Dein Hotel einrichten: Häuser, Zimmer und Leistungen

Hier legst du die Grundstruktur deines Hotels an — welche Häuser und Zimmer es hat, in welche Kategorien sie gehören, welche Verpflegungs- und Zusatzleistungen es gibt, und wie die Ortstaxe abgeführt wird. Diese Daten sind die Voraussetzung für Belegungsplan, Hauswirtschaft und Abrechnung.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Hotel-Verwaltung.
2. Es öffnet sich eine Seite mit mehreren Registerkarten — Hotels, Zimmer, Kategorien, Verpflegung, Zusatzleistungen, Sperren und Ortstaxe.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Hotelverwaltung verwalten, um Daten anlegen und ändern zu können. Ohne Kategorien und Zimmer kannst du keine Reservierungen und keinen Belegungsplan führen.

So gehst du vor

Schritt 1: Kategorien anlegen

Kategorien fassen gleichwertige Zimmer zusammen und bestimmen Belegung, Preis und Ausstattung. Lege sie zuerst an, denn jedes Zimmer braucht eine Kategorie.

1. Gehe zur Registerkarte Kategorien.

2. Klicke Neu.

3. Trage die Informationen ein:

   • Standort: Der Ort, wo das Hotel steht (erforderlich).
   • Code: Kurze interne Kennung, etwa „DZ" für Doppelzimmer.
   • Bezeichnung: Aussagekräftiger Name für diese Zimmerart (erforderlich).
   • Reihenfolge: Zahlenwert für die Sortierung in Listen und Plänen.

4. Im Bereich Belegung legst du fest:

   • Standardbelegung: Wie viele Personen normalerweise in ein Zimmer dieser Kategorie passen.
   • Maximalbelegung: Nie mehr als diese Anzahl.
   • Erwachsene maximal und Kinder maximal: Getrennte Limits.

5. Im Bereich Aufenthalt und Reinigung:

   • Mindestaufenthalt und Maximalaufenthalt in Nächten (optional, leer bedeutet unbegrenzt).
   • Reinigungspuffer in Minuten: Zeit nach Checkout, bis das Zimmer wieder verkauft wird.

6. Im Bereich Verrechnung wählst du den Logis-Artikel — dieser Artikel wird verwendet, wenn diese Zimmerart auf eine Rechnung kommt. Ist nur ein Artikel ohne Standortbindung verfügbar, wird er automatisch gewählt.

7. Klicke Speichern.

Schritt 2: Häuser anlegen

Häuser teilen die Zimmer eines Standorts in separate Kontingente auf — etwa Haupthaus und Dependance. Der Belegungsplan bekommt später je Haus einen Reiter.

1. Gehe zur Registerkarte Hotels.

2. Klicke Neu.

3. Trage ein:

   • Standort: Wo das Haus steht (erforderlich).
   • Bezeichnung: Name des Hauses.
   • Reihenfolge: Zahlenwert für die Sortierung.

4. Klicke Speichern.

Schritt 3: Zimmer anlegen

Jedes Zimmer ist eine einzeln verkaufbare Einheit pro Nacht. Du kannst sie einzeln oder in Serien anlegen.

Einzelne Zimmer

1. Gehe zur Registerkarte Zimmer.

2. Klicke Neu.

3. Trage ein:

   • Hotel: In welchem Haus (erforderlich).
   • Zimmernummer: Die Nummer, unter der das Zimmer bekannt ist.
   • Kategorie: Welche Kategoriegruppe es gehört (erforderlich).
   • Etage und Trakt oder Gebäude: Optionale Zusatzinformationen.
   • Reihenfolge: Zahlenwert für die Sortierung.

4. Im Bereich Verkauf:

   • Personalzimmer: Aktivieren, wenn dieses Zimmer nicht regulär verkauft wird (etwa Personalquartier).
   • Außer Verkauf: Aktivieren, wenn das Zimmer gerade nicht verfügbar ist — dann fällt es aus dem Belegungsplan.

5. Im Bereich Betten gibst du die Ausstattung an:

   • Wähle Bettentyp (beispielsweise Doppelbett, Einzelbett) und Anzahl.
   • Klicke Bett hinzufügen, um mehrere Betten einzutragen.

6. Klicke Speichern.

Mehrere Zimmer auf einmal

Für schnelleres Arbeiten gibt es die Serienanlage:

1. Gehe zur Registerkarte Zimmer.

2. Klicke Serie.

3. Trage ein:

   • Standort (erforderlich).
   • Kategorie (erforderlich).
   • Präfix der Nummer: Text, der vor der Nummer steht, etwa „101" für Zimmer 101, 102, 103.
   • Von Nummer und Bis Nummer: Nummernbereich, etwa von 101 bis 110.
   • Stellen auffüllen: Wie viele Ziffern die Nummer haben soll — 0 bedeutet keine Auffüllung.
   • Etage, Hotel, Trakt oder Gebäude (optional).

4. Klicke Serie anlegen. Alle Zimmer werden jetzt auf einmal erzeugt, und eine Erfolgsmeldung zeigt, wie viele.

Schritt 4: Zimmer sperren (optional)

Sperren nehmen Zimmer aus dem Bestand — bei Wartung, Renovierung oder Eigenbedarf. Ein einzelnes Zimmer sperrt genau dieses; eine Kategoriegruppe sperrt eine Anzahl Einheiten pro Nacht.

1. Gehe zur Registerkarte Sperren.

2. Klicke Neu.

3. Wähle:

   • Standort (erforderlich).
   • Grund der Sperre: Instandhaltung, Renovierung, Eigenbedarf, Reserve oder Sonstiges.
   • Von und bis: Zeitraum, in dem die Sperre gilt.

4. Dann entscheidest du, was gesperrt wird:

   • Zimmer auswählen: Dann wird genau dieses Zimmer gesperrt.
   • Zimmer leer lassen: Dann erscheint ein Feld Kategorie mit einem Feld Wie viele Einheiten. Du kannst dann z. B. die ganze Kategorie oder nur 2 von 5 Einheiten sperren.

5. Trage optional einen Vermerk ein.

6. Aktiviere Auch für Vertriebskanäle sperren, wenn die Sperre auch dort gelten soll.

7. Klicke Speichern.

Schritt 5: Verpflegungsarten anlegen (optional)

Verpflegungsarten legen fest, welche Mahlzeiten im Preis stecken — Übernachtung, Halbpension, Vollpension. Sie bestimmen auch, wie die Verpflegung in Küche und Steuerbilanz landet.

1. Gehe zur Registerkarte Verpflegung.

2. Klicke Neu.

3. Trage ein:

   • Standort (erforderlich).
   • Code: Kurze Kennung, etwa „HB".
   • Bezeichnung: Aussagekräftiger Name (erforderlich).
   • Beschreibung: Optional, etwa für interne Notizen.
   • Reihenfolge: Zahlenwert für die Sortierung.

4. Im Bereich Mahlzeiten wählst du:

   • Erste Mahlzeit: Mahlzeit beim Anreisen.
   • Letzte Mahlzeit: Mahlzeit beim Abreisen.

   Diese bestimmen, welcher Preisvorteil am An- und Abreisetag anfällt. Halbpension beginnt üblicherweise mit Abendessen und endet mit Frühstück.

5. Im Bereich Verrechnung (optional):

   • Wählst du einen Artikel für den Verpflegungsanteil, trennt der Nachtlauf Logis und Verpflegung und verrechnet sie mit dem Steuersatz dieses Artikels. Leer gelassen wird die Verpflegung im Logis enthalten.

6. Klicke Speichern.

Schritt 6: Zusatzleistungen anlegen (optional)

Zusatzleistungen sind alles neben dem Logis: Garage, Haustier, Wellness, Leihrad. Sie landen auf dem Gastkonto und in der Rechnung.

1. Gehe zur Registerkarte Zusatzleistungen.

2. Klicke Neu.

3. Trage ein:

   • Standort (erforderlich).
   • Bezeichnung: Name der Leistung.
   • Verrechnungsart: Einmalig je Aufenthalt, je Nacht, je Person einmalig oder je Person und Nacht.
   • Preis brutto: Was die Leistung kostet.

4. Im Bereich Verrechnung:

   • Wähle einen Artikel. Der Artikel bestimmt Steuersatz und Erlöskonto. Ohne Artikel lässt sich die Leistung nicht auf ein Gastkonto buchen.
   • Optional: Klicke Preis aus dem Artikel übernehmen, um den Preis von dort zu kopieren.

5. Im Bereich Kontingent (optional):

   • Aktiviere Menge pro Tag begrenzen, wenn diese Leistung nur eine begrenzte Anzahl Male pro Tag verkauft werden darf — etwa Parkplätze oder Leihräder.
   • Trage die Menge pro Tag ein.

6. Klicke Speichern.

Schritt 7: Ortstaxe einrichten (optional, nur mit Recht „Hotelverwaltung verwalten")

Die Ortstaxe wird für die Gemeinde eingehoben und ist kein Erlös des Hauses — sie ist ein durchlaufender Posten.

1. Gehe zur Registerkarte Ortstaxe.

2. Klicke Neu.

3. Trage ein:

   • Standort (erforderlich).
   • Bezeichnung: Name der Abgabe.
   • Gemeinde- oder Regionskennung: Code der Gemeinde.
   • Empfänger der Abgabe: An wen die Abgabe geht.

4. Im Bereich Berechnung:

   • Bemessung: Je Person und Nacht, je Zimmer und Nacht, je Aufenthalt oder Prozent vom Logiserlös.
   • Träger: Gast oder Betrieb — wer zahlt.
   • Durchlaufender Posten: Aktivieren, damit die Abgabe nicht in die Umsatzsteuerbasis einfließt.
   • Höchstens verrechenbare Nächte (optional): Limit für die Berechnung.

5. Im Bereich Verrechnung:

   • Wähle einen Artikel und optional einen Steuersatz.

6. Im Bereich Sätze gibst du ein oder mehrere Sätze an — je Satz gilt ein Betrag ab einem Datum:

   • Gültig ab: Datum, ab dem dieser Satz gilt.
   • Betrag: Der Steuerbetrag.
   • Klicke Satz hinzufügen, um mehrere Sätze zeitlich versetzt zu erfassen.

7. Im Bereich Befreiungen (optional): Lege fest, welche Personen befreit sind — etwa Kinder unter einem Alter oder Einheimische:

   • Art: Alter, Gästegruppe, Anzahl Nächte oder Einheimische.
   • Je nach Art weitere Felder (Alter, Ermäßigung in Prozent).
   • Klicke Befreiung hinzufügen, um weitere hinzuzufügen.

8. Klicke Speichern.

Aufbau der Seite

Die Hotel-Verwaltung besteht aus sieben Registerkarten:

• Hotels: Liste der Häuser — jedes Haus ist eine separate Organisationseinheit innerhalb eines Standorts mit eigenen Zimmern und eigenem Reiter im Belegungsplan.
• Zimmer: Alle Zimmer des Standorts, sortiert nach Hotel und Nummer. Hier kannst du auch einzelne Zimmer archivieren oder aus dem Verkauf nehmen.
• Kategorien: Zimmertypen, die Belegung, Preis und Ausstattung tragen. Jedes Zimmer gehört zu einer Kategorie.
• Verpflegung: Mahlzeitenpakete wie Halbpension oder Vollpension, die Logis und Verpflegung trennen.
• Zusatzleistungen: Nebenleistungen wie Garage, Haustier oder Wellness — mit Preis und optional Kontingent pro Tag.
• Sperren: Gesperrte Zimmer oder Kategorien für Wartung, Renovierung oder Eigenbedarf. Gesperrte Einheiten fallen aus dem Belegungsplan.
• Ortstaxe (nur mit Recht): Gemeindesteuern mit Sätzen und Befreiungen.

Was danach passiert

Deine Hotelstruktur ist jetzt hinterlegt. Du kannst jetzt:

• Im Belegungsplan die Zimmer verwalten und Reservierungen anlegen.
• In der Hauswirtschaft Reinigung und Instandhaltung planen.
• Auf Konten Gäste und ihre Aufenthalte verwalten.
• Mit Raten Preise und Pauschalen hinterlegen.

Alle späteren Änderungen — neue Zimmer, geänderte Kategorien, Sperren — werden hier vorgenommen.

Tipps und Hinweise

• Archivieren statt Löschen: Kategorien, Zimmer, Verpflegungsarten und Zusatzleistungen können archiviert werden. Archivierte Einträge sind nicht mehr sichtbar und nicht wählbar, aber alte Rechnungen und Reservierungen bleiben gültig. Zum Archivieren aktiviere den Schalter Zeige archivierte Einträge und klicke das Symbol neben dem Eintrag.

• Standorte: Alle Daten sind an einen Standort gebunden. Wenn du mehrere Standorte betreibst, wiederholst du diese Einrichtung für jeden Standort.

• Serienanlage für viele Zimmer: Hat dein Hotel Zimmer mit laufenden Nummern (101, 102, 103), ist die Serienanlage viel schneller als Einzelanlage.

• Kategoriewechsel: Wenn du die Kategorie eines Zimmers änderst, wirkt sich das auf zukünftige Buchungen aus, nicht auf laufende Reservierungen.

• Sperren und Vertriebskanäle: Aktiviere Auch für Vertriebskanäle sperren, wenn die Sperre auch in extern angebundenen Portalen sichtbar sein soll.

• Verpflegung ohne eigenen Artikel: Ist kein Artikel für den Verpflegungsanteil gewählt, ist die Verpflegung im Logiserlös enthalten und fließt in den Steuersatz des Logisartikels ein.