Arbeitsverträge und Mitarbeiteraktionen verwalten

Hier legst du Arbeitsverträge für einen Mitarbeiter an, definierst verschiedene Vertragsperioden mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und führst administrative Aktionen durch – wie Zugang sperren, Kennwort ändern oder eine PIN für die Zeiterfassung festlegen.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Stammdaten > Mitarbeiter
2. Wähle den Mitarbeiter, dessen Verträge und Aktionen du verwalten möchtest
3. Im Bearbeitungsfenster findest du die Registerkarten für Arbeitsverträge und Mitarbeiter-Aktionen

Voraussetzungen

Du musst die erforderlichen Rechte haben, um Mitarbeiterdaten zu bearbeiten. Vor dem Anlegen von Vertragsperioden müssen Arbeitszeitmodelle vorhanden sein.

So gehst du vor

Arbeitsverträge verwalten

1. Übersicht der Verträge: Du siehst alle Verträge des Mitarbeiters mit ihren Start- und Austrittsdaten. Mit der Schaltfläche Neuen Arbeitsvertrag hinzufügen legst du einen weiteren Vertrag an.

   Es kann immer nur ein Vertrag gleichzeitig aktiv sein – das heißt, ohne Austrittsdatum. Willst du einen neuen Vertrag hinzufügen, muss der aktuelle erst ein Austrittsdatum haben.

2. Startdatum und Austrittsdatum festlegen: Trage für jeden Vertrag ein Startdatum ein. Das Austrittsdatum ist optional – es markiert das Ende des aktiven Vertrags.

3. Vertragsperioden verwalten: Jeder Vertrag kann in mehrere Perioden unterteilt werden, etwa wenn sich das Arbeitszeitmodell oder die Personalkosten ändern.

   • Arbeitszeitmodell: Wähle das Modell für diese Periode aus der Liste. Mit Kein Modell weist du keines zu.
   • Gültig ab: Das Startdatum der Periode. Die erste Periode beginnt automatisch mit dem Startdatum des Vertrags. Bei weiteren Perioden kannst du ein beliebiges späteres Datum wählen – die maximale Gültigkeitsdauer wird dabei automatisch auf den Beginn der nächsten Periode oder das Austrittsdatum des Vertrags begrenzt.
   • Personalkosten p.a.: Die jährlichen Personalkosten für diese Periode (inklusive Dienstgeberanteil, 13. und 14. Gehalt). Dieses Feld ist sichtbar, wenn du die entsprechenden Rechte hast. Eine Gehaltsanpassung wirkt erst ab dem Datum ihrer Periode.

4. Neue Vertragsperiode hinzufügen: Mit der Schaltfläche Vertragsperiode hinzufügen legst du weitere Perioden an. Die neue Periode beginnt am Tag nach der letzten Periode.

5. Vertragsperiode löschen: Die erste Periode kannst du nicht löschen. Spätere Perioden entfernst du mit der roten Schaltfläche Löschen (Papierkorb-Symbol).

6. Arbeitszeiten neu berechnen (nur nach dem Speichern): Diese Schaltfläche aktualisiert die gespeicherte Sollzeit aller Zeitbuchungstage anhand des aktuellen Arbeitszeitmodells und berechnet den Saldo neu. Das ist sinnvoll, nachdem du das Arbeitszeitmodell einer Periode geändert hast. Fehlende Arbeitstage der letzten 60 Tage werden automatisch nachgetragen, gelöschte Buchungen werden jedoch nicht wiederhergestellt. Diese Funktion ist erst verfügbar, nachdem du den Vertrag gespeichert hast und keine ungespeicherten Änderungen an ihm vorliegen.

7. Arbeitsvertrag löschen: Mit der roten Schaltfläche Arbeitsvertrag löschen entfernst du einen ganzen Vertrag – aber nur, wenn das möglich ist (manche Verträge sind geschützt, etwa weil sie bereits Buchungen enthalten).

Mitarbeiter-Aktionen durchführen

Die Aktionen für diesen Mitarbeiter findest du in der Registerkarte Aktionen:

1. Zugang sperren oder entsperren:

   • Ist der Zugang aktiv, siehst du Sperren – der Mitarbeiter kann sich nicht mehr anmelden.
   • Ist der Zugang gesperrt, siehst du Entsperren – der Mitarbeiter kann sich wieder anmelden. Du kannst deinen eigenen Zugang nicht sperren.

2. Kennwort vergeben: Wähle Neues Kennwort vergeben, um dem Mitarbeiter ein neues Kennwort zu setzen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du das neue Kennwort eingeben kannst.

3. PIN festlegen (nur wenn PIN-Anmeldung aktiviert ist):

   • Wähle PIN festlegen, um eine persönliche PIN für den Mitarbeiter einzurichten. Diese wird etwa für die Zeiterfassung am Terminal verwendet. Die PIN muss eindeutig sein – das System warnt dich, wenn du eine bereits verwendete PIN eingibst.
   • Ist bereits eine PIN vorhanden, siehst du zusätzlich PIN löschen – damit entfernst du die PIN wieder.

4. Mitarbeiterausweis drucken: Wähle Mitarbeiterausweis drucken, um einen Ausweis für den Mitarbeiter zu drucken. Du kannst festlegen, ob er sofort gedruckt oder nur zur Vorschau angezeigt wird.

Aufbau der Seite

Die Arbeitsverträge werden in Karten angezeigt. Jede Karte zeigt den Zeitraum des Vertrags im Titel an. Innerhalb einer Karte siehst du:

• Startdatum und Austrittsdatum: Datumfelder oben
• Vertragsperioden: Eine Liste aller Perioden, sortiert nach Gültigkeitsdatum. Jede Periode zeigt ihr Arbeitszeitmodell, das Gültig-ab-Datum und (falls du die Rechte hast) die jährlichen Personalkosten. Mit einem Klick auf eine Periode kannst du sie bearbeiten oder löschen.
• Aktionsschaltflächen: Unten in der Karte findest du die Schaltflächen zum Neu Berechnen oder Löschen des gesamten Vertrags.

Die Mitarbeiter-Aktionen sind als Kacheln angeordnet, von denen jede eine Aktion darstellt. Du klickst auf die Kachel, um die Aktion auszuführen.

Was danach passiert

Alle Änderungen an Verträgen und Perioden werden gespeichert, sobald du die Schaltfläche Speichern drückst. Danach kannst du Arbeitszeiten neu berechnen, falls du das Arbeitszeitmodell geändert hast.

Aktionen wie Sperren, Kennwort-Änderung oder PIN-Festlegung werden sofort ausgeführt – nach Bestätigung in einem Bestätigungsfenster.

Die Mitarbeiterdaten bleiben erhalten und können jederzeit wieder aufgerufen und bearbeitet werden. Weitere Informationen zur Mitarbeiterverwaltung findest du unter Mitarbeiterstammdaten.

Tipps und Hinweise

• Nur ein aktiver Vertrag: Das System erlaubt nur einen Vertrag ohne Austrittsdatum pro Mitarbeiter. Wenn du einen neuen Vertrag anlegen möchtest, setze erst das Austrittsdatum des alten Vertrags.
• PIN-Eindeutigkeit: Achte darauf, dass jede PIN nur einmal vergeben ist. Das System prüft das automatisch und gibt eine Warnung aus, wenn die PIN bereits existiert.
• Neuberechnung nach Modelländerungen: Die Funktion „Arbeitszeiten neu berechnen" ist nur sinnvoll, wenn du das Arbeitszeitmodell einer Periode geändert hast. Sie aktualisiert die Sollzeiten, stellt aber gelöschte Buchungen nicht wieder her.
• Eigene Sperre: Du kannst deinen eigenen Benutzerzugang nicht sperren.