Gastkonto eines Gastes abrechnen
Wenn ein Gast abreist oder zwischendurch bezahlen möchte, rechnest du sein Gastkonto ab. Dabei werden alle offenen Leistungen zusammengefasst und als Rechnung oder Kassenbeleg erfasst – entweder bezahlt der Gast sofort an der Kasse, oder die Rechnung bleibt offen.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Hotel > Gastkonten
- Suche den Gast in der Liste oder nutze die Filter
- Doppelklick auf die Zeile oder klick auf die Schaltfläche Gastkonto öffnen
- Klick auf Abrechnen
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht „Rezeption" im Hotelmodul. Es gibt keine anderen Voraussetzungen.
So gehst du vor
Rechnungsart wählen
Im Auswahlfeld Rechnungsart entscheidest du, wie abgerechnet wird:
- Gastrechnung: Standard – alles auf eine Rechnung
- Zwischenrechnung (Teilzahlung mit Beleg): Rechnet gewählte Leistungen schon jetzt ab, der Gast kann später noch mehr buchen
- Firmenrechnung: Rechnung an den Firmenkunden statt an den Gast
Rechnungsempfänger bestätigen oder ändern
Im Feld Rechnungsempfänger siehst du, an wen die Rechnung geht. Das ist normalerweise der Gast selbst. Wenn es eine Firmenrechnung ist oder der Gast eine andere Adresse wünscht, wähle hier einen anderen Kunden aus.
Beträge kontrollieren
Der Bereich Betrag zeigt dir:
- Zu zahlen: Der Gesamtbetrag (brutto)
- Leistungen des Hotels: Was der Gast im Hotel direkt gebucht hat (z. B. Minibar, Wäscheservice)
- Auf das Zimmer gebucht: Was der Gast in Restaurant oder Gastronomie auf sein Zimmer gebucht hat – dieser Betrag ist bereits versteuert und kommt nur als Zahlbetrag hinzu
Zahlungsart festlegen
- Setze Gast bezahlt jetzt an der Kasse, wenn der Gast sofort bezahlen soll. Wähle dann die Kasse, an der bezahlt wird. Der Kassierer kann dort zwischen Bar, Karte, Gutschein oder Kundenkonto wählen.
- Ohne diesen Schalter: Die Rechnung wird erstellt und bleibt als offener Posten stehen, später zahlbar.
Abrechnung durchführen
Klick auf Rechnung erstellen (wenn keine Kasse gewählt) oder Zur Zahlung an der Kasse (wenn eine Kasse gewählt wurde).
Aufbau des Abrechnung-Fensters
Das Fenster zeigt drei Bereiche, die nacheinander gefüllt werden:
Umfang Hier bestimmst du die Art und den Empfänger der Abrechnung. Ohne Auswahl werden alle offenen Zeilen des Gastkontos abgerechnet.
Betrag Hier siehst du den Gesamtbetrag und die Aufschlüsselung nach Hotelleistungen und Gastronomiebuchungen – beide sind wichtig, weil sie unterschiedlich versteuert sind.
Zahlung Hier legst du fest, ob der Gast an der Kasse bezahlt oder auf Rechnung. Bei Kasse-Zahlung wählst du die entsprechende Kasse aus.
Was danach passiert
Die Abrechnung zeigt dir das Ergebnis:
- Belegnummer: Die neu erstellte Rechnungs- oder Kassenbeleglicht
- Betrag brutto: Der abgerechnete Gesamtbetrag
- Leistungen des Hotels und Auf das Zimmer gebucht, bereits versteuert: Die Aufschlüsselung der abgerechneten Beträge
Wenn der Gast an der Kasse bezahlt hat, siehst du die Schaltfläche Beleg öffnen – damit kannst du den Kassenbeleg drucken oder versenden.
Nach dem Klick auf Fertig schliesst sich das Fenster und das Gastkonto wird geschlossen (es sei denn, der Gast bucht später noch etwas). Die abgerechneten Leistungen stehen jetzt als bezahlt oder als offene Forderung im System.
Tipps und Hinweise
- Nur offene Leistungen werden abgerechnet: Bereits bezahlte oder stornierte Leistungen bleiben aussen vor.
- Restaurant und Gastronomie: Was der Gast dort auf sein Zimmer gebucht hat, hat schon einen Kassenbeleg. Hier kommt nur der Betrag zur Zahlung – es entsteht keine neue Umsatzsteuer.
- Kassenbeleg statt Rechnung: Wenn du an der Kasse abrechnest, entsteht ein Kassenbeleg für das Kassenbuch. Das ist für Bar- und Kartenzahlungen die richtige Wahl.
- Rechnung stornieren: Hast du eine Rechnung erstellt und merkst zu spät, dass etwas falsch war, öffne das Gastkonto erneut – wenn es noch nicht bezahlt wurde, kannst du es wieder öffnen und neu abrechnen.
- Leistungen vor Abrechnung buchen: Du kannst vor der Abrechnung noch Leistungen hinzufügen oder vorhandene stornieren und umbuchen – nutze dazu die Schaltflächen im Gastkonto-Fenster.