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Serientermine und Ausnahmeverzeiten verwalten

Du legst wiederkehrende Termine für regelmäßige Aufgaben an (etwa wöchentliche Besprechungen) oder definierst Ausnahmeverzeiten, in denen dein Geschäft zu anderen Zeiten erreichbar ist – zum Beispiel an Feiertagen oder bei Betriebsferien.

So kommst du hierher

Öffne das Menü Termine-Kalender in der Seitenleiste. Doppelklick auf einen Termin öffnet ein Fenster, in dem du zwei Bereiche verwaltest: Ausnahmeöffnungszeiten und Serientermine.

Voraussetzungen

Du brauchst das Modul Termine und das Recht zur Verwaltung von Terminen.

So gehst du vor

Ausnahmeverzeiten anlegen oder ändern

Ausnahmeverzeiten sind Zeitfenster, in denen dein Geschäft zu abweichenden Zeiten für Online-Buchungen erreichbar ist – unabhängig von den regulären Öffnungszeiten. Das ist nützlich, wenn du beispielsweise an einem Feiertag trotzdem Termine annehmen möchtest.

Öffne den Bereich Ausnahmeöffnungszeiten. Du siehst eine Liste aller bisherigen Einträge.
Um eine neue Ausnahmeverzeizeit anzulegen, klicke auf Hinzufügen.

Ein Eingabefenster öffnet sich:
- Standort (falls freigeschaltet): Wähle den Standort aus, für den die Ausnahme gelten soll.
- Datum: Trage den Tag ein, für den die Ausnahme gilt.
- Von und Bis: Gib die Anfangs- und Enduhrzeit ein. Wenn das Geschäft an diesem Tag eigentlich geschlossen ist oder nur zu anderen Zeiten geöffnet hat, zeigt dir ein Hinweis, dass die Ausnahmeverzeizeit dies für Online-Buchungen aufhebt.
- Mitarbeiterauswahl: Wähle die Mitarbeiter aus, für die die Ausnahmeverzeizeit gelten soll. Setz ein Häkchen neben jeden Namen. Mit dem Häkchen oben links in der Spaltenüberschrift wählst du alle auf einmal aus oder deselektierst alle.
Klicke auf Speichern.

Um eine bestehende Ausnahmeverzeizeit zu bearbeiten, klick auf das Stiftsymbol in der Liste oder doppelklick auf den Eintrag.

Um eine Ausnahmeverzeizeit zu löschen, klick auf das Mülltonnen-Symbol. Du musst die Löschung bestätigen.

Mit dem Schalter Alle anzeigen kannst du zwischen zwei Ansichten wechseln:

Aus (Standard): Du siehst nur zukünftige Ausnahmeverzeiten.
An: Du siehst auch bereits abgelaufene Einträge.

Serientermine anlegen oder ändern

Serientermine sind wiederkehrende Aufgaben oder Verfügbarkeitsfenster – etwa eine wöchentliche Teambesprechung oder deine regelmäßigen Öffnungszeiten für Kundenbesuche.

Öffne den Bereich Serientermine. Du siehst eine Liste aller bisherigen Serien.
Um eine neue Serie anzulegen, klicke auf Neue Serie.

Ein Eingabefenster öffnet sich. Fülle folgende Felder aus:

Seriendaten:
- Mitarbeiter: Wähle den Mitarbeiter aus, dem die Serie zugeordnet ist (optional).
- Terminherkunft: Wähle die Quelle – etwa Telefonbuchung oder Online-Buchung.
- Kunde: Gib den Kunden ein, für den die Serie gilt (optional).
- Notiz: Trage einen Vermerk ein, damit du die Serie später wiederfindest.
Wiederholung:
- Wochentag: Wähle den Tag (Montag bis Sonntag).
- Uhrzeit: Gib die Startzeit ein.
- Dauer (Minuten): Gib an, wie lange der Termin dauert. Dieses Feld wird gesperrt, sobald du Artikel hinzugefügt hast – die Dauer wird dann aus diesen berechnet.
- Wiederholung: Wähle das Muster – Jede Woche, Jede 2. Woche usw. oder Jede gerade/ungerade Kalenderwoche.
- Startdatum und Enddatum: Lege fest, ab wann und bis wann die Serie läuft.
Gebuchte Leistungen (optional): Du kannst Artikel wie Services oder Pakete zur Serie hinzufügen. Klick auf das Auswahlfeld Artikel, um einen hinzuzufügen. Die Artikel werden in der Liste angezeigt. Du kannst jedem Artikel einen Mitarbeiter zuweisen oder ihn durch Ziehen neu ordnen. Um einen Artikel zu entfernen, klick auf das Mülltonnen-Symbol.
Klicke auf Speichern.

Um eine bestehende Serie zu bearbeiten, klick auf das Stiftsymbol in der Liste oder doppelklick auf den Eintrag.

Archivieren: Wenn du eine Serie nicht mehr brauchst, aber behalten möchtest, kannst du sie archivieren statt zu löschen. Klick dazu auf Archivieren. Die Serie wird daraufhin ausgeblendet, und alle zukünftigen Termine werden storniert. Eine archivierte Serie kannst du später durch Klick auf Wiederherstellen wieder aktivieren.

Mit dem Schalter Alle anzeigen kannst du zwischen zwei Ansichten wechseln:

Aus (Standard): Du siehst nur Serien mit zukünftigen Terminen.
An: Du siehst auch bereits abgelaufene und archivierte Serien.

Die Spalte Termine zeigt dir, wie viele Einzeltermine aus dieser Serie entstanden sind.

Aufbau des Fensters

Das Fenster für Ausnahmeverzeiten enthält folgende Spalten:

Standort: Der Ort, für den die Ausnahmeverzeizeit gilt.
Tag: Der Wochentag als Abkürzung (z. B. Mo, Di).
Datum: Das Datum in Kurzform.
Mitarbeiter: Die Namen der zugeordneten Mitarbeiter, kommagetrennt.
Von und Bis: Die Uhrzeit der Ausnahmeverzeizeit.

Das Fenster für Serientermine enthält folgende Spalten:

Kunde: Der Kundenname, für den die Serie gilt (falls zugeordnet).
Mitarbeiter: Der Name des zugeordneten Mitarbeiters.
Wiederholung: Die Beschreibung des Wiederholungsmusters (z. B. "Jede Woche").
Von und Bis: Das Start- und Enddatum der Serie.
Termine: Die Anzahl der Einzeltermine, die aus dieser Serie entstanden sind.

Was danach passiert

Ausnahmeverzeiten und Serientermine werden gespeichert und erscheinen sofort in deinem Kalender. Serientermine erzeugen automatisch einzelne Termine auf Basis des definierten Wiederholungsmusters. Diese Einzeltermine lassen sich später noch verschieben oder anpassen.

Archivierte Serien sind aus dem Kalender entfernt, können aber jederzeit wiederhergestellt werden.

Tipps und Hinweise

Reihenfolge von Artikeln: Wenn du Artikel zu einer Serie hinzugefügt hast, bestimmt ihre Reihenfolge die Abfolge im Termin. Ziehe sie mit der Maus an die richtige Position.
Mitarbeiter bei Artikeln: Wenn du einen Artikel ohne Mitarbeiter-Zuweisung hinzufügst, wird der Mitarbeiter aus dem Feld Mitarbeiter (Seriendaten) verwendet.
Dauer und Artikel: Sobald du Artikel hinzufügst, wird die Dauer automatisch aus der Summe ihrer Bearbeitungszeiten berechnet. Das Feld Dauer (Minuten) wird dann gesperrt.
Ausnahmeverzeiten und Öffnungszeiten: Eine Ausnahmeverzeizeit hebt die regulären Öffnungszeiten des Standorts auf. Das ist sinnvoll, wenn der Standort an einem Tag ganz geschlossen oder nur zu anderen Zeiten geöffnet hat – mit einer Ausnahmeverzeizeit machst du den Tag für Online-Buchungen teilweise oder ganz verfügbar.