Arbeitszeiten eines Mitarbeiters eintragen und verwalten

Hier siehst du alle erfassten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters Monat für Monat: Soll- und Ist-Zeiten, Pausen, Saldo und Abwesenheiten. Du kannst Tage bearbeiten, Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten eintragen, Urlaubstage gutschreiben oder Überstunden auszahlen.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Arbeitszeit-Verwaltung
Wähle einen Mitarbeiter aus
Du siehst die monatliche Übersicht seiner Zeiten

Voraussetzungen

Der Mitarbeiter muss ein Arbeitszeitmodell und ein Eintrittsdatum haben. Sind diese nicht hinterlegt, sind viele Funktionen grau und nicht nutzbar.

So gehst du vor

Tageszeiten eintragen oder ändern

Doppelklick auf einen Tag in der Tabelle oder klick auf das Stift-Symbol neben dem Datum
Es öffnet sich eine Übersicht mit allen Einträgen für diesen Tag
Klick auf einen Eintrag, um ihn zu bearbeiten, oder erstelle einen neuen
Trage Anfangs- und Endzeit ein
Speichern – die Tabelle aktualisiert sich sofort

Urlaub, Krankheit oder andere Abwesenheiten eintragen

Klick rechts oben auf Eintragen – ein Fenster mit verschiedenen Karten öffnet sich
Wähle die Art der Abwesenheit:
- Urlaubstage gutschreiben: Zusätzliche Urlaubstage ins Konto buchen
- Urlaub eintragen: Urlaubstage für den Mitarbeiter erfassen
- Zeitausgleich eintragen: Bezahlte oder unbezahlte Abwesenheiten
- Krankenstand eintragen: Krankheitstage
- Weitere Kategorien je nach deiner Konfiguration
Klick auf die gewählte Karte – das nächste Fenster öffnet sich:
- Art: Wähle den Typ aus dem Auswahlfeld – was du hier auswählen kannst, hängt von der gewählten Abwesenheitsart ab
- Zeitraum oder Datum: Je nach Abwesenheitsart wählst du einen Datumsbereich (für ganze Tage) oder einen einzelnen Tag mit Uhrzeiten
- Für unbezahlte Abwesenheiten: Nutze die Schnellschaltflächen 1/4 Tag, 1/2 Tag oder Ganzer Tag – sie berechnen die Endzeit automatisch basierend auf der Soll-Arbeitszeit des Tages
Klick Übernehmen
Der Eintrag ist gespeichert und erscheint in der Tabelle

Monat wechseln

Nutze die Pfeile neben dem Datum oben rechts, um zum vorherigen oder nächsten Monat zu wechseln. Die Schaltfläche Heute springt auf den aktuellen Monat.

Arbeitsstunden drucken

Klick auf Drucken, um den Zeitnachweis als PDF zu erzeugen und zu öffnen.

Soll-Arbeitszeit für einen Tag ändern

Klick auf die Soll-Zeit eines Tages in der Spalte Soll. Ein Fenster öffnet sich, in dem du die Standard-Arbeitszeit aus dem Arbeitszeitmodell überschreiben kannst. Diese Änderung gilt nur für diesen einen Tag.

Aufbau der Übersicht

Die Tabelle zeigt dir für jeden Tag:

Datum: Der Wochentag und das Tagesdatum
Soll: Die vereinbarte Arbeitszeit – klick darauf, um sie zu ändern
Ist: Summe aller eingetragenen Arbeitszeiten
Pause: Automatisch berechnet oder manuell angepasst
Saldo: Differenz zwischen Ist und Soll (positiv = Überstunden, negativ = Fehlstunden)
Abwesenheiten: Eingetragene Urlaube, Krankheiten oder andere Gründe

Unter der Tabelle siehst du eine Zusammenfassung mit Gesamtstunden, ausstehenden Urlaubstagen und dem Monatssaldo.

Was danach passiert

Die Einträge sind sofort gespeichert. Du kannst sie jederzeit bearbeiten – klick einfach erneut auf den Tag oder den Eintrag. Wenn du Urlaubstage, Krankheit oder Ausgleichszeiten eingetragen hast, werden diese in den Abwesenheitsspalten der Tabelle angezeigt und wirken sich auf den Saldo aus.

Für weitere Aufgaben in der Zeitverwaltung:

Tipps und Hinweise

Ist die Funktion ausgegraut, fehlt dem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell oder Eintrittsdatum – trag diese in seiner Personalakte ein
Du kannst jeden beliebigen Tag nachträglich bearbeiten, solange die Abwesenheit in der Vergangenheit liegt
Bei unbezahlten Abwesenheiten: Die Schnellschaltflächen (1/4 Tag usw.) berechnen die Dauer basierend auf der Soll-Arbeitszeit des Tages
Tage mit aktiver Abwesenheit zeigen diese in rot an; öffne den Tag, um sie zu bearbeiten oder zu löschen