Einen neuen Kunden anlegen

Du erstellst hier einen neuen Kundendatensatz mit Kontaktdaten, Adresse und Zahlungsbedingungen. Neue Kunden brauchst du, um später Angebote, Bestellungen oder Reservierungen zu erfassen.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Stammdaten > Kunden.
2. Klicke auf Neuer Kunde (die grüne Schaltfläche oben links).

Das Eingabefenster für einen neuen Kunden öffnet sich.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, Kunden anzulegen. Es gibt keine sonstigen Voraussetzungen.

So gehst du vor

1. Kundenart: Wähle, ob es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen (Geschäftskunde) handelt. Je nach Wahl erscheinen unterschiedliche Felder.

2. Für Privatpersonen:

   • Anrede: Wähle eine Anrede (z. B. Herr, Frau).
   • Vorname und Nachname: Trage den Namen ein.
   • Geburtsdatum (optional): Trage das Geburtsdatum ein, falls du es erfassen möchtest.
   • Kundennummer: Eine Nummer wird automatisch vergeben – du kannst sie ändern, wenn nötig.

3. Für Geschäftskunden:

   • Firmenname: Trage den Namen des Unternehmens ein.
   • Kundennummer: Eine Nummer wird automatisch vergeben – du kannst sie ändern, wenn nötig.

4. Kontaktdaten (alle optional):

   • Telefon und Handy: Trage die Telefonnummern ein.
   • Fax: Trage die Faxnummer ein.
   • E-Mail: Trage die E-Mail-Adresse ein.
   • Website: Trage die Webseite ein.

5. Standorte: Wenn dein Unternehmen mehrere Standorte hat, wähle aus, an welchen Standorten dieser Kunde tätig ist. Klicke auf das Feld Standorte und aktiviere die Kontrollkästchen für die gewünschten Standorte.

6. Adresse (rechte Seite):

   • Straße und Hausnummer: Trage die Straße ein.
   • Postleitzahl und Ort: Trage die Postleitzahl und den Ortsnamen ein.
   • Land: Wähle das Land aus.

7. Lieferadresse (nur für Geschäftskunden mit Rechnungsmodul):

   • Setze Lieferadresse ist Rechnungsadresse auf An, wenn die Lieferadresse gleich der Rechnungsadresse sein soll.
   • Ist die Lieferadresse anders, schalte den Schalter auf Aus und trage die abweichenden Daten ein.

8. Zahlungsmodalitäten (nur für Geschäftskunden, falls Rechnungs- oder Kassenmodul aktiv ist):

   • Rechnungsmail: Trage die E-Mail-Adresse ein, an die Rechnungen gesendet werden sollen.
   • Skonto (%) und Skonto (Tage): Falls du dem Kunden einen Rabatt bei schneller Bezahlung gewährst, trage den Prozentsatz und die Anzahl der Tage ein.
   • Zahlungsziel (Tage): Trage ein, wie viele Tage der Kunde zur Bezahlung hat.
   • Besteuerung: Wähle die Umsatzsteuer-Art – normalerweise USt. verrechnen. Nur bei grenzüberschreitenden Geschäften andere Optionen.
   • Steuernummer und USt-ID (für Geschäftskunden): Trage diese ein. Du kannst die USt-ID prüfen, indem du auf die Schaltfläche USt-ID prüfen klickst – weboffice prüft dann, ob die Nummer gültig ist.

9. Speichern: Klicke auf Speichern (unten rechts, grüne Schaltfläche). Der Kunde wird angelegt und das Fenster schließt sich.

Aufbau des Eingabefensters

Das Fenster teilt sich in zwei Spalten:

Linke Seite:

• Stammdaten: Kundenart (Privatperson / Geschäftskunde), Name(n), Telefon, E-Mail und weitere Kontaktdaten. Je nach Kundenart und Einstellungen können manche Felder erforderlich oder optional sein.
• Die Kundennummer wird automatisch vergeben.

Rechte Seite:

• Anschrift: Straße, Postleitzahl, Ort und Land.
• Lieferadresse (nur Geschäftskunden): Separate Adresse, wenn nicht identisch mit der Rechnungsadresse.
• Zahlungsmodalitäten (nur Geschäftskunden): Zahlungsziele, Skonto, Steuernummer und Umsatzsteuer-ID.

Was danach passiert

Der Kunde wird gespeichert und erhält eine eindeutige Kundennummer. Du kannst ihn sofort verwenden, um Angebote, Bestellungen oder Reservierungen zu erfassen.

Möchtest du später noch mehr Informationen hinzufügen – etwa Kundennotizen, individuelle Preise oder ein Bild – öffnest du den Kundendatensatz wieder und füllst die übrigen Registerkarten aus. Mehr dazu unter Einen Kundendatensatz pflegen.

Tipps und Hinweise

• Kundennummer muss eindeutig sein: Wenn du eine Kundennummer änderst und diese bereits existiert, fragt weboffice dich, ob eine neue Nummer automatisch vergeben werden soll.
• Kontaktdaten sind optional: Du kannst einen Kunden ohne Telefon oder E-Mail anlegen. Je nachdem, welche Module aktiv sind, können einzelne Felder aber erforderlich sein.
• Standorte sind wichtig: Ordne den Kunden den richtigen Standorten zu – das ist später relevant, wenn du Umsätze nach Standort auswerten möchtest.
• Zahlungsziele sparen Zeit: Wenn du häufig den gleichen Zahlungszeitraum oder Skonto nutzt, trage diese Werte ein – sie werden für zukünftige Rechnungen automatisch übernommen.