Kundenstammdaten bearbeiten

Hier pflegst du die Stammdaten eines Kunden: Name, Adresse, Kontaktdaten und individuelle Felder, die dein Betrieb speichern möchte. Diese Daten sind die Grundlage für Bestellungen, Rechnungen und alle weiteren Geschäftsvorfälle mit diesem Kunden.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Stammdaten > Kunden.
Suche den Kunden in der Liste oder trage seinen Namen ins Suchfeld ein.
Klicke auf den Kunden, um seine Daten zu öffnen.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du benötigst nur Zugriff auf den Bereich Stammdaten.

So gehst du vor

Fülle die allgemeinen Daten aus (Registerkarte Allgemein):
- Kundenart: Wähle, ob es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt.
- Vorname und Nachname: Trage den Namen des Kunden ein.
- Geburtsdatum: Optional – wird nur bei Bedarf erfasst.
- Kundennummer: Das System vergibt diese automatisch, du kannst sie aber ändern.
- Telefon, Handy, Fax, E-Mail: Trage die Kontaktdaten ein, die du hast. Die Landesvorwahl ist bereits vorausgewählt.
- Website: Optional – die Webseite des Kunden, falls relevant.
- Kundenherkunft: Wähle, woher der Kunde kommt (z.B. aus einer Empfehlung oder Werbung). Dies ist optional.
Trage die Adresse ein (Bereich Anschrift):
- Straße: Straße und Hausnummer.
- Postleitzahl und Ort: Das System zeigt Ortsvorschläge, sobald du die Postleitzahl eintippst – wähle den passenden aus oder trage ihn manuell ein.
- Land: Voreingestellt ist dein Standardland. Ändere es, falls nötig.
Stelle die Lieferadresse ein (Bereich Lieferadresse): Wenn der Kunde an einer anderen Adresse beliefert werden soll, schalte den Schalter ein. Daraufhin erscheint ein Auswahlfeld, in dem du eine gespeicherte Adresse wählst oder eine neue erstellst.
Hinterlege Zahlungsbedingungen (Bereich Zahlungsmodalitäten):
- Rechnungsmail: E-Mail-Adresse, an die die Rechnungen gesendet werden.
- Skonto (%) und Skonto (Tage): Falls der Kunde einen Rabatt für schnelle Zahlung erhält, trage Prozentsatz und Frist ein.
- Zahlungsziel (Tage): Wie viele Tage hat der Kunde Zeit zu zahlen?
- Besteuerung: Wähle die Art der Umsatzsteuer (z.B. Regelbesteuerung oder Umkehr der Steuerschuld).
Gib das Buchhaltungskonto an (Bereich Buchhaltung):
- Buchhaltungskonto: Wähle das Konto, auf das Forderungen dieses Kunden gebucht werden.
Fülle individuelle Felder aus (Bereich Zusatzdaten): Wenn dein Betrieb zusätzliche Felder definiert hat, erscheinen diese in der Registerkarte Zusatzdaten. Fülle sie nach Bedarf aus.
Speichere die Daten, indem du die grüne Schaltfläche Speichern am unteren Rand anklickst.

Sobald du speicherst, werden die Daten übernommen und du siehst unterhalb der Stammdaten zwei weitere Bereiche:

Kundennotizen: Hier kannst du persönliche Notizen zum Kunden erfassen.
Kundenhistorie: Diese Übersicht zeigt alle bisherigen Einkäufe des Kunden mit Datum, Belegnummer, Netto- und Bruttobetrag sowie den Namen des Mitarbeiters, der die Transaktion bearbeitet hat. Mit Doppelklick auf einen Eintrag oder über die Schaltfläche Beleg anzeigen öffnest du die zugehörige Rechnung oder den Lieferschein.

Aufbau der Kundenseite

Die Kundendaten sind in mehreren Bereichen organisiert:

Registerkarte Allgemein:

Stammdaten: Kundennummer, Name, Kontaktdaten und Herkunft
Anschrift: Rechnungsadresse des Kunden
Lieferadresse: Abweichende Lieferadresse, falls nötig
Zahlungsmodalitäten: Zahlungsbedingungen, Skonto und Steuerkennzeichen
Buchhaltung: Zuordnung zu Kostenkonten

Registerkarte Zusatzdaten: Zeigt Felder an, die dein Betrieb zusätzlich speichert (z.B. Branche, Bonität, besondere Wünsche).

Unterhalb gespeicherter Daten:

Kundennotizen: Notizen und Besonderheiten zum Kunden
Kundenhistorie: Tabelle aller Einkäufe mit Datum, Belegnummer und Beträgen

Was danach passiert

Die Kundenstammdaten sind nun gespeichert und gelten für alle Bestellungen, Rechnungen und Anfragen dieses Kunden. Wenn du einen Beleg erstellst oder den Kunden anwählst, werden Name, Adresse und Zahlungsbedingungen automatisch aus diesen Stammdaten übernommen.

Weitere Aufgaben rund um den Kunden:

Tipps und Hinweise

Postleitzahl zuerst: Tippe die Postleitzahl ein, bevor du den Ort auswählst – das System schlägt dann automatisch passende Orte vor.
E-Mail-Adresse für Rechnungen: Wenn du eine Rechnungs-E-Mail angibst, können Rechnungen automatisch versendet werden.
Lieferadresse: Nutze die separate Lieferadresse nur, wenn sie wirklich abweicht. Sonst bleibt sie leer und es wird die Rechnungsadresse verwendet.
Kundenhistorie mit Doppelklick: Wenn du einen Eintrag in der Kundenhistorie schnell öffnen möchtest, reicht ein Doppelklick statt der Schaltfläche.