Arbeitszeit und Urlaub verwalten

Hier siehst du auf einen Blick den aktuellen Anwesenheitsstatus, Zeitkonto und Urlaubsstand aller Mitarbeiter. Du kannst deren Buchungen ansehen, Zeiten korrigieren und die Urlaubsplanung für das ganze Jahr überblicken.

So kommst du hierher

Klicke in der Seitenleiste auf Arbeitszeit und dann auf Verwaltung.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Zeitbuchungen verwalten.

So gehst du vor

Die Mitarbeiterübersicht

1. Du siehst eine Liste mit allen Mitarbeitern deines Standorts. Standardmäßig werden nur aktive Mitarbeiter angezeigt. Wenn du auch archivierte Einträge anzeigen möchtest, aktiviere die entsprechende Schaltfläche oben rechts.

2. Wähle einen Mitarbeiter aus der Liste, um seine Daten anzusehen:

   • Anwesenheit: Der aktuelle Status (Anwesend, Homeoffice, Abwesend, Krank oder Urlaub) mit farblicher Kennzeichnung
   • Saldo: Sein aktuelles Zeitkonto – positive Werte sind grün (Überstunden), negative rot (Fehlstunden)
   • Krankenstand, HomeOffice-Tage, nicht abgeschlossene Tage: Statistiken für das aktuelle Jahr

3. Doppelklicke auf einen Mitarbeiter oder klicke auf die Schaltfläche mit dem Raketensymbol (Aktionen), um sein Bearbeitungsmenü zu öffnen. Dort kannst du seine Zeiten anpassen und weitere Aktionen durchführen. Siehe dazu Zeitkorrekturen durchführen.

4. Klicke auf die Schaltfläche mit dem Balkensymbol (Buchungen anzeigen), um alle Zeitbuchungen des Mitarbeiters zu sehen.

Zeiterfassung drucken

1. Klicke oben auf Zeiterfassung drucken.

2. Wähle den gewünschten Monat oder Zeitraum aus.

3. Wähle einen oder mehrere Mitarbeiter aus der Liste.

4. Die Zeiterfassung wird als PDF geöffnet und kann dann ausgedruckt werden. Siehe dazu auch Zeitnachweis drucken.

Die Urlaubsplanung ansehen

1. Klicke auf die Registerkarte Urlaubsverwaltung unten links.

2. Du siehst die Urlaubsplanung für das aktuelle Jahr in einem Kalender. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Zeile. Urlaube sind als farbliche Blöcke eingetragen.

3. Nutze die Pfeile oben links, um das Jahr zu wechseln.

4. Klicke auf einen Urlaubseintrag im Kalender, um die Details zu sehen.

5. Auf der rechten Seite siehst du eine Tabelle mit der Urlaubsbilanz aller Mitarbeiter:

   • Übertrag: Urlaubstage aus dem Vorjahr
   • Anspruch: Urlaubstage für das aktuelle Jahr
   • Verbraucht: Bereits genommener Urlaub
   • Aktueller Urlaubsstand: Verfügbare Tage heute (kann negativ sein, wenn mehr Urlaub geplant ist)
   • Geplant: Anstehender Urlaub
   • Resturlaub: Tage, die nach allen geplanten Urlauben noch übrig sind

Die Summenzeile am unteren Rand zeigt die Gesamtzahl für alle Mitarbeiter.

Aufbau der Übersichtsseite

Spalten der Mitarbeiterliste:

• Bild: Profilbild des Mitarbeiters
• Mitarbeiter: Name
• Standort: Kann ein- oder ausgeblendet werden
• Anwesenheit: Aktueller Status mit Symbol und Name
• Saldo: Zeitkonto in Stunden oder Tagen
• Krankenstand, HomeOffice-Tage, nicht abgeschlossene Tage: Jahresstatistiken

Aktionen pro Mitarbeiter:

• Aktionen (Raketensymbol): Öffnet ein Menü zur Zeitbearbeitung
• Buchungen anzeigen (Balkensymbol): Zeigt alle Zeitbuchungen

So filterst du archivierte Mitarbeiter

Oben rechts neben der Schaltfläche Zeiterfassung drucken findest du einen Schieberegler mit der Beschriftung Zeige archivierte Einträge. Aktiviere ihn, um auch nicht mehr aktive Mitarbeiter in der Liste zu sehen. Deaktiviere ihn wieder, um nur aktive Mitarbeiter anzuzeigen.

Was danach passiert

Die Mitarbeiterübersicht zeigt dir den aktuellen Stand. Alle Änderungen, die du an Zeitbuchungen oder Urlaub vornimmst, werden sofort gespeichert und aktualisieren die Ansicht. Die Urlaubsplanung wird automatisch mit genehmigten Urlaubsanträgen aktualisiert.

Für weitere Verwaltungsaufgaben kannst du auch die anderen Registerkarten nutzen:

• Arbeitszeitmodelle: Definiere verschiedene Schichtmodelle. Siehe Arbeitszeitmodell erstellen.
• Zeitbuchungsarten: Verwende verschiedene Kategorien für Buchungen (z. B. Krank, Urlaub, Homeoffice).
• Offene Anträge und Bearbeitete Anträge: Verwalte Urlaubs- und Abwesenheitsanträge. Siehe Urlaubsanträge genehmigen.

Tipps und Hinweise

• Die Farben in der Spalte Anwesenheit helfen dir, Status auf einen Blick zu erkennen: Grün = Anwesend, Orange = Homeoffice, Violett = Abwesend, Türkis = Urlaub, Dunkelblau = Krank.
• Das Saldo kann auch negativ sein – das bedeutet, der Mitarbeiter hat ein Fehlzeitenkonto.
• In der Urlaubstabelle wird automatisch berechnet, ob ein Mitarbeiter noch Urlaub übrig hat oder ob der Urlaub überbucht ist (dann erscheint die Zahl in Rot).
• Für umfassende Korrektionen einzelner Tage nutze die Funktion Zeitkorrekturen durchführen.