Eingangsrechnung aus Datei hochladen und analysieren

Lade eine Rechnungsdatei hoch, um sie automatisch analysieren zu lassen. weboffice erkennt Lieferant, Betrag, Datum und weitere Daten und erstellt daraus einen Entwurf einer Eingangsrechnung, den du dann prüfst und erfasst.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Buchhaltung > Eingangsrechnungen
2. Klicke auf Neue Eingangsrechnung

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

1. Klicke auf das Feld Datei hochladen, oder ziehe eine Rechnungsdatei per Drag & Drop hinein

   • Das System akzeptiert PDF-, PNG-, JPEG- und andere gängige Dateiformate
   • Die KI beginnt, die Datei automatisch zu analysieren

2. Warte, bis die Analyse abgeschlossen ist

   • Du siehst nun in der Liste Rechnungsentwürfe einen neuen Eintrag
   • Die Spalte Status zeigt den Fortschritt: erst „Warteschlange", dann „Verarbeitet" oder „Fehlgeschlagen"

3. Überprüfe den Entwurf, indem du auf die Schaltfläche Analysieren (Lupe) klickst

   • Ein Fenster öffnet sich, in dem die erkannten Daten angezeigt werden: Lieferant, Betrag, Datum
   • Bearbeite die Felder, falls die KI etwas falsch erkannt hat

4. Speichere die Eingangsrechnung, wenn alle Daten korrekt sind

   • Die Rechnung ist nun erfasst und der Entwurf verschwindet aus der Liste

Aufbau der Liste Rechnungsentwürfe

Die Liste zeigt dir alle hochgeladenen Rechnungsdateien, die noch nicht erfasst wurden:

• Datum: Wann die Datei hochgeladen wurde
• Hochgeladen von: Name des Nutzers, der die Datei hochgeladen hat
• Status:
  • Warteschlange – die Datei wartet auf Analyse
  • Verarbeitet – die KI hat die Analyse abgeschlossen; klicke Analysieren, um die Daten zu prüfen
  • Fehlgeschlagen – die Analyse ist gescheitert; klicke Erneut versuchen (Pfeil) oder Analysieren, um die Datei manuell zu bearbeiten
• Schaltflächen:
  • Erneut versuchen (nur bei fehlgeschlagener Analyse): startet die automatische Verarbeitung neu
  • Analysieren (Lupe): öffnet das Bearbeitungsfenster für den Entwurf
  • Löschen (Mülleimer): verwirft den Entwurf

Was danach passiert

Nach dem Speichern ist die Eingangsrechnung in deinem System erfasst. Du kannst sie nun wie jede andere Rechnung bearbeiten, freigeben oder bezahlen. Weitere Schritte findest du unter Eingangsrechnung erfassen und bearbeiten.

Tipps und Hinweise

• Die KI lernt aus deinen Korrektionen – je öfter du Daten berichtigst, desto genauer werden zukünftige Analysen
• Schlägt die automatische Analyse fehl, klicke auf Analysieren, um die Daten manuell einzutragen
• Du kannst mehrere Dateien gleichzeitig hochladen; sie werden dann nacheinander verarbeitet