Arbeitszeiten und Urlaub deiner Mitarbeiter verwalten

Hier überwachst du, wer präsent ist, welche Zeitansprüche die Mitarbeiter haben, und genehmigst Urlaubs- und Zeitanträge. Die Seite zeigt dir alle Mitarbeiter mit ihrem aktuellen Stundenstand, offene Arbeitstageanträge und den Urlaubsplan für das ganze Jahr.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Arbeitszeit und wähle Verwaltung.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Verwaltung von Zeitbuchungen. Außerdem müssen deine Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag mit einem Arbeitszeitmodell haben – ohne das erscheinen sie in dieser Übersicht nicht.

So gehst du vor

Die Seite hat drei Register. Wähle das aus, das du brauchst.

Register „Mitarbeiter" – Stundenstand und Anwesenheit ansehen

Im Register Mitarbeiter siehst du eine Liste aller Mitarbeiter deines Bereichs (oder des gesamten Unternehmens, wenn du mehrere Bereiche verwaltest).

Folgende Spalten zeigen dir schnell, was los ist:

Anwesenheit: Das Symbol und der Name zeigen, ob der Mitarbeiter gerade präsent, im Homeoffice, krank, im Urlaub oder abwesend ist.
Saldo: Überstunden (grün) oder Minusstunden (rot). Fehlt hier ein Eintrag und steht stattdessen „Arbeitszeit fehlt", hat dieser Mitarbeiter noch kein Arbeitszeitmodell – ergänze das in der Mitarbeiterverwaltung.
Krankenstand und weitere Spalten: Zeigen dir Krankheitstage und andere Abwesenheiten im laufenden Jahr.
Offene Tage: Wie viele Arbeitstage dieser Mitarbeiter noch nicht als Normalarbeit, Urlaub oder Krankheit gekennzeichnet hat.

Um die Zeiten eines Mitarbeiters anzusehen und zu korrigieren, doppelklicke auf seinen Namen oder klicke auf die Schaltfläche mit dem Kalender-Symbol am Ende der Zeile.
Um offene Tage abzuschließen, klicke auf die grüne Schaltfläche mit dem Haken-Symbol. Das hilft dir, den Monat vollständig zu dokumentieren.
Die Schaltfläche Stundenzettel drucken erstellt einen Ausdruck für einen oder mehrere Mitarbeiter, einzelne Monate oder Zeiträume – praktisch für Lohnabrechnung oder Archivierung.
Mit dem Schalter Zeige archivierte Einträge oben rechts kannst du auch ehemalige Mitarbeiter sehen.

Register „Anträge" – Urlaubs- und Zeitanträge genehmigen

Wechsle hier, um eingehende Anträge zu bearbeiten. Mehr dazu erfährst du unter „Zeitanträge genehmigen".

Register „Urlaubsplan" – Urlaubsanspruch und -planung im Überblick

Hier siehst du zwei Teile: links ein Kalenderdiagramm mit den geplanten Urlauben, rechts eine Tabelle mit Zahlen.
Mit den Pfeilen oben links kannst du die Jahre wechseln – so planen Mitarbeiter und du rechtzeitig.
Die Tabelle zeigt für jeden Mitarbeiter:
- Übertrag: Urlaubstage vom Vorjahr (falls dein System das vorsieht)
- Anspruch: Urlaubstage für dieses Jahr
- Verbraucht: Bereits genommener Urlaub
- Aktueller Urlaubsstand: Was noch übrig ist (rot = zu viel geplant, grün = noch Tage frei)
- Geplant: Urlaube, die genehmigt, aber noch nicht abgelaufen sind
- Resturlaub: Was am Ende des Jahres noch übrig bleibt
Ein Doppelklick auf einen Urlaub im Kalender zeigt dir alle Details des Antrags.

Aufbau der Seite

Register: Oben sind drei Reiter. Jeder zeigt einen anderen Aspekt: Mitarbeiter und ihre Zeiten, offene Anträge, Urlaubsplanung.

Mitarbeiter-Liste: Tabelle mit Bild, Name, Anwesenheitsstatus, Stundenstand und Statistiken. Am Ende jeder Zeile Schaltflächen zum Bearbeiten.

Urlaubskalender: Links ein Wochen-Kalenderdiagramm nach Mitarbeitern, rechts ein Zahlen-Überblick mit Summenzeile unten.

Was danach passiert

Deine Einträge sind sofort gespeichert. Die Zeiten deiner Mitarbeiter aktualisieren sich, sobald sie neue Zeiten buchen oder deine Korrekturen nachziehen. Offene Tage bleiben offen, bis du sie oder ein Mitarbeiter abschließt. Genehmigte Urlaube erscheinen im Kalender und beeinflussen den Stundenstand.

Tipps und Hinweise

Arbeitszeit fehlt: Wenn ein Mitarbeiter keine Zeiten buchen kann, ordne ihm in der Mitarbeiterverwaltung ein Arbeitszeitmodell zu. Danach erscheint er in der Liste.
Offene Tage: Das sind Arbeitstage, die weder als Urlaub noch als Krankheit noch als normale Arbeit markiert sind. Schließe sie ab, um deine Zeiterfassung vollständig zu halten.
Saldo rot?: Der Mitarbeiter hat Minusstunden. Das kann normal sein (z.B. vor Jahresende oder wenn er im nächsten Monat mehr arbeitet), kann aber auch ein Zeichen für zu wenig Arbeitszeit sein – schau dir seine Zeitkorrekturen an.
Urlaubsstand negativ?: Der Mitarbeiter hat mehr Urlaub geplant als ihm zusteht. Entweder verringert sich sein geplanter Urlaub noch, oder du musst eine Genehmigung für Überurlaub geben.