Kartenzahlungsterminals und Registrierkasse einrichten

Hier verbindest du Kartenzahlungsterminals mit deinem System und konfigurierst österreichische Registrierkassensysteme (RKSV/TSE). Das ist die Grundlage für bargeldlose Zahlungen und für die korrekte elektronische Übermittlung von Belegen an das Finanzamt.

So kommst du hierher

1. Klicke in der Seitenleiste auf System/Kontenrahmen.
2. Wähle einen Kassenplatz aus der Liste aus.
3. Klicke auf die Registerkarte Kartenzahlung.

Voraussetzungen

Für Kartenzahlungsterminals: Du brauchst die Registrierungscodes, die du mit den Geräten erhalten hast.

Für RKSV oder TSE: Du benötigst ein österreichisches Unternehmen, die Zugangsdaten von deinem Steuerberater oder FinanzOnline und optional ein Hardware-Sicherheitsmodul.

Aufbau der Seite

Die Seite zeigt zwei Bereiche:

• Kartenzahlungsterminals: eine Tabelle mit allen verbundenen Terminals (Name, Status, IP-Adresse, Seriennummer, Software-Version)
• RKSV und TSE: Konfigurationsbereiche für österreichische Registrierkassensysteme (nur relevant, wenn diese Systeme in deinem Land erforderlich sind)

So gehst du vor

Kartenzahlungsterminal verbinden

1. Klicke auf Gerät mit weboffice verbinden (oder Weiteres Terminal mit weboffice verbinden, wenn bereits ein Terminal vorhanden ist).
2. Trage einen aussagekräftigen Namen für das Terminal ein (Terminal Name).
3. Gib den Registrierungscode ein, den du mit dem Gerät erhalten hast (Terminal Registration Code).
4. Klicke auf Hinzufügen.

Das Terminal wird jetzt mit deinem Kassenplatz verbunden. Es erscheint in der Tabelle, und du siehst seinen Status (online/offline), seine IP-Adresse und weitere technische Informationen.

RKSV-Registrierkasse einrichten (Österreich)

RKSV ist das österreichische System zur elektronischen Signatur von Kassabelegen. Die Einrichtung verläuft in mehreren Schritten:

1. Klicke im Bereich RKSV auf Starten.
2. Firmendaten eingeben: Gib deinen rechtlichen Firmennamen, deine UID-Nummer oder Steuernummer, deine Postleitzahl, Stadt und Straße ein. Wähle dein Land aus. Klicke auf Zum nächsten Schritt.
3. FinanzOnline-Zugangsdaten eingeben: Trage die Teilnehmer-Identifikation, Benutzer-Identifikation und das Passwort ein, die du von deinem Steuerberater oder FinanzOnline erhalten hast. Klicke auf Zum nächsten Schritt.
4. Sicherheitseinrichtung erstellen: Überprüfe die angezeigten Daten (Firma, UID-Nummer, Steuernummer, FON-Teilnehmer). Falls eine Plausibilitätswarnung angezeigt wird, überprüfe deine Eingaben oder wende dich an deinen Steuerberater. Klicke auf Sicherheitseinrichtung erstellen (oder Trotzdem erstellen, wenn du sicher bist, dass die Daten trotz der Warnung passen).
5. Sicherheitseinrichtung aktivieren: Sobald die Einrichtung erstellt ist, klicke auf Aktivieren, um sie bei FinanzOnline zu registrieren.

Nach erfolgreicher Aktivierung siehst du die Bestätigung, dass deine Registrierkasse im LIVE-Modus läuft.

TSE-System einrichten (Österreich)

TSE ist das neuere Sicherheitsmodul für österreichische Registrierkassen. Die Einrichtung ähnelt RKSV:

1. Klicke im Bereich TSE auf Starten.
2. Folge den gleichen Schritten wie bei RKSV (Firmendaten, FinanzOnline-Zugangsdaten, Initialisierung).
3. Klicke auf Initialisieren, um die TSE einzurichten.

Nach erfolgreicher Initialisierung siehst du die Bestätigung, dass deine TSE im LIVE-Modus läuft.

Buchhaltungsschnittstelle konfigurieren

Zusätzlich kannst du die Verbindung zu deiner Buchhaltungssoftware einrichten:

1. Klicke in der Tabelle der Kassenplätze auf das Zahnrad-Symbol neben einem Kassenplatz.
2. Klicke auf Buchhaltungsschnittstelle bearbeiten.
3. Wähle deine Buchhaltungsschnittstelle aus (z.B. BMD).
4. Schalte optional ein, ob bei neuen Kunden und Lieferanten automatisch Konten angelegt werden sollen (Kundenkonto bei Neuanlage eines Kunden / Konto bei Neuanlage eines Lieferanten).
5. Trage die entsprechenden Nummernkreise ein.
6. Falls du DATEV nutzt: Trage deine Beraternummer, Mandantennummer und das Wirtschaftsjahrbeginn-Datum ein.
7. Klicke auf Speichern.

Was danach passiert

Kartenzahlungsterminals: Das verbundene Terminal ist sofort aktiv und kann Kartenzahlungen verarbeiten. Alle Transaktionen werden in deinem System erfasst.

RKSV/TSE: Nach erfolgreicher Aktivierung werden alle Kassabelege elektronisch signiert und an das österreichische Finanzamt übermittelt. Das System läuft im LIVE-Modus.

Buchhaltungsschnittstelle: Die Verbindung zu deiner Buchhaltungssoftware ist hergestellt. Neue Kunden und Lieferanten können automatisch in der Buchhaltung angelegt werden.

Tipps und Hinweise

• Terminal-Status prüfen: Der Status "online" bedeutet, dass das Terminal verbunden und einsatzbereit ist. "Offline" deutet auf ein Verbindungsproblem hin – überprüfe deine Netzwerkverbindung.
• RKSV/TSE-Probleme: Wenn eine Fehlermeldung von FinanzOnline oder Fiskaly auftaucht, überprüfe zuerst deine Firmendaten und Zugangsdaten. Du kannst die Daten jederzeit bearbeiten, ohne das System zu beeinträchtigen.
• Keine Auswirkungen sofort: Die Konfiguration von RKSV/TSE hat zunächst keine Auswirkungen auf deine Kasse – du kannst alle Schritte in deinem eigenen Tempo durchlaufen.
• Sicherheitseinrichtung stilllegen: Falls du RKSV/TSE nicht mehr brauchst oder ein Problem beheben möchtest, kannst du die Sicherheitseinrichtung jederzeit stilllegen und später neu aufbauen.