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Reservierungen erfassen und verwalten

Hier erfasst du alle Buchungen deines Hotels: Anreise, Abreise, Zimmerzuteilung, Verpflegung und Preis. Du siehst eine Übersicht aller Reservierungen mit ihrem aktuellen Status – ob sie offen, eingecheckt oder storniert sind – und kannst jede Reservierung bearbeiten oder ihre Aufenthalte verwalten.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Hotel > Reservierungen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Anzeige von Hoteldaten. Außerdem müssen bereits Zimmerkategorien und Zimmer angelegt sein – sonst kannst du keine Reservierung erfassen.

So gehst du vor

Öffne die Reservierungsliste
Du siehst eine Tabelle mit allen Reservierungen deines aktiven Gewinncenters. Die Liste zeigt für jede Buchung die Reservierungsnummer, den Gastnamen, Anreise- und Abreisedatum, die Zimmer, Kategorien und den Gesamtpreis.
Filtere die Anzeige nach Bedarf
Oben rechts kannst du die Liste eingrenzen:
- Nur offene: Wenn du diesen Schalter aktivierst, siehst du nur noch Reservierungen, die nicht storniert oder vollständig abgeschlossen sind.
- Aufenthalt im Zeitraum: Mit dieser Datumsauswahl zeigst du nur Reservierungen an, deren Aufenthalt in den gewählten Zeitraum fällt. Standardmäßig ist ein Zeitraum von drei Monaten voreingestellt.
Erfasse eine neue Reservierung
Klicke auf Neue Reservierung (grüne Schaltfläche mit Plus-Symbol). Ein Eingabefenster öffnet sich, in dem du Anreisedatum, Abreisedatum, Zimmerkategorie, Verpflegungsart und den Preis einträgst. Du kannst auch einen Gast ohne Reservierung (etwa einen Walk-in-Gast) auf diese Weise erfassen.
Bearbeite eine bestehende Reservierung
Klicke auf die Schaltfläche mit dem Stift in der entsprechenden Zeile, oder doppelklicke auf die Reservierung. Das Eingabefenster öffnet sich, und du kannst alle Daten ändern.
Öffne die Aktionen einer Reservierung
Klicke auf die Schaltfläche mit der Rakete (Aktionen). Ein Fenster öffnet sich mit einer Übersicht der Aufenthalte:
- Jeder Aufenthalt ist als Karte dargestellt und zeigt den Status, die Daten und die Zimmerkategorie.
- Klicke auf einen Aufenthalt, um ihn zu öffnen und Details wie Check-in, Zimmer, Gastkonto oder Verpflegung zu verwalten (siehe Hotel/Anreise).
- Mit Im Belegungsplan zeigen springst du direkt zum Belegungsplan, der auf die Anreise dieser Reservierung voreingestellt ist.
- Wenn der Status es erlaubt, kannst du die Reservierung mit Stornieren absagen – dabei wird eine Stornogebühr nach deiner Stornoregel berechnet.

Aufbau der Reservierungsliste

Spalten mit den wichtigsten Angaben:

Reservierung: Die eindeutige Buchungsnummer
Gast: Name des Gastes
Anreise und Abreise: Daten des Aufenthalts im Format TT.MM.YYYY
Zimmer: Die Nummern der zugeordneten Zimmer (oder leer, wenn noch nicht zugewiesen)
Kategorie: Die Zimmerkategorien (z. B. Einzelzimmer, Suite)
Hotel: Das Hotel, zu dem die Reservierung gehört
Personen: Anzahl der Erwachsenen und Kinder
Zustand: Der aktuelle Status der Reservierung (z. B. offen, eingecheckt, storniert) mit farbigem Symbol
Zuteilung: Zeigt an, ob alle Zimmer zugewiesen sind oder noch Zimmer fehlen (mit Warnsymbol)
Gesamt: Der Gesamtpreis der Reservierung

Weitere Spalten wie Nächte, Verpflegung und Gebucht am sind standardmäßig ausgeblendet, lassen sich aber über die Spaltenauswahl einblenden.

Was danach passiert

Die neue oder bearbeitete Reservierung wird sofort gespeichert und erscheint in der Liste. Die Aufenthalte werden automatisch angelegt und können jederzeit ergänzt oder angepasst werden.

Wenn du Zimmer noch nicht zugewiesen hast, siehst du ein Warnsymbol in der Spalte Zuteilung. Du kannst die Zuweisung später beim Aufenthalt vornehmen oder direkt im Belegungsplan zuteilen.

Tipps und Hinweise

Erste Einrichtung: Wenn dein Hotel noch keine Kategorien oder Zimmer hat, führt dich das System durch die Einrichtung. Lege zunächst eine Kategorie an, dann die Zimmer – erst dann kannst du Reservierungen erfassen.
Ansehen ohne Bearbeitung: Wenn du das Recht zur Bearbeitung von Reservierungen nicht hast, öffnet sich beim Klick auf den Stift ein reines Anzeigefenster.
Automatische Aktualisierung: Änderungen durch andere Nutzer werden live angezeigt, wenn sie den Bestand (z. B. Check-in) verändern.