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Gast beim Anreisen einchecken

Beim Check-in erfasst du die Ankunft des Gastes, bestätigst das Zimmer, legst das Gastkonto an und erstellst den Meldeschein. Du machst das am Tag der Anreise, nachdem der Gast ankommt – oder schon vorher, wenn alles vorbereitet ist.

So kommst du hierher

Öffne im Menü Hotel > Empfangstresen
Die Rezeption zeigt die Gäste, die heute anreisen. Klick auf den Gast, für den du den Check-in durchführst – eine Schaltfläche mit einem Raketen-Symbol öffnet seine Aktionen
Klick auf Check-in

Alternativ: Die Anreisenliste zeigt auch einen Doppelklick-Weg. Wenn der Gast noch kein Zimmer zugewiesen hat, öffnet dich ein Doppelklick auf die Zeile direkt zum Check-in.

Voraussetzungen

Du brauchst die Berechtigung für die Hotelrezeption. Der Gast muss bereits eine Reservierung haben und der heutige Tag muss der Anreisetag oder später sein.

So gehst du vor

Zimmer bestätigen oder ändern: Das Auswahlfeld Zimmer zeigt, welches Zimmer zugeteilt ist. Wenn noch kein Zimmer zugewiesen wurde oder du ein anderes brauchst, wähle hier ein freies Zimmer der gebuchten Kategorie. Die Liste filtert automatisch auf Zimmer, die im ganzen Aufenthaltszeitraum frei sind. Ein Hinweis warnt dich, wenn das Zimmer noch nicht gereinigt wurde – trotzdem kannst du einchecken, der Gast steht dann vor einer unreinen Stube.
Gäste erfassen: Der Meldeschein erfasst alle Reisenden. Der Hauptgast ist schon eingetragen. Um einen Mitreisenden hinzuzufügen, klick auf Mitreisenden hinzufügen, wähle seinen Namen aus dem Kundendossier, seine Staatsangehörigkeit und ob er ortstaxenpflichtig ist. Wiederhole das für jeden weiteren Gast. Ein Hinweis zeigt, wenn die erfassten Gäste nicht mit der Buchung übereinstimmen – relevant für die Ortstaxe.
Kaution eintragen (falls nötig): Unter Kaution trägst du ein, wie viel Kaution der Gast hinterlegt (brutto), in welcher Art – Vorautorisierung, Kreditkarte oder Bargeld – und falls nötig eine Belegnummer oder Freigabenummer. Beides ist optional.
Notiz hinzufügen (falls nötig): Im Feld Vermerk notierst du besondere Hinweise zum Aufenthalt – zum Beispiel dass der Gast eine Rollstuhlrampe braucht oder spät eintrifft.
Meldeschein-Einstellung: Das Kontrollkästchen Meldeschein anlegen ist standardmäßig aktiviert. Lass es so, es sei denn, die gesetzliche Meldepflicht ist ausnahmsweise nicht erforderlich. Der Meldeschein wird beim Speichern sofort angelegt.
Klick auf Einchecken.

Sobald du gespeichert hast, wird der Gast als eingecheckt markiert – der Status wechselt von „Anreise erwartet" zu „Im Haus". Das Gastkonto ist jetzt offen und bereit für Buchungen. Der Meldeschein liegt in der Warteschlange und wartet auf die Unterschrift des Gastes.

Aufbau des Check-in-Fensters

Das Fenster ist in drei Bereiche eingeteilt:

Aufenthalt: Zeigt den Gast, die Reservierungsnummer und das Zimmer. Hier wählst du, in welchem Zimmer der Gast wohnt.

Meldepflicht: Hier erfasst du alle Reisenden mit ihren Ausweisdaten für den Meldeschein. Für jeden Gast wählst du Name, Staatsangehörigkeit und ob er ortstaxenpflichtig ist. Der Hauptgast ist Pflicht – Mitreisende sind optional.

Kaution: Hier hältst du fest, ob der Gast eine Kaution hinterlegt, und in welcher Form.

Was danach passiert

Nach dem Check-in ist der Gast „Im Haus" und das Gastkonto aktiviert. Der Meldeschein wurde angelegt, ist aber noch nicht unterschrieben. Die nächsten üblichen Schritte:

Meldeschein unterschreiben: Öffne die Aktionen des Gastes und klick auf Meldeschein. Dort unterschreibt der Gast die Anmeldung und trägt die Ausweisdaten ein, bevor der Meldeschein offiziell übermittelt wird.
Leistungen buchen: Alle Zimmerservice, Restaurant oder Minibar werden ins Gastkonto gebucht.
Abreise vorbereiten: Beim Check-out rechnest du das Gastkonto ab und verabschiedest den Gast.

Tipps und Hinweise

Zimmer war nicht zugewiesen: Wenn der Gast vor dem Check-in noch kein Zimmer hatte, kannst du ihn hier direkt in ein freies Zimmer einbuchen – das ist der normale Weg für Gäste ohne vorab zugeteiltes Zimmer.
Gäste fehlen Geburtsdaten: Der Meldeschein braucht das Geburtsdatum jedes Gastes. Wenn es im Kundendossier fehlt, trag es unter Gäste erfassen nach – sonst kann der Meldeschein nicht unterschrieben werden.
Kaution vergessen: Die Kaution kannst du auch später noch erfassen – öffne dazu die Gastkarte über die Aktionen und klick auf Kaution.
Check-in mit Upgrade: Wenn der Gast in ein besseres Zimmer einzieht als gebucht, ändert sich sein Preis nicht – weboffice behält die ursprüngliche Kategorie bei.