Schichtplanung einrichten
Hier legst du die Grundlagen für deine Schichtplanung an: Schichtvorlagen für wiederkehrende Arbeitszeiten, Regeln, die diese Vorlagen automatisch auf bestimmte Wochentage und Mitarbeiter verteilen, und Qualifikationen, um Fachkenntnisse abzubilden. Diese Einstellungen bilden die Grundlage für deinen täglichen Dienstplan.
So kommst du hierher
Öffne die Seitenleiste und wähle Schichtplanung > Verwaltung.
Voraussetzungen
Du brauchst die Berechtigung zum Verwalten der Schichtplanung.
Aufbau der Verwaltungsseite
Die Seite hat drei Registerkarten: Vorlagen, Regeln und Qualifikationen. Jede Registerkarte zeigt eine Liste der entsprechenden Einträge mit Bearbeitungs- und Lösch-Schaltflächen.
So gehst du vor
Die drei Registerkarten arbeiten zusammen: Du legst erst Vorlagen an, dann Regeln, die diese Vorlagen automatisch verteilen, und optional Qualifikationen, um Fachkenntnisse zu dokumentieren.
Schichtvorlagen anlegen
Eine Schichtvorlage beschreibt eine wiederkehrende Arbeitszeit mit Beginn, Dauer und Pause. Wenn du später im Plan eine Schicht setzen willst, wählst du eine Vorlage – das spart dir, jedes Mal alle Zeiten neu einzutippen.
Gehe zur Registerkarte Vorlagen und klicke Hinzufügen.
Wähle den Standort, für den diese Vorlage gelten soll. Dieses Feld ist erforderlich.
Trage einen Name ein – zum Beispiel „Frühschicht" oder „Nachtbereitschaft".
Trage ein Kürzel ein, das die Vorlage im Plan eindeutig kennzeichnet, zum Beispiel „FS" oder „NB".
Wähle ggf. eine Abteilung, wenn die Vorlage nur für eine bestimmte Abteilung am Standort gelten soll. Dieses Feld ist optional.
Wähle eine Farbe, um die Vorlage im Plan visuell zu unterscheiden.
Trage die Arbeitszeiten ein:
- Beginn (HH:mm): Wann beginnt die Schicht?
- Ende (HH:mm): Wann endet sie?
- Pause (Min): Wie viele Minuten Pause sind eingeplant?
Die Dauer wird automatisch berechnet und angezeigt. Wenn das Ende vor dem Beginn liegt, wird die Schicht als Nachtschicht erkannt und mit „+1 Tag" gekennzeichnet.
Unter Soll-Besetzung pro Wochentag legst du fest, an welchen Tagen diese Vorlage einsatzfähig ist und wie viele Mitarbeiter an diesen Tagen die Schicht übernehmen sollen:
- Schalte jeden Wochentag an oder aus.
- Trage die Anzahl der benötigten Personen ein – standardmäßig ist 1 Mitarbeiter voreingestellt.
Klicke Speichern.
Vorlage bearbeiten: Doppelklick auf eine Vorlage in der Liste oder klick die Bearbeitungs-Schaltfläche.
Vorlage löschen: Klick die Lösch-Schaltfläche. Eine Bestätigung wird verlangt.
Schichtregel anlegen
Eine Regel verteilt eine Schichtvorlage automatisch auf einen Mitarbeiter und einen bestimmten Wochentag. Statt jeden Montag manuell dieselbe Schicht einzutragen, setzt eine Regel sie automatisch.
Gehe zur Registerkarte Regeln und klicke Hinzufügen.
- Hinweis: Wenn noch keine Vorlage existiert, wirst du aufgefordert, erst eine anzulegen.
Wähle den Mitarbeiter, für den die Regel gelten soll.
Wähle die Vorlage, die wiederkehrend eingesetzt werden soll.
Wähle den Wochentag, an dem die Schicht jede Woche stattfinden soll.
Trage das Gültig ab-Datum ein – ab diesem Tag wird die Regel aktiv.
Trage optional ein Gültig bis-Datum ein. Wenn leer, läuft die Regel unbegrenzt.
Schalte Aktiv an oder aus:
- An: Die Regel wird im Plan berücksichtigt.
- Aus: Die Regel ist gespeichert, wird aber nicht angewendet.
Klicke Speichern.
Regel bearbeiten: Doppelklick auf eine Regel in der Liste oder klick die Bearbeitungs-Schaltfläche.
Regel löschen: Klick die Lösch-Schaltfläche. Eine Bestätigung wird verlangt.
Qualifikationen anlegen und verwalten
Qualifikationen bilden Fachkenntnisse oder Befähigungen ab – zum Beispiel „Erste Hilfe" oder „Gabelstaplerführerschein". Du kannst Mitarbeitern Qualifikationen zuweisen und diese später im Plan verwenden, um sicherzustellen, dass bestimmte Mitarbeiter bestimmte Schichten übernehmen.
- Gehe zur Registerkarte Qualifikationen und klicke Hinzufügen.
- Trage einen Name ein, der die Qualifikation klar bezeichnet.
- Trage optional eine Beschreibung ein, um mehr Kontext zu geben.
- Klicke Speichern.
Mitarbeiter zu einer Qualifikation hinzufügen:
- Öffne eine bereits gespeicherte Qualifikation durch Doppelklick oder die Bearbeitungs-Schaltfläche.
- Im Bereich Mitarbeiter mit dieser Qualifikation siehst du alle bereits zugeordneten Mitarbeiter mit dem Datum, bis wann die Qualifikation gültig ist.
- Klicke Mitarbeiter hinzufügen. Ein Fenster öffnet sich, in dem du Mitarbeiter wählst.
- Wähle die Mitarbeiter aus und klicke Speichern. Sie werden der Qualifikation hinzugefügt.
Mitarbeiter aus einer Qualifikation entfernen:
- Öffne die Qualifikation.
- Klick in der Liste die Lösch-Schaltfläche neben dem Mitarbeiter.
- Bestätige die Rückfrage.
Gültig bis-Datum: Wenn du einen Mitarbeiter hinzufügst, kannst du ein Ablaufdatum setzen. Zeigt „unbefristet", wenn kein Datum gesetzt ist.
Qualifikation archivieren: Klick die Schaltfläche Archivieren in der Bearbeitungsform. Die Qualifikation wird nicht gelöscht, sondern als inaktiv gekennzeichnet und ist später nicht mehr wählbar – bestehende Zuordnungen bleiben erhalten.
Was danach passiert
Deine Vorlagen, Regeln und Qualifikationen sind jetzt im System gespeichert. Beim Erstellen oder Bearbeiten des Dienstplans kannst du diese Einstellungen verwenden, um schnell und konsistent Schichten zu verteilen.
Tipps und Hinweise
Vorlage mit „Soll-Besetzung" vs. Regel: Eine Vorlage legt fest, wie viele Mitarbeiter ideal an einem Tag besetzt sein sollten. Eine Regel weist die Vorlage einem bestimmten Mitarbeiter zu. Du brauchst beides: erst die Vorlage, dann die Regel.
Nachtschichten: Wenn das Ende der Schicht vor dem Beginn liegt (z. B. Beginn 22:00, Ende 06:00), wird die Schicht automatisch als Übernacht erkannt und erhält das Etikett „+1 Tag".
Regeln können sich überlappen: Wenn ein Mitarbeiter mehrere Regeln für denselben Wochentag hat, werden alle im Plan angezeigt. Nutze das Gültig bis-Datum, um Übergänge zu steuern.
Qualifikationen sind optional: Nicht alle Schichten müssen an Qualifikationen gebunden sein. Du kannst sie später im Plan freiwillig nutzen.