Lieferschein einlesen und Wareneingang verarbeiten

Du kannst einen Lieferschein als PDF oder Foto direkt in weboffice hochladen – die KI liest ihn automatisch aus und erstellt einen Wareneingang mit den erkannten Positionen. So sparst du dir die manuelle Erfassung. Danach prüfst und bestätigst du die Positionen und buchst die Ware ins Lager.

So kommst du hierher

1. Wähle in der Seitenleiste Lager-Einkauf
2. Öffne die Registerkarte Wareneingang

Voraussetzungen

Du brauchst das Lagerrecht und mindestens ein Lager, das in den Lager-Einstellungen angelegt ist. Der Lieferschein muss als PDF oder Fotodatei vorliegen.

So gehst du vor

Lieferschein hochladen

1. Klicke auf die Schaltfläche Lieferschein einlesen
2. Ziehe die PDF- oder Bilddatei deines Lieferscheins in das Fenster, das sich öffnet – oder wähle die Datei über den Datei-Browser

Die KI liest den Lieferschein aus. Du siehst jetzt ein Bearbeitungsfenster mit den erkannten Daten und Positionen.

Erkannte Daten prüfen

3. Prüfe die Daten im Fenster:

   • Lieferant: War die Erkennung richtig? Falls nicht, kannst du einen anderen Lieferanten wählen
   • Lieferschein-Nr., Rechnungsnummer, Lieferdatum: Korrigiere, wenn die KI etwas falsch erkannt hat
   • Positionen: Schau dir die erkannten Artikel, Mengen und Preise an – speichere Änderungen direkt ab

4. Wenn einzelne Positionen falsch erkannt wurden, bearbeite sie oder lösche sie und trage sie manuell ein

   • Artikel: Wähle den richtigen Artikel oder trage den Namen/die Nummer ein
   • Menge: Trage die gelieferte Menge ein
   • Preis: Ändere den Einkaufspreis, wenn nötig

5. Klicke Speichern

Wareneingang prüfen und buchen

Nach dem Speichern siehst du die Übersicht aller Wareneingänge wieder. Der neue Eintrag erscheint in der Liste mit dem Status In Bearbeitung.

6. Doppelklick auf den Eintrag oder klicke auf Bearbeiten – das Bearbeitungsfenster öffnet sich nochmal
7. Prüfe alle Positionen nochmal durch – ändere ggf. noch Mengen oder Artikel
8. Klicke Speichern

Sobald du speicherst, siehst du wieder die Übersicht. Der Wareneingang ist jetzt bereit zum Einbuchen.

9. Klicke auf die Schaltfläche Einbuchen (nur sichtbar, wenn mindestens eine Position erfasst ist)
10. Bestätige die Sicherheitsabfrage mit Ja

Die Ware ist nun ins Lager gebucht. Der Status wechselt zu Abgeschlossen und die Lagermenge wird erhöht.

Aufbau der Seite

Die Übersicht zeigt eine Tabelle mit allen Wareneingängen:

• Nummer: Eindeutige Nummer des Wareneingangs (Format: WE/...)
• Lieferant: Name des Lieferanten
• Status:
  • Offen = noch keine Positionen erfasst
  • In Bearbeitung = mindestens eine Position ist erfasst, aber noch nicht gebucht
  • Abgeschlossen = bereits ins Lager gebucht
• Lieferschein-Nr.: Die Nummer vom Lieferschein des Lieferanten
• Rechnungsnummer: Rechnungsnummer (falls erfasst)
• Bestellung: Wenn dieser Wareneingang zu einer Bestellung gehört, siehst du hier die Bestellnummer
• Positionen: Anzahl der erfassten Positionen
• Lager: In welches Lager die Ware geht
• Erstelldatum: Wann der Wareneingang angelegt wurde
• Lieferung: Vollständig oder Teilweise – ob alle bestellten Mengen geliefert wurden

In der letzten Spalte stehen die Aktionsschaltflächen:

• Einbuchen (grün, nur wenn noch nicht gebucht): Buchung bestätigen
• Lagerbuchung rückgängig machen (grau, nur wenn gebucht): Bestandsreserve annullieren
• Drucken: Wareneingang ausdrucken
• Bearbeiten: Positionen nochmal überprüfen und ändern
• Löschen: Wareneingang löschen (auch alle Buchungen werden annulliert)

Was danach passiert

Der Wareneingang ist gebucht und die Lagerbestände sind aktualisiert. Wenn der Wareneingang zu einer Bestellung gehört, wird diese mit den eingegangenen Mengen abgeglichen.

Du kannst einen Wareneingang noch nachträglich bearbeiten – öffne ihn über Bearbeiten und ändere Positionen. Die Lagerbuchungen werden entsprechend angepasst.

Wenn ein eingegangener Wareneingang fehlerhaft war, klicke auf Lagerbuchung rückgängig machen – die Mengen werden aus dem Lager genommen und der Status wechselt zurück auf In Bearbeitung. Du kannst dann die Positionen korrigieren und neu buchen.

Tipps und Hinweise

• KI-Erkennung hilft, spart aber nicht alle Prüfung: Lieferscheine mit unklarer Druckqualität, Handschrift oder ungewöhnlichen Formaten können Erkennungsfehler haben. Prüfe die Daten immer gegen deinen tatsächlichen Lieferschein.
• Artikel nicht gefunden? Wenn ein Artikel auf dem Lieferschein nicht in weboffice vorkommt, erkennst du das daran, dass das Feld leer bleibt oder rot wird. Trage den Artikelnamen oder die Nummer manuell ein – wenn der Artikel noch nie erfasst wurde, legt weboffice ihn automatisch an.
• Mehrfach eingeben vermeiden: Ein Lieferschein kann nur einmal eingelesen werden. Wenn du den gleichen Schein zweimal hochlädst, entstehen zwei separate Wareneingänge. Lösche dann einen davon.
• Lagerbuchung ist endgültig: Sobald du eingebucht hast, ist der Bestand geändert. Du kannst das rückgängig machen, aber eine Bestandsabweichung ist sichtbar. Prüfe deshalb vorher nochmal.