Fahrten und Fahrzeuge verwalten
Hier verwaltest du alle Fahrten und Fahrzeuge deines Unternehmens, gibst Fahrtenmonate frei und exportierst Daten für die Lohnverrechnung. Du hast Zugriff auf alle Einträge und kannst Fahrten stornieren, Monate freigeben oder zur Korrektur zurückgeben.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Fahrtenbuch-Verwaltung.
- Wähle die Registerkarte Fahrten.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Fahrzeugen.
So gehst du vor
Fahrten einsehen und filtern
Die Seite zeigt dir alle Fahrten des aktuellen Monats. Oben siehst du eine Zusammenfassung mit der Anzahl der Fahrten, Kilometern und dem Kilometergeld.
Monat wechseln: Mit den Pfeiltasten < Vorheriger Monat und Nächster Monat > blätterst du zu anderen Monaten.
Nach Mitarbeiter filtern: Wähle im Auswahlfeld Mitarbeiter einen Namen, um nur dessen Fahrten zu sehen. Mit Alle Mitarbeiter siehst du wieder alle.
Nach Fahrzeug filtern: Wähle im Auswahlfeld Fahrzeug ein Kennzeichen, um nur Fahrten mit diesem Fahrzeug anzuzeigen. Mit Alle Fahrzeuge siehst du wieder alle.
Die Tabelle aktualisiert sich sofort nach jedem Filter. Jede Fahrt zeigt den Fahrer, das Fahrzeug, Start- und Enduhrzeit, Strecke und ob sie dienstlich oder privat war.
Einzelne Fahrt stornieren
In der Spalte ganz rechts findest du für jede Fahrt ein Abbrechen-Symbol (Kreis mit X).
Klicke darauf und gib einen Grund für die Stornierung ein.
Speichern – die Fahrt wird aus der Abrechnung entfernt, bleibt aber als storniert sichtbar.
Mehr dazu: Fahrt stornieren
Fahrtenverlauf ansehen
Klicke in der Tabelle auf das Verlauf-Symbol (Uhr mit Pfeil) einer Fahrt, um zu sehen, welche Änderungen seit ihrer Erfassung gemacht wurden.
Mehr dazu: Fahrtenverlauf ansehen
Fahrtenbuch oder Kilometergeld exportieren
- Fahrtenbuch je Fahrzeug drucken oder als CSV exportieren: Klicke auf Fahrtenbuch / Export, wähle ein Fahrzeug und ein Format, und speichern Sie die Datei.
Mehr dazu: Fahrtenbuch drucken oder exportieren
- Kilometergeld für die Lohnverrechnung: Klicke auf Lohnverrechnung, um eine CSV-Datei mit dem Kilometergeld pro Mitarbeiter zu erstellen – diese kannst du direkt ins Lohnprogramm importieren.
Monatsabrechnung eines Mitarbeiters drucken
Wähle einen Mitarbeiter im Auswahlfeld Mitarbeiter.
Klicke auf Monatsabrechnung (blaue Schaltfläche). Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn du einen Mitarbeiter gewählt hast.
Es öffnet sich ein Druckfenster – du kannst die Abrechnung jetzt drucken oder als PDF speichern.
Fahrzeuge verwalten
Wechsle zur Registerkarte Fahrzeuge, um neue Fahrzeuge anzulegen, bestehende zu bearbeiten oder zu archivieren.
Mehr dazu: Fahrzeuge verwalten
Monate freigeben oder zur Korrektur zurückgeben
Wechsle zur Registerkarte Monatsabschluss. Dort gibst du fertige Fahrtenmonate frei, sperrst sie damit gegen weitere Änderungen, oder öffnest sie wieder zur Korrektur.
Mehr dazu: Monatsabschluss freigeben
Häufige Ziele speichern
Wechsle zur Registerkarte Orte. Dort legst du Adressen an (z. B. Lager, Bank, Werkstatt), die deine Mitarbeiter bei jeder Fahrt schnell auswählen können.
Mehr dazu: Häufige Ziele speichern
Aufbau der Seite
Symbolleiste oben:
- Monatswechsel und aktuelle Monatsanzeige
- Auswahlfelder für Mitarbeiter und Fahrzeug
- Exportschaltflächen (Fahrtenbuch, Lohnverrechnung)
- Druckschaltfläche für Monatsabrechnung
Zusammenfassung:
- Zeigt die Gesamtzahl der Fahrten, Kilometer und Kilometergeld für die aktuelle Auswahl
Fahrtentabelle:
- Spalten: Fahrtennummer, Fahrer, Fahrzeug, Start- und Enddatum, Kilometer, Kilometertyp (dienstlich/privat), Kilometergeld
- Rechts in jeder Zeile: Schaltflächen zum Stornieren und zum Anzeigen des Verlaufs
Was danach passiert
Die gefilterten Fahrten bleiben sichtbar, bis du die Filter änderst oder die Seite wechselst. Stornierte Fahrten verschwinden sofort aus der Abrechnung. Exportierte Dateien werden direkt heruntergeladen oder in einem neuen Fenster geöffnet.
Tipps und Hinweise
- Nutze die Monatsansicht, um schnell zwischen verschiedenen Abrechnungsmonaten zu wechseln. Das aktuelle Datum ist vorgewählt.
- Filtere zuerst nach Mitarbeiter, bevor du die Monatsabrechnung druckst – der Filter bleibt aktiv.
- Stornierte Fahrten lassen sich nicht rückgängig machen. Kontrolliere den Grund vor dem Speichern.
- Die CSV-Dateien für Lohnverrechnung können direkt in gängige Lohnprogramme importiert werden – das Format ist standardisiert.
- Wenn eine Fahrt noch läuft (Status „läuft"), kannst du den Monat nicht freigeben. Warte bis zum Abschluss der Fahrt oder storniere sie.