleibt.
• Unveränderbarkeit prüfen: Diese Funktion hilft dir, die rechtliche Sicherheit deines Fahrtenbuchs zu kontrollieren, besonders wenn Fahrzeugdaten geändert wurden.