Telefonie-Verwaltung einrichten

Hier stellst du alle Bereiche deiner Telefonanlage zusammen: Rufnummern, Nebenstellen für Mitarbeiter und Geräte, sowie automatische Anrufabläufe für Sprachmenüs und Warteschleifen. Das ist deine zentrale Verwaltungsstation für die gesamte Telefonie.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Telefonie-Verwaltung aus. Du gelangst auf eine Seite mit fünf Registerkarten: Nummern, Nebenstellen, VoIP-Geräte, Anrufabläufe und Status.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Verwaltung der Telefonkonfiguration. Dein Support muss dir mindestens eine Telefonnummer zugewiesen haben, bevor du Nebenstellen anlegen kannst.

Aufbau der Verwaltungsseite

Die fünf Registerkarten organisieren die verschiedenen Bereiche:

• Nummern: Deine Rufnummern mit Einstellungen für KI-Stimmen und automatische Aufzeichnung
• Nebenstellen: SIP-Accounts für Mitarbeiter und Pool-Geräte (z.B. Rezeption)
• VoIP-Geräte: Physische Telefone, die über ihre MAC-Adresse registriert werden
• Anrufabläufe: Automatische Abläufe wie Sprachmenüs, Warteschleifen oder Weiterleitung
• Status: Echtzeitinformationen zum Zustand deiner Telefonanlage

Jede Registerkarte zeigt eine Liste mit den vorhandenen Einträgen und bietet Schaltflächen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen.

So gehst du vor

Die optimale Reihenfolge ist: erst Nummern, dann Nebenstellen, dann Geräte, dann Anrufabläufe.

1. Rufnummern einrichten

Wähle die Registerkarte Nummern. Hier siehst du alle dir zugeordneten Rufnummern – diese sind bereits von deinem Support eingespielt. Du kannst jede Nummer bearbeiten:

1. Klicke auf die Schaltfläche mit dem Stift-Symbol neben einer Nummer.
2. Im Fenster stellst du ein:
   • Bezeichnung: Ein Name für dich selbst, damit du die Nummer wiedererkennst
   • Standort: Wähle den Profit-Center (Niederlassung), zu dem die Nummer gehört
   • Anrufe standardmäßig aufzeichnen: Aktivieren, wenn alle Gespräche auf dieser Nummer mitgeschnitten werden sollen – mit optionaler Ansage für den Anrufer
   • Ansage am Anfang der Aufzeichnung: Der Text, den der Anrufer hört, wenn die Aufzeichnung aktiv ist. Bleibt das Feld leer, wird ein Standardtext verwendet
   • Default-Nebenstelle (Direct-Ring): Optional – wenn gesetzt, landen eingehende Anrufe auf dieser Nummer direkt bei dieser Nebenstelle, statt erst ein Sprachmenü zu spielen
   • KI-Stimme: Wähle, welche synthetische Stimme für Sprachausgaben (Ansagen, Sprachmenüs, KI-Assistenten) genutzt werden soll
   • Stil-Hinweis (gilt für alle Ansagen dieser Nummer): Gib der KI eine Anleitung, wie sie klingen soll
   • Sprechtempo: Normal, langsam oder schnell
3. Speichern.

2. Nebenstellen für Mitarbeiter und Geräte anlegen

Wähle die Registerkarte Nebenstellen. Jede Nebenstelle ist ein SIP-Account.

1. Klicke Hinzufügen.
2. Fülle aus:
   • SIP-Username: Der interne Name der Nebenstelle (z.B. "100", "alice"). Muss eindeutig sein.
   • Bezeichnung: Ein Anzeigename für dich
   • Standard-Caller-ID-Nummer: Wähle eine Rufnummer, die bei ausgehenden Anrufen angezeigt wird (Pflicht)
   • Mitarbeiter: Optional – ordne die Nebenstelle einem Mitarbeiter zu. Lass das Feld leer, wenn es sich um ein Pool-Gerät handelt, das mehrere Menschen nutzen (z.B. Rezeption)
3. Speichern. Das System generiert automatisch ein SIP-Passwort und zeigt es dir einmalig an – notiere es dir oder gib es gleich ins Telefon ein.

Ein SIP-Passwort kannst du später über die Schaltfläche SIP-Passwort anzeigen oder rotieren (Schlüssel-Symbol) wieder abrufen oder neu generieren.

3. VoIP-Geräte registrieren

Wähle die Registerkarte VoIP-Geräte.

1. Klicke Hinzufügen.
2. Trage ein:
   • MAC-Adresse: Die Hardware-Adresse des Telefons. Kann mit oder ohne Trennzeichen eingegeben werden – wird automatisch normalisiert.
   • Bezeichnung: Ein Name für dich
   • Hersteller: Derzeit nur "Yealink" unterstützt
   • Modell: z.B. T54W, T46U, MP54
   • Nebenstelle (SIP-Account, Line 1): Wähle die Nebenstelle, die als Hauptleitung (Line 1) auf diesem Gerät laufen soll
   • Weitere SIP-Accounts (Line 2, 3, …): Optional – du kannst bis zu 16 Leitungen auf einem Gerät aktivieren. Nutze das Auswahlfeld, um weitere Nebenstellen hinzuzufügen; mit Trash-Symbol wieder entfernen.
3. Speichern.

Nach dem Speichern kannst du über die Schaltfläche Provisioning-URL anzeigen (Link-Symbol) die Konfigurationsdaten für das Telefon abrufen.

4. Anrufabläufe (Sprachmenüs, Warteschleifen) entwerfen

Wähle die Registerkarte Anrufabläufe.

1. Klicke Hinzufügen.
2. Im Fenster trägst du ein:
   • Name: Ein Name für den Ablauf
   • Nebenstelle (Empfänger): Wähle die Nebenstelle, auf der dieser Ablauf ausgelöst werden soll. Wenn auf diese Nebenstelle eine Rufnummer umgebogen ist, greift der Ablauf ein.
3. Speichern.

Sobald du gespeichert hast, öffnet sich der Detail-Editor für diesen Anrufablauf. Hier baust du die einzelnen Schritte zusammen:

• Klicke Schritt hinzufügen, um eine neue Aktion zu erstellen (z.B. Ansage, Sprachmenü mit Tasten, Warteschleife, Weiterleitung, KI-Assistent).
• Klicke auf einen Schritt in der Grafik, um ihn zu bearbeiten.
• Verbinde Schritte durch Pfeile: Klicke und ziehe von einem Ausgangsport zu einem anderen Schritt (z.B. "bei Taste 1 → zum Support-Team", "bei Timeout → zurück zur Ansage").
• Mit Testanruf kannst du den Ablauf sofort durchspielen und hören, wie er funktioniert.
• Mit Als Einstieg legst du fest, wo der Anruf reinkommt – normalerweise beim ersten Schritt (Begrüßung).
• Klicke Basisdaten, um Name und Nebenstelle nachträglich zu ändern.

Weitere Details zu den einzelnen Schritttypen findest du unter Telefonie/Anrufe.

Was danach passiert

Deine Telefonanlage ist jetzt einsatzbereit:

• Eingehende Anrufe auf deinen Nummern treffen auf die konfigurierten Abläufe.
• Mitarbeiter können mit ihren Nebenstellen telefonieren und externe Nummern anrufen.
• VoIP-Geräte provisionieren sich selbst mit den hinterlegten Daten.
• Alle Einstellungen werden sofort aktiv – keine separate Aktivierung nötig.

Du kannst jederzeit in diese fünf Registerkarten zurück, um etwas zu ändern, zu ergänzen oder zu löschen. Der Status-Reiter zeigt dir, wie es deiner Anlage gerade geht.

Tipps und Hinweise

• Reihenfolge beachten: Leg immer erst eine Nebenstelle an, bevor du sie in einem Gerät oder Anrufablauf auswählst. Das System lässt dich nicht wählen, was es nicht gibt.
• MAC-Adresse vergessen? Die findest du auf der Rückseite des Telefons oder im Menü des Geräts selbst.
• SIP-Passwort verloren? Kein Problem – du kannst es jederzeit neu generieren. Das alte ist dann ungültig.
• Anrufabläufe ohne Schritte? Das System speichert den Ablauf, aber ohne Schritte passiert nichts. Ein leerer Ablauf wird einfach durchgeleitet.
• Schleifen vermeiden: Der Editor warnt dich, wenn du eine Endlosschleife einbauen würdest (Schritt A → B → A).