Rechnungen aus Aufträgen schreiben

Du schreibst eine Rechnung, um einem Kunden eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware in Rechnung zu stellen. Die Rechnung basiert auf einem vorherigen Auftrag oder Angebot und führt den Geschäftsfall bis zur Bezahlung.

Voraussetzungen

Du brauchst ein Recht für die Rechnungsverwaltung. Ein abgeschlossener Auftrag oder eine Auftragsbestätigung muss bereits vorhanden sein, von dem die Rechnung ausgehen soll.

Aufbau der Übersicht

In der Rechnungsliste siehst du alle bisherigen Rechnungen übersichtlich:

Auftragstyp: zeigt an, ob es sich um eine reguläre Rechnung, eine wiederkehrende Rechnung oder andere Formen handelt
Nr.: die Rechnungsnummer
Auftragsdatum: wann der ursprüngliche Auftrag erstellt wurde
Kunde: wer die Rechnung erhält
Σ Netto und Σ Brutto: die Summen ohne und mit Steuern
Info-Bereich rechts: zeigt den aktuellen Status der Rechnung (beispielsweise wie viele Tage bis zur Fälligkeit verbleiben, ob eine Teilzahlung eingegangen ist oder ob die Rechnung bezahlt ist)

So gehst du vor

Öffne die Rechnungsliste und wähle den Auftrag oder die Auftragsbestätigung, von dem du eine Rechnung schreiben möchtest.
Im Detailfenster der Rechnung stellst du sicher, dass alle Positionen und Beträge korrekt sind. Bearbeite bei Bedarf Posten oder Summen.
Speichere die Rechnung. Erst dann wird sie im System aktiv und erhält eine offizielle Rechnungsnummer.
Sobald gespeichert, kannst du die Rechnung versenden. Alternativ kannst du sie ausdrucken oder als Datei exportieren.

Was danach passiert

Die Rechnung ist nun erstellt und wird in der Liste angezeigt. Im Info-Bereich siehst du unmittelbar, wie lange der Kunde noch Zeit zur Bezahlung hat. Je nach Konfiguration kann eine automatische Erinnerung versendet werden.

Wenn der Kunde bezahlt, erfasst du die Zahlung. Sollte die Rechnung fehlerhaft sein, kannst du eine Stornorechnung oder Gutschrift ausstellen.

Aus einer Rechnung können auch weitere Aufträge entstehen – beispielsweise wenn der Kunde eine Nachlieferung benötigt oder eine Gegenrechnung stellt. Diese Folgeaufträge werden im Info-Bereich angezeigt und können von dort aus schnell aufgerufen werden.

Tipps und Hinweise

Vorherige und folgende Aufträge sehen: Im Info-Bereich der Rechnung siehst du mit Pfeilen, welcher Auftrag dieser Rechnung vorausging und welche Folgeaufträge oder Kreditnoten damit verbunden sind. Klick auf die Nummern, um schnell zwischen den Dokumenten zu wechseln.
Mehrere Folgeaufträge: Wenn es viele Folgepositionen gibt, erscheint die Schaltfläche „Folgeaufträge" mit Anzahl. Klick darauf, um alle auf einmal zu sehen.
Zahlungserinnerungen: Bleibt eine Rechnung unbezahlt, wird das im Info-Bereich deutlich angezeigt. Du kannst dann eine Mahnung versenden.