Schichtplanung nach Bedarf aufbauen und zuweisen

Du planst deine Schichten hier nach dem Bedarf an Besetzung pro Schicht und Tag. Du siehst auf einen Blick, welche Schichten besetzt sind und welche noch Mitarbeiter brauchen, und du kannst Zuweisungen direkt per Drag-and-Drop vornehmen oder von der KI vorschlagen lassen.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Schichtplanung > Bedarf.
2. Wirst du mehreren Profitzentren zugeordnet, wähle oben eine Registerkarte, um die Planung für dieses Profitzentrum zu sehen.

Die Seite lädt sofort die aktuelle Woche – nach Schichtvorlagen gruppiert, mit Spalten für jeden Tag.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Schichtplanung anzeigen. Zum Zuweisen oder Ändern von Schichten brauchst du darüber hinaus Schreibrechte.

So gehst du vor

Die Wochenübersicht verstehen

Die Ansicht zeigt alle Schichtvorlagen untereinander. Für jede Vorlage siehst du:

• Rechts oben in jeder Zelle ein Badge mit der Besetzung: n/Soll (Anzahl zugewiesen / Sollzahl pro Tag)
• Unter dem Badge farbige Chips mit den Namen der bereits zugewiesenen Mitarbeiter
• Darunter Vorschläge (mit Zauberstab-Symbol) oder leere Slots zum Aufbau der Besetzung
• Links unten eine Zusammenfassung aller Schichten des Tages (mit Warnsymbolen, wenn Mitarbeiter an diesem Tag abwesend sind)

In der rechten Seitenleiste stehen alle Mitarbeiter. Die Stundenanzahl zeigt dir, wie viel sie schon eingeplant haben – Rot (über 45 h) und Orange (über 35 h) deuten auf hohe Auslastung hin.

Eine neue Schicht zuweisen

Aus der Mitarbeiterliste heraus:

1. Ziehe einen Namen aus der rechten Seitenleiste in einen leeren Slot einer Schicht (farbige Pluskästchen).

Oder manuell ein Fenster öffnen:

1. Klicke auf ein leeres Slot-Symbol (Plus-Symbol) in einer Zelle.
2. Ein Fenster öffnet sich. Wähle eine Vorlage aus, auf die du zuweisen möchtest.
3. Optional: Wenn die Schicht abweichen soll, ändere:
   • Start abweichend (HH:mm): beginnt zu einer anderen Zeit
   • Dauer abweichend (Min): dauert länger oder kürzer
   • Pause abweichend (Min): andere Pausenlänge
4. Unter den Feldern siehst du sofort, ob Regelverstoße entstehen (rote Warnung) – dann kannst du nicht speichern.
5. Trage optional eine Notiz ein, die später zu sehen ist.
6. Klicke Speichern.

Sobald du speicherst, erscheint die neue Schicht als Chip im Bedarfsplan.

Eine vorhandene Schicht anpassen oder verschieben

1. Klicke auf den Namen eines zugewiesenen Mitarbeiters (farbiger Chip).
2. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich.
3. Ändere die Vorlage, die Zeiten oder die Notiz.
4. Klicke Speichern.

Möchtest du die Schicht auf einen anderen Tag oder eine andere Vorlage verschieben, kannst du auch den Chip ziehen und in eine andere Zelle ablegen.

Eine Schicht absagen oder löschen

1. Klicke auf den zugewiesenen Mitarbeiter-Chip und öffne das Bearbeitungsfenster.
2. Unten im Fenster:
   • Klicke Absagen, um die Schicht zu archivieren und einen Grund einzutragen (sie ist dann nicht mehr in Auswertungen sichtbar).
   • Oder klicke Löschen, um die Zuordnung komplett zu entfernen.

Mitarbeiter suchen und filtern

Nutze das Suchfeld unten rechts in der Mitarbeiterliste. Du kannst nach Namen oder Abteilung suchen.

Automatische Vorschläge nutzen (KI-gestützt)

1. Klicke oben Vorschlag.
2. weboffice erzeugt Vorschläge basierend auf der aktuellen Woche.
3. Oben erscheint eine Leiste mit der Anzahl der Vorschläge und eventuellen Warnungen.
4. Jeder Vorschlag hat ein Zauberstab-Symbol und kann:
   • Angeklickt werden: Ein Fenster zeigt die Begründung und mögliche Warnungen, du kannst annehmen oder ablehnen.
   • Gezogen werden: Du kannst ihn in eine andere Schicht verschieben, bevor du ihn annimmst.
   • Mit dem X oben rechts verworfen werden.
5. Unten in der Vorschlagleiste:
   • Klicke Alle übernehmen, um alle Vorschläge auf einmal zu speichern.
   • Oder Nur ohne Warnung, um nur die sicheren zu übernehmen (ohne rote Warnungen).
   • Klicke Verwerfen, um alle abzulehnen.

Zu jedem Vorschlag sieht du eine Begründung: warum weboffice diese Person für diese Schicht empfiehlt.

Den Planungszeitraum wechseln

• Klicke die Pfeile oben links, um zur vorherigen oder nächsten Woche zu gehen.
• Oder klicke Heute, um zur Woche der aktuellen Woche zu springen.
• Im Kalender oben Mitte kannst du einen beliebigen Tag anklicken – die Ansicht springt zur Woche oder zum Monat dieses Tages (je nach Sicht).

Zwischen Wochen- und Monatsansicht wechseln

• Oben links findest du Woche und Monat. Klicke, um zwischen den Ansichten zu wechseln.

In der Wochenansicht siehst du jede Schicht und Vorlage einzeln mit klarer Besetzung.

In der Monatsansicht siehst du pro Mitarbeiter einen Terminkalender – gut, um Lücken oder Übers in einer Person zu erkennen.

Den Plan drucken

1. Klicke oben rechts Drucken (Drucker-Symbol).
2. Wähle:
   • Gesamtübersicht: druckt alle Schichten aller Mitarbeiter im gewählten Zeitraum.
   • Für einen Mitarbeiter: druckt den persönlichen Schichtplan einer Person.
3. Stelle den Zeitraum ein (standardmäßig die aktuelle Woche/der aktuelle Monat).
4. Wenn du Für einen Mitarbeiter gewählt hast, wähle die Person aus der Liste.
5. Klicke Drucken.

Der Plan öffnet sich zum Druck im Browser.

Weitere Aktionen

Klicke oben Aktionen, um Verwaltungsfunktionen zu öffnen – zum Beispiel um Schichten massenhaft zu löschen oder Mitarbeiter zu sperren.

Aufbau der Bedarfsplan-Seite

Kopfleiste: Alle Schaltflächen zur Navigation (vorherige/nächste Woche, heute, Woche/Monat, Aktionen, Vorschläge, Druck). Darunter ein Kalender-Schalter zum schnellen Springen.

Gitter in der Mitte: Schichtvorlagen in Zeilen (gruppiert nach Abteilung), Tage in Spalten. Jede Zelle zeigt die Besetzung und die zugewiesenen und vorgeschlagenen Schichten als Chips.

Rechte Seitenleiste (Mitarbeiterpool): Liste aller Mitarbeiter mit Stundenstatistik und Abwesenheitsmarkierungen. Mitarbeiter können von hier gezogen werden.

Vorschlagleiste (oben, wenn aktiv): Zeigt die Anzahl offener Vorschläge und Warnungen, mit Optionen zum Annehmen oder Verwerfen.

Was danach passiert

Alle Zuweisungen sind sofort gespeichert. Der Bedarfsplan aktualisiert sich live. Du kannst die Zuweisungen jederzeit bearbeiten, verschieben oder löschen.

Weitere verwandte Aufgaben:

• Dienstplan pro Mitarbeiter aufbauen – um den Schichtplan aus Mitarbeitersicht zu sehen
• Schichtplanung verwalten – um Vorlagen, Mitarbeiter und Regeln einzurichten

Tipps und Hinweise

• Absenzten übersehen: Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag abwesend ist, zeigt sein Chip oben ein Warnsymbol. Beachte das bei der Planung.
• Regelverstoße: Manche Schichtkombinationen sind nicht erlaubt (z. B. zu lange Arbeitszeit). weboffice warnt dich rot – die Speicherung funktioniert nicht, bis du das behebst.
• Vorschläge mit Warnung: Ein Vorschlag mit orangem Warnsymbol bedeutet, dass die KI die Schicht zwar empfiehlt, aber ein Risiko sieht (z. B. hohe Wochenarbeitszeit). Du kannst ihn trotzdem nehmen.
• Leere Slots: Ein Plus-Symbol bedeutet, dass noch Platz für diese Schicht ist. Ein Kreis-Plus daneben bedeutet, dass du über die Sollzahl hinaus noch eine Schicht hinzufügen kannst.
• Mitarbeiter aus Pool ziehen: Das ist die schnellste Methode für Einzelzuweisungen – das Fenster öffnet sich nicht.