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Abonnement und Zahlungen verwalten

Hier siehst du deine aktuellen Kosten, verwaltest dein Zahlungsmittel und überblickst deine Rechnungshistorie. Du kannst dein Abrechnungsintervall wählen, Aktionscodes einlösen, Module und Optionen abbestellen oder dein Abonnement kündigen.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Web.Office.Administration > System/Abo.

Voraussetzungen

Du brauchst die Berechtigung, die Firma zu verwalten.

Aufbau der Seite

Die Seite zeigt deine Abonnementinformationen in mehreren Bereichen:

Nächste Rechnung am [Datum]: Eine Übersicht der Positionen, die in der nächsten Abrechnung berechnet werden – Lizenzkosten, Optionskosten und Verbrauchskosten (wie SMS oder KI-Nutzung). Unten siehst du den voraussichtlichen Gesamtbetrag und ob es monatlich oder jährlich abgerechnet wird.
Abrechnung: Hier stellst du das Abrechnungsintervall ein oder nutzt einen Aktionscode. Aktionscodes können Module und Optionen zeitweise kostenlos freischalten.
Zahlungsmittel: Zeigt dein hinterlegtes Zahlungsmittel (Karte oder SEPA-Lastschrift) und lässt dich es ändern oder entfernen.
Rechnungshistorie: Eine Liste aller bisherigen Rechnungen mit Datum, Betrag, Bezahlstatus und PDF-Download.
Gebuchte Module & Optionen: Die derzeit aktiven Module und Optionen mit ihren Kosten. Hier kannst du einzelne Positionen zum Periodenende abbestellen.

Oben erscheint eine Meldung, wenn deine Testphase noch aktiv ist oder bald endet.

So gehst du vor

Zahlungsmittel hinterlegen oder ändern

Suche den Bereich Zahlungsmittel.
Wenn noch kein Zahlungsmittel hinterlegt ist, klicke auf Zahlungsmittel hinterlegen. Wenn bereits eines gespeichert ist, klicke auf Ändern.
Du wirst zu einer sicheren Zahlungsseite weitergeleitet, auf der du Kreditkartendaten oder SEPA-Daten eingeben kannst.
Speichere dein Zahlungsmittel – es ist jetzt für zukünftige Abrechnungen aktiv.

Um ein Zahlungsmittel zu entfernen, klicke im Bereich Zahlungsmittel auf Entfernen. Es wird sofort gelöscht. Wenn die automatische Abrechnung läuft, musst du vor der nächsten Rechnung ein neues Zahlungsmittel hinterlegen.

Abrechnungsintervall ändern

Suche den Bereich Abrechnung.
Wenn die Abrechnung noch nicht gestartet ist, siehst du zwei Optionen: Monatlich oder Jährlich. Wähle deine bevorzugte Variante.
Die Änderung wird sofort gespeichert und gilt ab der nächsten Rechnung.

Wenn die Abrechnung bereits läuft, kannst du das Intervall nicht selbst ändern – wende dich in diesem Fall an den Support.

Aktionscode einlösen

Suche den Bereich Abrechnung.
Wenn noch kein Aktionscode aktiv ist, siehst du ein Textfeld Aktionscode.
Gib deinen Code ein und klicke auf Einlösen.
Ist der Code gültig, werden die Bedingungen (welche Module kostenlos sind, wie lange) angezeigt. Verbrauchskosten wie SMS oder KI werden weiterhin berechnet.

Ein bereits aktiver Aktionscode wird oben im Bereich Abrechnung mit einem grünen Häkchen angezeigt. Du siehst, bis wann oder wie lange die kostenlosen Module gelten.

Rechnungen ansehen und herunterladen

Suche den Bereich Rechnungshistorie.
Die Tabelle zeigt alle bisherigen Rechnungen: Nummer, Datum, Betrag und Zahlstatus (Bezahlt, Ausstehend, Fehlgeschlagen).
Klicke auf das PDF-Symbol, um eine Rechnung herunterzuladen. Das Symbol erscheint nur, wenn ein PDF verfügbar ist.

Modul oder Option abbestellen

Suche den Bereich Gebuchte Module & Optionen.
Finde die Position, die du abbestellen möchtest.
Klicke auf das X-Symbol am Ende der Zeile. Die Position wird zum Periodenende abbestellt und bleibt bis dahin aktiv.
Wenn du dich anders überlegst, klicke auf das Zurückpfeil-Symbol – die Abbestellung wird rückgängig gemacht.

Abonnement kündigen

Suche den Bereich Gebuchte Module & Optionen.
Scrolle zum unteren Ende des Bereichs.
Klicke auf Jetzt Kündigen. Ein Bestätigungsfenster erscheint.
Bestätige die Kündigung. Dein Mandant bleibt bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums aktiv und wird danach nicht automatisch verlängert.

Die Kündigung wird mit einer Warnung angezeigt. Du kannst sie jederzeit zurückziehen, indem du auf Kündigung zurückziehen klickst – das Abonnement bleibt dann aktiv.

Was danach passiert

Zahlungsmittel: Alle zukünftigen Rechnungen werden mit diesem Zahlungsmittel bezahlt. Falls es ungültig wird, sperrt weboffice kostenpflichtige Funktionen.
Abrechnungsintervall: Der neue Intervall gilt ab der nächsten Rechnung.
Aktionscode: Kostenlose Module und Optionen sind sofort aktiv. Die Rechnungsvorschau zeigt die neuen Kosten.
Rechnungen: PDFs sind dauerhaft abrufbar – weder das Zahlungsmittel noch die Buchungen beeinflussen alte Rechnungen.
Abbestellungen: Die Position wird zum Ende des aktuellen Zyklus entfernt. In der nächsten Rechnung wird sie nicht mehr berechnet.
Kündigung: Das Abonnement endet am Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums. Du bekommst danach keine neuen Rechnungen mehr.

Tipps und Hinweise

Testphase: Während der Testphase werden keine Kosten berechnet. Ein gültiges Zahlungsmittel ist erst bei der ersten echten Abrechnung erforderlich.
Rechnungsvorschau: Die Tabelle Nächste Rechnung am [Datum] ist nur eine Vorschau – die endgültige Rechnung kann sich noch ändern, besonders bei Verbrauchskosten.
Zahlungsmittel entfernen: Ohne Zahlungsmittel kann weboffice kostenpflichtige Funktionen sperren. Wenn die automatische Abrechnung läuft, musst du vor der nächsten Rechnung ein neues Zahlungsmittel hinterlegen.
Kündigung ist endgültig: Einmal gekündigt, läuft dein Mandant bis zum Periodenende. Es gibt keine automatische Verlängerung mehr. Du kannst eine laufende Kündigung aber noch bis zum Ende des Zyklus zurückziehen.
Abbestellungen einzelner Positionen: Das Löschen eines Moduls oder einer Option hat keine Auswirkung auf andere Positionen. Jede Position wird einzeln zum Periodenende entfernt.