PDF

Offene Posten überwachen und bearbeiten

Hier behältst du den Überblick über deine unbezahlten Rechnungen. Du siehst sofort, welche Zahlungen fällig oder überfällig sind, und kannst direkt Maßnahmen ergreifen – von der Mahnung bis zur Eintragung als Dubios oder Inkasso.

Voraussetzungen

Mahnstufen müssen für deinen Standort eingerichtet sein. Ohne sie kann weboffice nicht automatisch erkennen, welche Rechnungen gemahnt werden müssen. Wenn die Meldung "Noch keine Mahnstufen eingerichtet" erscheint, richte diese zunächst ein.

So gehst du vor

Wähle einen Filter für die offenen Posten. Du siehst oben mehrere Schaltflächen mit Kategorien: „Alle", „Zu zahlen", „Überfällig", „In Mahnung", „Dubios" und „Inkasso". Klick auf eine Kategorie, um nur die Rechnungen zu sehen, die dich interessieren. Die Zahl auf jeder Schaltfläche zeigt dir, wie viele Rechnungen in dieser Kategorie warten.
Suche die Rechnung, die du bearbeiten möchtest. In der Liste siehst du alle Rechnungen der gewählten Kategorie. Du kannst nach Rechnungsnummer, Kundennamen oder anderen Feldern suchen und sortieren.
Wähle eine Maßnahme:
- Zahlung erfassen: Klick in der Zeile der Rechnung auf das Zahlungen-Symbol (Kreditkarte). Du kannst dann die eingegangene Zahlung eintragen, ganz oder teilweise. Sobald du die Zahlung speicherst, wird die Rechnung automatisch aktualisiert – wenn alles bezahlt ist, verschwindet sie aus den offenen Posten.
- Mahnung versenden: Klick auf das Aktionen-Symbol (Rakete) und dann auf Mahnstufe erhöhen. weboffice erhöht die Mahnstufe und erstellt einen Mahnbrief, den du drucken oder als PDF speichern kannst.
- Als Dubios eintragen: Klick auf das Aktionen-Symbol und dann auf „Dubios". So kennzeichnest du die Rechnung als zweifelhaft – weboffice blockiert dann weitere Zahlungseintragungen. Wenn sich die Situation später klärt, klick auf „Dubios" zurücknehmen.
- An Inkasso übergeben: Klick auf das Aktionen-Symbol und dann auf Inkasso. Die Rechnung wird als uneinbringlich eingestuft und an eine Inkassostelle übergeben. weboffice erstellt automatisch einen Briefzum Versand.
- Rechnung bearbeiten oder versenden: Klick auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) oder das Drucken-Symbol (Drucker), um die Rechnung anzupassen oder zu drucken. Mit Per E-Mail senden versendest du das Dokument direkt.
Fortschritt überprüfen. In der Spalte „Zu tun" siehst du ein farbiges Zeichen (Chip), das dir sagt, was noch zu tun ist. In der Spalte „Mahnstufe" erscheint die aktuelle Mahnstufe und das Datum der letzten Mahnung.

Aufbau der Seite

Filter (oben): Die farbigen Schaltflächen filtern die Liste nach Kategorien. Jede Kategorie zeigt eine andere Situation an:

Alle: Alle offenen Rechnungen
Zu zahlen: Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum noch nicht erreicht ist
Überfällig: Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum bereits vorbei ist, die aber noch nicht gemahnt wurden
In Mahnung: Rechnungen, für die bereits mindestens eine Mahnung versandt wurde
Dubios: Rechnungen, die als zweifelhaft gekennzeichnet sind
Inkasso: Rechnungen, die an Inkasso übergeben wurden

Die Zahlen auf den Schaltflächen zeigen, wie viele Rechnungen in jeder Kategorie warten. Darunter siehst du die Gesamtsumme (Netto und Brutto) aller offenen Posten in der aktuellen Ansicht.

Rechnungsliste: In der Tabelle werden alle Rechnungen der gewählten Kategorie angezeigt. Die Spalten zeigen:

Auftragstyp: Welche Art von Dokument (Rechnung, Angebot, Lieferschein usw.)
Nr.: Die Rechnungsnummer
Auftragsdatum: Wann die Rechnung ausgestellt wurde
Kunde: Name und eventuell Bild des Kunden
Σ Netto / Σ Brutto: Die Gesamtbeträge
Offen: Wie viel noch ausstehend ist
Fällig seit: Seit wann die Rechnung überfällig ist, mit Anzahl der Tage
Mahnstufe: Welche Mahnstufe erreicht wurde und wann
Info/Status: Ein Überblicks-Symbol, das die aktuelle Situation zeigt
E-Mail versendet am / von: Wann und von wem das Dokument versendet wurde

Am Ende jeder Zeile sind Schaltflächen für schnelle Aktionen:

Aktionen (Rakete): Öffnet ein Fenster mit allen verfügbaren Maßnahmen für diese Rechnung
Drucken (Drucker): Druckt die Rechnung
Bearbeiten (Stift): Öffnet die Rechnung zur Bearbeitung

Was danach passiert

Nachdem du eine Maßnahme durchgeführt hast, wird die Liste automatisch aktualisiert. Gezahlte Rechnungen verschwinden aus den offenen Posten. Gemahnter Rechnungen bekommen eine neue Mahnstufe und ein aktuelles Datum. Rechnungen, die als Dubios oder Inkasso eingestuft wurden, erscheinen in den entsprechenden Kategorien.

Wenn du eine Zahlung erfasst oder eine Mahnung versendest, erhältst du eine Bestätigung (grüne Meldung).

Tipps und Hinweise

Mahnstufen einrichten: Falls die Meldung „Noch keine Mahnstufen eingerichtet" erscheint, klick auf Mahnstufen einrichten und richte mindestens eine Mahnstufe für deinen Standort ein. Dann kannst du Mahnungen versenden.
Stripe-Zahlungslinks: Wenn Stripe bei dir eingerichtet ist, kannst du aus dem Aktionen-Fenster einen Zahlungslink kopieren und deinem Kunden schicken – so kann er direkt online bezahlen.
Folgeaufträge: Aus dem Aktionen-Fenster kannst du auch Folgeaufträge erstellen – etwa eine Wiederholung einer bestimmten Lieferung.
Gesamtbeträge überblicken: Die Summen oben (Netto und Brutto) zeigen dir immer nur die Beträge der aktuellen Filter-Auswahl. Wechsel die Kategorie, um andere Summen zu sehen.
Zahlungen teilweise: Du kannst Zahlungen auch teilweise eintragen – weboffice addiert sie automatisch, bis die Rechnung vollständig bezahlt ist.