Telefonie verwalten

Hier richtest du dein Telefonsystem ein: Rufnummern, Nebenstellen für Mitarbeiter, VoIP-Geräte und automatische Anrufabläufe. Alle Bereiche arbeiten zusammen, sodass Anrufe richtig geroutet werden und dein Team sie entgegennehmen kann.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Telefonie.
2. Klicke auf Verwaltung.

Die Seite öffnet sich mit fünf Registerkarten für die verschiedenen Bereiche der Telefonie-Verwaltung.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung der Telefonie-Konfiguration.

So gehst du vor

Die Verwaltung besteht aus fünf Bereichen, die du je nach Bedarf bearbeitest. Am Anfang einer neuen Telefonie-Anlage brauchst du immer diese Reihenfolge:

1. Richte Nummern ein

1. Wähle die Registerkarte Nummern.
2. Klicke Hinzufügen, um eine Rufnummer einzutragen.
   • Bezeichnung: Ein Name, unter dem du die Nummer erkennst. Optional, aber empfohlen.
   • Standort: Der Ort oder die Filiale, der diese Nummer zugeordnet ist. Pflichtfeld.
   • Anrufe standardmäßig aufzeichnen: Aktiviere das Kontrollkästchen, wenn alle Anrufe auf dieser Nummer aufgezeichnet werden sollen. Optional.
   • Ansage am Anfang der Aufzeichnung: Nur sichtbar, wenn Aufzeichnung aktiviert ist. Der Text, den Anrufer am Anfang eines aufgezeichneten Gesprächs hören – wenn das Feld leer bleibt, wird ein Standardtext verwendet.
   • Default-Nebenstelle (Direct-Ring): Wähle eine Nebenstelle, an die Anrufe auf dieser Nummer zuerst gehen sollen. Optional; ohne Angabe werden Anrufe nach deinen Anrufabläufen behandelt.
   • KI-Stimme: Wähle, welche Stimme dein System für Ansagen auf dieser Nummer nutzt. Du kannst später zwischen verschiedenen Stimmen wechseln.
   • Stil-Hinweis: Ein Vermerk für die KI-Sprachausgabe. Optional.
   • Sprechtempo: Wie schnell die Ansagen gesprochen werden. Der Standard ist „Normal".
3. Speichere die Nummer.

2. Lege Nebenstellen an

Nebenstellen sind SIP-Konten für dein Telefonsystem. Jeder Mitarbeiter oder jeder Meetingraum braucht eine.

1. Wähle die Registerkarte Nebenstellen.
2. Klicke Hinzufügen.
   • SIP-Username: Ein Name oder eine Nummer, die die Nebenstelle identifiziert. Pflichtfeld. Darf nur Buchstaben, Zahlen und Unterstriche enthalten.
   • Bezeichnung: Ein sprechender Name. Optional.
   • Standard-Caller-ID-Nummer: Wähle eine der Rufnummern, die du oben eingerichtet hast. Diese Nummer wird bei ausgehenden Anrufen angezeigt. Pflichtfeld.
   • Mitarbeiter: Wähle, welcher Mitarbeiter diese Nebenstelle benutzt. Optional – leer lassen für Gemeinschaftsgeräte wie Rezeption oder Meetingraum.
3. Speichere die Nebenstelle. Das System generiert daraufhin automatisch ein SIP-Passwort – du siehst es einmalig in einem neuen Fenster und kannst es ins Gerät übernehmen.

3. Verbinde VoIP-Geräte

Physische Telefone brauchen Konfigurationsdaten, um sich ins System anzumelden.

1. Wähle die Registerkarte VoIP-Geräte.
2. Klicke Hinzufügen.
   • MAC-Adresse: Die eindeutige Netzwerk-Adresse des Telefons. Das System akzeptiert die Adresse mit oder ohne Trennzeichen. Pflichtfeld.
   • Bezeichnung: Ein Name, unter dem du das Gerät erkennst. Optional.
   • Hersteller / Modell: Wähle den Hersteller und trage das Modell ein. Das System nutzt diese Angaben für die Provisioning-Konfiguration.
   • Nebenstelle (SIP-Account, Line 1): Ordne eine Nebenstelle zu. Das ist die erste Telefonnummer, unter der das Gerät erreichbar ist.
   • Weitere SIP-Accounts (Line 2, 3, …): Optional. Du kannst dem Gerät zusätzliche Nebenstellen zuordnen, sodass ein Telefon mehrere Nummern annehmen kann. Nutze die Auswahlzeile darunter, um weitere hinzuzufügen; mit dem Papierkorb-Symbol entfernst du eine.
3. Speichere das Gerät. Das System erzeugt eine Provisioning-URL – damit kann sich das Telefon selbst konfigurieren.

4. Richte Anrufabläufe ein

Anrufabläufe sind Regeln, wie Anrufe bearbeitet werden: Begrüßung, Sprachmenü, Öffnungszeiten, Weiterleitungen.

1. Wähle die Registerkarte Anrufabläufe.
2. Klicke Hinzufügen.
   • Name: Ein Name für diesen Ablauf. Pflichtfeld.
   • Nebenstelle (Empfänger): Wähle, welche Nebenstelle Anrufe, die in diesen Ablauf gehen, am Ende erhalten sollen. Pflichtfeld.
3. Speichere den Ablauf. Das System öffnet dann den visuellen Designer.
4. Im Designer:
   • Klicke Schritt hinzufügen, um einzelne Schritte aufzubauen (z.B. „Begrüßung abspielen", „Sprachmenü", „Weiterleitung bei Besetzt").
   • Verbinde Schritte durch Klick-und-Ziehen, um den Ablauf zu gestalten.
   • Mit Testanruf kannst du den Ablauf ausprobieren.
   • Mit Basisdaten kannst du Name und Ziel-Nebenstelle später noch ändern.

5. Überprüfe den Status

Die Registerkarte Status zeigt die aktuelle Verbindung deiner Geräte und Nebenstellen zum Server – nutze sie zur Fehlersuche, wenn etwas nicht funktioniert.

Aufbau der Verwaltungsseite

Die Seite besteht aus fünf Registerkarten:

• Nummern: Alle Telefonnummern deines Unternehmens. Hier stellst du ein, wie Anrufe auf diesen Nummern grundsätzlich behandelt werden (Aufzeichnung, KI-Stimme, Standard-Ziel).
• Nebenstellen: Alle SIP-Konten. Jede Nebenstelle hat einen eindeutigen Benutzernamen, einen Namen und eine zugeordnete Telefonnummer (Caller-ID). Hier verwaltest du auch SIP-Passwörter.
• VoIP-Geräte: Alle physischen Telefone und deren Zuordnung zu Nebenstellen. Das System zeigt, welche Geräte aktiv sind und wann sie zuletzt online waren.
• Anrufabläufe: Automatisierte Regeln für eingehende Anrufe. Jeder Ablauf ist an eine Nebenstelle gekoppelt – Anrufe auf die Rufnummern, die diese Nebenstelle nutzen, lösen den Ablauf aus.
• Status: Echtzeitinformationen über Geräte-Verbindungen und Systemzustand.

Was danach passiert

Sobald du eine Nummer, Nebenstelle und ein Gerät eingerichtet hast, kann dein Team Anrufe entgegennehmen. Die Anrufabläufe automatisieren dann Begrüßungen, Sprachmenüs und Weiterleitungen. Alle Änderungen sind sofort wirksam.

Wenn du die Verwaltung abgeschlossen hast, kannst du dich eingehende Anrufe ansehen oder den Status deiner Telefonie-Geräte überwachen.

Tipps und Hinweise

• Reihenfolge: Beginne mit Nummern, dann Nebenstellen, dann Geräte. Ohne Nummer funktioniert nichts.
• Mehrere Lines auf einem Gerät: Ein modernes Telefon kann mehrere Nebenstellen (Lines) gleichzeitig annehmen. Das ist sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter mehrere Bereiche bedient oder ein Gerät als Pool-Station genutzt wird.
• SIP-Passwort: Wird beim Anlegen einer Nebenstelle generiert und angezeigt – du siehst es nur einmal. Solltest du es vergessen, nutze die Aktion SIP-Passwort anzeigen oder rotieren in der Nebenstellen-Liste.
• Provisioning-URL: Die URL für ein VoIP-Gerät findest du mit der Schaltfläche Provisioning-URL anzeigen in der Geräte-Liste. Gib diese URL ins Telefon ein (meist im Web-Interface), und es konfiguriert sich selbst.
• Anrufabläufe testen: Nutze die Testanruf-Funktion im Designer, um Begrüßungen und Menüs anzuhören, bevor echte Anrufer sie erleben.