Fehlende Ware automatisch bestellen

Du siehst hier alle Artikel, deren Bestand zur Neige geht – entweder weil sie häufig verkauft werden oder weil du in der Bestandsliste ein Nachbestellungslimit gesetzt hast. Mit einem Klick erstellst du daraus Bestellungen an deine Lieferanten.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü Lager in der Seitenleiste.
2. Wähle Einkauf.
3. Klicke auf die Registerkarte Nachbestellen.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Die Liste zeigt dir automatisch Artikel an, deren Bestand unter das Nachbestellungslimit gefallen ist oder die aufgrund deiner Verkäufe bald nachbestellt werden sollten.

So gehst du vor

1. Prüfe die Artikel in der Liste. Die Spalte Status zeigt dir, ob der Bestand kritisch ist. Die Spalte Bestellen zeigt die Menge, die das Programm vorschlägt.

2. Klicke auf „Fehlende Ware bestellen" (grüne Schaltfläche oben).

3. Wähle aus, welche Artikel du bestellen möchtest. Es öffnet sich ein Fenster mit allen Artikeln, die zur Neige gehen oder die Kunden nachgefragt haben:

   • Schalter „Was zur Neige geht": Zeigt Artikel aus deinem Bestand an, die nachbestellt werden sollten.
   • Schalter „Was Kunden bestellt haben": Zeigt Artikel an, die Kunden in Kundenbestellungen angefordert haben und die noch nicht verfügbar sind.

   Beide Schalter können zusammen aktiv sein.

4. Aktiviere die Kontrollkästchen neben den Artikeln, die du bestellen möchtest. Du kannst auch das Kontrollkästchen in der Kopfzeile der Liste nutzen, um alle auf einmal auszuwählen.

5. Trage die Bestellmenge ein in der Spalte Menge. Das Programm schlägt eine Menge vor – du kannst sie ändern oder auf 0 setzen, um einen Artikel auszuschließen. Nutze die Schaltfläche mit dem Radiergummi, um die Menge schnell auf 0 zu setzen.

6. Wähle einen Lieferanten für jeden Artikel in der Spalte Lieferant:

   • Das Auswahlfeld zeigt dir zuerst Lieferanten, die du für diesen Artikel bereits hinterlegt hast (mit dem Vermerk hinterlegt), dann den zuletzt bestellten Lieferanten (zuletzt bestellt), dann die übrigen.
   • Wenn du einen neuen Lieferanten zuweisen möchtest, klicke auf Lieferant zuweisen.

7. Alternativ: Mehrere Artikel auf einmal einem Lieferanten zuweisen – wenn mehrere Artikel von demselben Lieferanten kommen sollen:

   • Aktiviere die Kontrollkästchen neben diesen Artikeln.
   • Wähle aus der Liste Lieferant für Auswahl setzen einen Lieferanten aus.
   • Klicke auf Lieferant für Auswahl setzen.

   Das Programm warnt dich, wenn ein Lieferant einen bestimmten Standort nicht beliefert – diese Artikel bleiben unverändert.

8. Starte die Bestellung mit der grünen Schaltfläche unten. Die Beschriftung zeigt dir, wie viele Bestellungen entstehen (eine pro Lieferant und Standort). Wenn noch Artikel ohne Lieferant sind, fragt dich das Programm vor dem Fortfahren – du kannst dann noch entscheiden, ob du sie trotzdem mitnehmen möchtest.

9. Das Fenster schließt sich und du siehst jetzt die Übersicht der Bestellungen auf der Registerkarte Bestellungen. Deine neuen Bestellungen haben dort den Status Entwurf.

Aufbau der Liste

Die Liste zeigt dir alle Artikel, deren Bestand nachgeordert werden sollte oder die Kunden angefordert haben:

• Artikel: Name und Nummer des Artikels.
• Bestellen: Menge, die das Programm vorschlägt.
• Status: Visueller Indikator, wie kritisch der Bestand ist.
• Bestand: Aktuelle Menge im Lager.
• Schon bestellt: Menge, die bereits in offenen Bestellungen liegt.
• Nachbestellen ab: Das Mindestbestandslimit. Der Vermerk automatisch bedeutet, dass das Programm diesen Wert aus deinen letzten Verkäufen berechnet hat; ohne diesen Vermerk hast du den Wert selbst eingestellt.
• Auffüllen auf: Zielbestand, auf den das Programm die Menge auffüllen möchte.
• Lager: Welches Lager dieser Artikel betrifft (falls mehrere vorhanden).
• Letzte Bewegung: Wann dieser Artikel zuletzt gekauft oder verbraucht wurde.

Sind Kundenbestellungen aktiv, sieht du auch eine Spalte Von Kunden angefragt mit den relevanten Kundenbestellungsnummern.

Was danach passiert

Die Bestellungen werden als Entwürfe gespeichert. Du findest sie auf der Registerkarte Bestellungen. Dort kannst du:

• Die Mengen und Lieferanten noch vor dem Versand ändern.
• Über die Schaltfläche Bestellung abschließen (Papierflieger-Icon) die Bestellung finalisieren und an den Lieferanten schicken.

Sobald die Ware ankommt, klickst du auf Lieferung ist da – dann werden die bestellten Mengen automatisch in deinen Bestand eingebucht.

Mehr zu den nächsten Schritten findest du unter Bestellung anlegen und versenden.

Tipps und Hinweise

• Warum wurde ein Artikel nicht angezeigt? Das Programm berücksichtigt nur Artikel mit echtem Bestand. Artikel ohne Lagerverwaltung und reine Dienstleistungen erscheinen nicht.

• Die Liste ist leer, aber ich habe niedrige Bestände. Das kann zwei Gründe haben:

  • Du hast noch nie Verkäufe für diese Artikel erfasst – das Programm kann dann nicht berechnen, wann sie nachbestellt werden sollten. Trage in diesem Fall selbst ein Mindestbestandslimit in der Bestandsliste ein.
  • Für alle Artikel ist bereits genug bestellt (Spalte Schon bestellt ist hoch) oder der Bestand ist noch nicht kritisch genug.

• Ein Artikel ist mehrmals in der Liste? Das bedeutet, dass er in mehreren Lagern zur Neige geht – eine Bestellposition pro Lager und Lieferant.

• Lieferant hinterlegen für später. Wenn du einen Lieferanten zuweist, den du noch nicht für diesen Artikel gespeichert hast, merkt sich das Programm diese Zuordnung automatisch. Beim nächsten Mal wird dieser Lieferant dann vorgeschlagen.