Wiederkehrende Rechnung einrichten

Du kannst eine Rechnung so einrichten, dass weboffice sie automatisch in regelmäßigen Abständen erneut ausstellt. Das ist sinnvoll für Abos, Mieten oder andere regelmäßige Leistungen – die Rechnung wird dann ohne weitere Eingabe zu den festgelegten Terminen erzeugt.

Voraussetzungen

Du bearbeitest gerade eine neue Rechnung. Eine wiederkehrende Rechnung lässt sich nur bei der Erstellung einrichten, nicht nachträglich ändern.

So gehst du vor

1. Wähle im Feld Wiederkehrend aus, in welchem Rhythmus die Rechnung wiederkehren soll:

   • Wöchentlich: Die Rechnung wird jeden gleichen Wochentag erzeugt
   • Monatlich: Die Rechnung wird an den gleichen Tagen im Monat erzeugt (z. B. immer am 15.)
   • Jährlich: Die Rechnung wird am gleichen Datum im nächsten Jahr erzeugt

2. Je nach gewähltem Rhythmus erscheinen unterschiedliche Einstellungen:

   Bei Wöchentlich:

   • Im Feld Mit Wochentag wird automatisch der heutige Wochentag vorgeschlagen – ändere ihn, wenn nötig.

   Bei Monatlich oder Jährlich:

   • Im Feld Ab trägst du das erste Datum ein, an dem die Rechnung erzeugt werden soll.
   • Nur bei monatlich: Wähle zusätzlich die Monate aus, in denen die Rechnung erzeugt werden soll. Standardmäßig sind alle 12 Monate angehakt – deaktiviere die, in denen du keine Rechnung brauchst (z. B. keine Rechnung im August).

3. Im Feld Letzte Durchführung legst du fest, bis wann die automatische Wiederholung laufen soll. weboffice erzeugt nach diesem Datum keine Rechnungen mehr.

4. Im Feld Leistungszeitraum wählst du, welcher Zeitraum auf der Rechnung als Leistungszeitraum angegeben wird (z. B. "diese Vorlage übernehmen" oder ein fester Zeitraum).

5. Speichere die Rechnung mit der Schaltfläche Datenon (oder deinem System entsprechend).

Aufbau der Einstellung

Wiederkehrend: Das Grundintervall – wöchentlich, monatlich oder jährlich. Dieses Feld ist verbindlich.

Mit Wochentag (nur bei wöchentlich): Bestimmt, welcher Wochentag für die Wiederholung gilt.

Ab (nur bei monatlich/jährlich): Das Startdatum der ersten automatischen Rechnung.

Monate (nur bei monatlich): Checkboxen für alle 12 Monate – du kannst einzelne Monate ausschließen, wenn z. B. in der Sommerpause keine Rechnung fällig wird.

Letzte Durchführung: Das letzte Datum, bis zu dem weboffice noch eine Rechnung erzeugt. Standardmäßig ist dies zehn Jahre in der Zukunft.

Leistungszeitraum: Steuert, welcher Zeitraum auf den erzeugten Rechnungen steht – entweder übernimmt weboffice einen Standard oder setzt den Zeitraum, den diese Vorlage vorgibt.

Was danach passiert

Die Rechnung wird gespeichert. Ab dem Startdatum erzeugt weboffice automatisch zu den festgelegten Terminen Kopien dieser Rechnung. Du findest sie wie normale Rechnungen unter Rechnungen.

Die Einstellungen für Wiederholung werden danach gesperrt – um sie zu ändern, musst du die Vorlage löschen und neu anlegen.

Tipps und Hinweise

• Startdatum liegt in der Zukunft: weboffice erzeugt die erste automatische Rechnung erst am Ab-Datum, nicht sofort. Das ist sinnvoll, wenn du eine Rechnung einrichten möchtest, die erst in einem Monat zum ersten Mal fällig wird.
• Monate abwählen: Bei monatlichen Rechnungen kannst du einzelne Monate ausschließen – z. B. für saisonale Geschäfte, die im Dezember pausieren. Alle Monate sind anfangs ausgewählt.
• Letzte Durchführung: Wenn die letzte Durchführung erreicht ist, endet die Automatik. weboffice erzeugt dann keine neuen Rechnungen mehr – eine Verlängerung ist nicht möglich ohne Neuerstellung.