Stammdaten für dein Hotel anlegen

Hier legst du alle Grundlagen für deinen Hotelbetrieb an: Hotels, Zimmer, Kategorien, Verpflegungsarten, Zusatzleistungen, Sperren und die Ortstaxe. Das Programm braucht diese Einstellungen, damit der Belegungsplan und der Nachtlauf später arbeiten können.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und klicke auf Hotel-Verwaltung.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Hotel verwalten. Für den Nachtlauf und die Ortstaxe brauchst du zusätzlich das Recht Hotel verwalten (Betrieb).

Aufbau der Seite

Die Seite besteht aus mehreren Registerkarten, die du am linken Rand findest. Jede Registerkarte zeigt eine Liste der entsprechenden Objekte und oben eine Schaltfläche Neu, um neue Einträge anzulegen:

• Hotels: Die Häuser innerhalb eines Standorts — etwa Haupthaus, Dependance oder Chalets. Jedes bekommt später seinen eigenen Reiter im Belegungsplan.
• Zimmer: Die einzelnen verkaufbaren Einheiten. Ein Zimmer braucht zuerst eine Kategorie.
• Kategorien: Gruppen gleichwertiger Zimmer. Sie tragen die Belegungsgrenzen, den Logis-Artikel und die Reinigungszeiten.
• Verpflegung: Die Mahlzeitenpakete — was im Preis steckt und wie es verrechnet wird.
• Zusatzleistungen: Alles neben dem Logis — Garage, Haustier, Wellness, Leihrad.
• Sperren: Zimmer oder Einheiten außer Verkauf — bei Renovierung, Instandhaltung, Eigenbedarf.
• Nachtlauf (nur mit entsprechendem Recht): Der automatische Lauf, der jede Nacht Logis, Verpflegung und Ortstaxe auf die Gastkonten bucht.
• Ortstaxe (nur mit entsprechendem Recht): Die Abgabe für die Gemeinde — Sätze, Befreiungen und Träger.

In jeder Liste kannst du oben rechts einen Schalter Zeige archivierte Einträge einschalten, um auch alte Einträge zu sehen.

So gehst du vor

Arbeite die Registerkarten von oben nach unten ab — das Programm braucht die Grundlagen zuerst:

Schritt 1: Hotels anlegen

1. Gehe zur Registerkarte Hotels.
2. Klicke auf Neu.
3. Ein Fenster öffnet sich. Trage ein:
   • Standort: Wähle den Standort, zu dem das Hotel gehört. Dies ist erforderlich.
   • Bezeichnung: Ein Name, unter dem du das Hotel erkennst.
   • Reihenfolge: Eine Nummer für die Anordnung. Niedrigere Nummern stehen oben.
4. Klicke Speichern.

Wiederhole das für jedes Haus, das du betreiben möchtest.

Schritt 2: Kategorien anlegen

1. Gehe zur Registerkarte Kategorien.
2. Klicke auf Neu.
3. Ein Fenster öffnet sich. Die wichtigsten Felder sind:
   • Standort: Erforderlich.
   • Code: Ein kurzes Kürzel, etwa „DZ" oder „EZ".
   • Bezeichnung: Der volle Name, etwa „Doppelzimmer" oder „Einzelzimmer". Pflichtfeld.
   • Standardbelegung und Maximalbelegung: Wie viele Personen passen rein.
   • Erwachsene maximal und Kinder maximal: Die Limits für Altersgruppen.
   • Logis-Artikel: Der Artikel, mit dem diese Zimmerkategorie verrechnet wird. Das Programm wählt automatisch den ersten verfügbaren Artikel, wenn es nur einen gibt.
4. Klicke Speichern.

Schritt 3: Zimmer anlegen

Es gibt zwei Wege:

Einzeln anlegen:

1. Gehe zur Registerkarte Zimmer.
2. Klicke auf Neu.
3. Ein Fenster öffnet sich. Trage ein:
   • Hotel: Welches der Häuser dieses Zimmers ist.
   • Zimmernummer: Die Nummer an der Tür.
   • Kategorie: Zu welcher Kategorie gehört dieses Zimmer.
   • Etage, Trakt oder Gebäude: Optional, für die Anordnung.
   • Die Betten kannst du unten hinzufügen — Bettentyp und Anzahl.
4. Klicke Speichern.

In Serie anlegen (viele auf einmal):

1. Gehe zur Registerkarte Zimmer.
2. Klicke auf Serie.
3. Ein Fenster öffnet sich mit einer Serienvorlage. Trage ein:
   • Standort: Erforderlich.
   • Kategorie: Zu welcher Kategorie gehören diese Zimmer.
   • Präfix der Nummer: Das Anfangskürzel, das vor der laufenden Nummer steht.
   • Von Nummer und Bis Nummer: Der Nummernbereich.
   • Stellen auffüllen: Wie viele Stellen die Nummer haben soll. 0 bedeutet keine Auffüllung.
   • Etage und Hotel: Optional.
4. Klicke Serie anlegen. Das Programm erzeugt dann alle Zimmer auf einmal.

Schritt 4: Verpflegungsarten anlegen (falls nötig)

1. Gehe zur Registerkarte Verpflegung.
2. Klicke auf Neu.
3. Ein Fenster öffnet sich. Trage ein:
   • Standort: Erforderlich.
   • Code: Kürzel, etwa „HB" oder „AI".
   • Bezeichnung: Der Name, etwa „Halbpension" oder „All Inclusive". Pflichtfeld.
   • Erste Mahlzeit und Letzte Mahlzeit: Was am Anreise- und Abreisetag im Preis steckt. Das bestimmt, wie der Nachtlauf die Verpflegung bucht.
4. Klicke Speichern.

Schritt 5: Zusatzleistungen anlegen (falls nötig)

1. Gehe zur Registerkarte Zusatzleistungen.
2. Klicke auf Neu.
3. Ein Fenster öffnet sich. Trage ein:
   • Standort: Erforderlich.
   • Bezeichnung: Der Name, etwa „Garage" oder „Wellnesspaket".
   • Verrechnungsart: Wie oft wird das berechnet — einmalig je Aufenthalt, je Nacht, je Person, oder je Person und Nacht.
   • Preis brutto: Was kostet die Leistung.
   • Artikel: Welcher Artikel soll verrechnet werden. Das bestimmt Steuersatz und Erlöskonto.
   • Kontingent: Falls die Leistung begrenzt ist (etwa nur 5 Parkplätze pro Tag), schalte Menge pro Tag begrenzen ein und trage die verfügbare Menge ein.
4. Klicke Speichern.

Schritt 6: Sperren anlegen (falls nötig)

1. Gehe zur Registerkarte Sperren.
2. Klicke auf Neu.
3. Ein Fenster öffnet sich. Die wichtigsten Felder sind:
   • Standort: Erforderlich.
   • Grund der Sperre: Instandhaltung, Renovierung, Eigenbedarf, Reserve oder Sonstiges.
   • Von und bis: Der Zeitraum, in dem das Zimmer oder die Kategorie gesperrt ist.
   • Zimmer: Wenn du ein einzelnes Zimmer sperrst. Leer lassen, wenn du eine ganze Kategorie sperren möchtest.
   • Kategorie und Wie viele Einheiten: Falls kein Zimmer gewählt — welche Kategorie sperren und wie viele Einheiten je Nacht?
   • Vermerk: Ein Grund für interne Notizen, etwa „Wasserschaden".
   • Auch für Vertriebskanäle sperren: Ob die Sperre auch in Online-Buchungskanälen gilt.
4. Klicke Speichern.

Schritt 7: Ortstaxe anlegen (falls nötig, nur mit entsprechendem Recht)

1. Gehe zur Registerkarte Ortstaxe.
2. Klicke auf Neu.
3. Ein Fenster öffnet sich. Trage ein:
   • Standort: Erforderlich.
   • Bezeichnung: Der Name der Abgabe.
   • Bemessung: Nach welcher Regel wird die Abgabe berechnet — je Person und Nacht, je Zimmer und Nacht, je Aufenthalt oder prozentual vom Logiserlös.
   • Träger: Wer zahlt — Gast oder Betrieb.
   • Durchlaufender Posten: Ist dieser Schalter an, ist die Ortstaxe kein Erlös des Hauses und verschwindet aus der Umsatzsteuerbemessungsgrundlage.
   • Sätze: Die Beträge und ihre Gültigkeit. Jeder Satz gilt ab einem Datum. Änderungen des Satzes werden als neue Sätze hinterlegt, damit alte Rechnungen nachvollziehbar bleiben.
   • Befreiungen: Falls Kinder unter einer Altersgrenze oder Einheimische befreit sind, legen du sie hier an.
4. Klicke Speichern.

Schritt 8: Nachtlauf durchführen (nur mit entsprechendem Recht)

Der Nachtlauf gehört zu einem Standort und einer Nacht. Er bucht Logis, Verpflegung und Ortstaxe auf die Gastkonten:

1. Gehe zur Registerkarte Nachtlauf.
2. Wähle Standort und Nacht (das Datum).
3. Klicke Nachtlauf starten.
4. Das Programm fragt zur Bestätigung. Klicke Ja.
5. Der Lauf bucht die Einträge. Das Ergebnis wird oben in der Liste angezeigt — etwa „abgeschlossen" oder „mit Hinweisen abgeschlossen".

Wird dieselbe Nacht ein zweites Mal gestartet, bucht das Programm nichts doppelt.

Was danach passiert

Sobald du speicherst, schließt sich das Eingabefenster und die neue Zeile erscheint in der Liste. Du kannst jederzeit einen Eintrag bearbeiten, indem du ihn doppelklickst, oder ihn archivieren.

Hotels, Zimmer und Kategorien sind jetzt im System und können im Belegungsplan und bei der Ratenanlage verwendet werden. Der Nachtlauf bucht dann automatisch jede Nacht ab.

Tipps und Hinweise

• Kategorien sind Voraussetzung: Ohne Kategorien kannst du keine Zimmer anlegen. Beginne also mit den Kategorien.
• Artikel brauchen Standortbindung: Damit eine Kategorie oder Zusatzleistung einen Artikel wählen kann, muss dieser Artikel freigegeben sein — entweder standortungebunden oder für diesen Standort freigeschaltet. Prüfe die Standorte am Artikel im Modul Artikel.
• Serienanlage spart Zeit: Hast du viele gleichartige Zimmer, lege sie in einer Serie statt einzeln an.
• Archivieren statt löschen: Alte Einträge werden nicht gelöscht, sondern archiviert. So bleiben alte Buchungen nachvollziehbar. Mit dem Schalter Zeige archivierte Einträge siehst du sie wieder.
• Nachtlauf läuft automatisch: Manche Betriebe führen den Nachtlauf einmal täglich durch, um alle Gästkonten für den nächsten Tag vorzubereiten. Das Programm merkt, wenn eine Nacht schon gelaufen ist, und bucht nicht doppelt.