Projektbuchungen auswerten und abrechnen

Hier siehst du alle Projektbuchungen auf einen Blick, prüfst ihren Abrechnungsstatus und leitest die Abrechnung ein. Du kannst einen Leistungsnachweis als PDF erstellen, Buchungen als abgerechnet kennzeichnen oder eine Rechnung erzeugen.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Projekte und wähle Verwaltung. Dort findest du unter Letzte Buchungen eine Übersicht der aktuellen Projektbuchungen.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du siehst die Buchungen aller Projekte, für die du Zugriff hast.

Aufbau der Übersicht

Die Tabelle zeigt deine neuesten Projektbuchungen mit den Spalten Datum, Mitarbeiter, Kunde, Projekt, Dauer und Aufgabe. Mit einem Doppelklick auf eine Buchung kannst du sie direkt bearbeiten oder löschen. Die Schaltfläche Importieren oben ermöglicht es dir, Buchungen aus einer Excel-Datei zu importieren.

So gehst du vor

Finde das Projekt, das du auswerten oder abrechnen möchtest – nutze die Suchleiste oder scrolle durch die Tabelle der letzten Buchungen.
Öffne die Projektaktionen – klicke auf ein Projekt in der Zeile, um ein Fenster mit verfügbaren Aktionen zu öffnen. Dort stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:
- Leistungsnachweis: Erstelle einen PDF-Bericht der erbrachten Leistungen.
- Leistungen als abgerechnet kennzeichnen: Markiere vorhandene Buchungen als bereits abgerechnet.
- Rechnung erzeugen: Erstelle eine Rechnung für den Kunden.
- Auswertung: Zeige eine detaillierte Übersicht aller Buchungen dieses Projekts an.
- Archivieren oder Wiederherstellen: Lagere das Projekt aus oder stelle es wieder her.
- Kopieren: Dupliziere das Projekt als Vorlage.
Wähle deine Aktion:

Für einen Leistungsnachweis oder eine Rechnung: Ein Fenster öffnet sich mit einem Auswahlfeld für den Zeitraum. Dieser ist voreingestellt auf den letzten Monat. Passe den Zeitraum an, falls nötig. Klicke dann auf PDF erstellen (für Leistungsnachweis) oder Zeitraum bestätigen (für Rechnung).

Für die Auswertung: Es öffnet sich eine detaillierte Tabelle mit allen Buchungen des Projekts. Jede Zeile zeigt:
- Ist abgerechnet: Ein grünes Häkchen für abgerechnete, ein rotes X für noch offene Buchungen
- Datum: Der Tag der Buchung
- Mitarbeiter: Name des Mitarbeiters
- Dauer: Geleistete Zeit
- Beschreibung: Aufgabentitel, Aufgabennotiz und Buchungstext
Du kannst hier einzelne Buchungen bearbeiten (Doppelklick) oder löschen. Die Schaltfläche Löschen erscheint in der rechten Spalte.

Was danach passiert

Ein Leistungsnachweis wird als PDF heruntergeladen und kann ausgedruckt oder versendet werden. Eine Rechnung wird über das Rechnungsmodul erstellt und steht dort zur Verfügung. Wenn du Buchungen als abgerechnet gekennzeichnet hast, erscheinen sie in der Auswertung mit einem grünen Häkchen.

Wenn einzelne Buchungen noch nicht abgerechnet sind, kannst du dies später noch nachholen – wähle erneut die Projektaktionen und nutze Leistungen als abgerechnet kennzeichnen.

Tipps und Hinweise

Der Zeitraum für Leistungsnachweis und Rechnung ist auf den letzten Monat voreingestellt – überprüfe ihn, falls du einen anderen Zeitraum brauchst.
Du kannst Buchungen direkt aus der Auswertung heraus bearbeiten oder löschen, ohne das Fenster zu schließen.
Die Schaltfläche Leistungen als abgerechnet kennzeichnen ist nur verfügbar, wenn es noch nicht abgerechnete Buchungen gibt.
Importierte Buchungen aus Excel erscheinen sofort in der Übersicht.