Kostenstellen verwalten

Kostenstellen helfen dir, Ausgaben und Einnahmen bestimmten Bereichen deines Unternehmens zuzuordnen – zum Beispiel nach Abteilung oder Projekt. Hier legst du neue Kostenstellen an, bearbeitest bestehende oder archivierst nicht mehr benötigte.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Stammdaten > Kostenstellen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Unternehmen verwalten.

So gehst du vor

Eine neue Kostenstelle anlegen

1. Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen (oben links). Ein Eingabefenster öffnet sich.
2. Trage eine Kostenstellen-Bezeichnung ein – das ist der Name, unter dem du die Kostenstelle später erkennst.
3. Trage optional eine Kostenstellennummer ein – eine Zahl, die die Kostenstelle eindeutig kennzeichnet.
4. Klicke auf Speichern. Die Kostenstelle wird angelegt und erscheint sofort in der Liste.

Eine Kostenstelle bearbeiten

1. Doppelklicke in der Liste auf die Kostenstelle, die du ändern möchtest. Das Eingabefenster öffnet sich mit den aktuellen Daten.
2. Ändere die Kostenstellen-Bezeichnung oder Kostenstellennummer nach Bedarf.
3. Klicke auf Speichern.

Alternativ kannst du auch auf das Stift-Symbol in der Zeile der Kostenstelle klicken.

Eine Kostenstelle archivieren

1. Klicke in der Zeile der Kostenstelle auf das Archiv-Symbol (ein Karton). Ein Bestätigungsfenster fragt nach.
2. Bestätige, dass du die Kostenstelle archivieren möchtest.

Die Kostenstelle wird archiviert und verschwindet aus der aktiven Liste. Du kannst sie später über den Schalter Zeige archivierte Einträge (oben rechts) wieder finden und bei Bedarf wiederherstellen.

Eine archivierte Kostenstelle wiederherstellen

1. Schalte oben rechts den Schalter Zeige archivierte Einträge ein.
2. Suche die Kostenstelle in der Liste.
3. Klicke in der Zeile auf das Pfeil-Symbol (Wiederherstellen). Ein Bestätigungsfenster fragt nach.
4. Bestätige, dass du die Kostenstelle wiederherstellen möchtest.

Die Kostenstelle ist nun wieder aktiv und erscheint in der Standardansicht.

Aufbau der Liste

Die Liste zeigt dir alle aktiven oder archivierten Kostenstellen (je nachdem, welcher Schalter oben rechts aktiv ist):

• Nummer: Die Kostenstellennummer, falls vorhanden
• Kostenstelle: Die Bezeichnung der Kostenstelle
• Aktionen (nur für aktive Kostenstellen): Bearbeiten oder Archivieren
• Aktionen (nur für archivierte Kostenstellen): Wiederherstellen

Was danach passiert

Sobald du die Kostenstelle gespeichert hast, wird sie in der Liste angezeigt und kannst du sie bei der Buchhaltung verwenden – etwa um Einnahmen und Ausgaben zuzuordnen. Eine archivierte Kostenstelle wird in laufenden Operationen nicht mehr angeboten, bleibt aber in historischen Daten erhalten.

Tipps und Hinweise

• Kostenstellennummern: Diese sollten eindeutig sein und helfen dir bei der systematischen Zuordnung. Du kannst sie später auch zu Auswertungszwecken nutzen.
• Archivieren statt Löschen: Kostenstellen werden nicht gelöscht, sondern archiviert. So bleiben historische Buchungen erhalten und nachvollziehbar.
• Bezeichnung aussagekräftig wählen: Wähle Namen, die der Verwendung entsprechen (z. B. „Marketing", „Vertrieb", „Projekt XY"), damit die Zuordnung später einfach fällt.