Hier legst du Häuser, Zimmer und Kategorien an und konfigurierst Verpflegungsarten, Zusatzleistungen und die Online-Buchung. Das ist die Grundlage für Preisplaner, Belegungsplan und Reservierungen.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Hotel > Verwaltung
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht „Hotel-Verwaltung".
So gehst du vor
Die Verwaltung ist in Reitern organisiert. Arbeite diese Reihenfolge ab:
1. Dein Hotel anlegen
Im Reiter Hotels legst du ein neues Haus an:
- Klicke Hinzufügen
- Gib die Bezeichnung ein – das ist der Name deines Hauses
- Wähle unter Standort den Profit-Center aus, zu dem das Haus gehört
- Speichere mit Speichern
Das Haus wird jetzt angelegt. Im Reiter Hotels siehst du es in einer Liste; beim nächsten Schritt wählst du es automatisch aus.
Wenn du mehrere Häuser an einem Standort führst (etwa Haupthaus und Dependance), lege jedes einzeln an – jedes bekommt dann seinen Reiter im Belegungsplan.
2. Eine Zimmerkategorie anlegen
Kategorien bündeln gleichwertige Zimmer (alle Doppelzimmer, alle Familienzimmer) und tragen Preis und Belegung.
Im Reiter Kategorien:
- Klicke Hinzufügen
- Wähle dein Hotel
- Gib eine Bezeichnung ein (z. B. „Doppelzimmer")
- Der Code ist optional – ein Kürzel wie „DZ" wird automatisch vorgeschlagen
- Stelle Standardbelegung und Maximalbelegung ein (z. B. 2 bzw. 2 für ein Doppelzimmer)
- Unter Verrechnung wählst du einen Artikel für die Übernachtung – das ist die Leistung, die auf dem Gastkonto gebucht wird
- Wenn es noch keinen passenden Artikel gibt, lege einen an über das Plus neben dem Feld
- Speichere mit Speichern
3. Zimmer anlegen
Im Reiter Zimmer legst du einzelne Zimmer an oder eine ganze Serie auf einmal:
Einzeln:
- Klicke Hinzufügen
- Wähle dein Hotel
- Gib die Zimmernummer ein (z. B. „101")
- Wähle die Kategorie aus, die du gerade angelegt hast
- Optional: Etage, Trakt (Gebäude/Flügel)
- Speichere mit Speichern
Mehrere auf einmal (Serie):
- Klicke Serie
- Wähle dein Hotel
- Wähle die Kategorie
- Gib bei Bedarf ein Präfix ein (z. B. „A" ergibt A101, A102, …)
- Stelle Von Nummer und Bis Nummer ein (z. B. 101 bis 120)
- Optional: Stellen auffüllen ergänzt führende Nullen (bei 3 wird aus 1 die 001)
- Speichere mit Serie anlegen
Die Zimmer entstehen ohne Betten. Betten trägst du danach je Zimmer nach, wenn nötig.
4. Verpflegungsarten anlegen (optional)
Wenn du Übernachtung mit Frühstück, Halbpension oder Vollpension anbietest:
Im Reiter Verpflegung:
- Klicke Hinzufügen
- Wähle dein Hotel
- Gib eine Bezeichnung ein (z. B. „Halbpension")
- Hake die Mahlzeiten an, die enthalten sind
- Optional: Wähle einen Artikel für den Verpflegungsanteil, wenn die Verpflegung separat abgerechnet wird (sonst steckt sie im Zimmerpreis)
- Speichere mit Speichern
5. Zusatzleistungen anlegen (optional)
Alles neben dem Logis (Parkplatz, Haustier, Wellness, Leihrad) wird als Zusatzleistung angelegt.
Im Reiter Zusatzleistungen:
- Klicke Hinzufügen
- Wähle dein Hotel
- Gib eine Bezeichnung ein
- Unter Verrechnung wählst du einen Artikel
- Stelle die Verrechnungsart ein – wie oft der Preis anfällt:
- Einmalig je Aufenthalt: Der Gast zahlt es einmal
- Je Nacht: Der Gast zahlt es für jede Nacht
- Je Person einmalig: Pro Person im Zimmer, einmalig
- Je Person und Nacht: Pro Person und Nacht
- Optional: Aktiviere Menge pro Tag begrenzen, wenn z. B. nur 5 Parkplätze frei sind
- Speichere mit Speichern
6. Ortstaxe einrichten (optional)
Wenn dein Haus Ortstaxe/Kurtaxe einhebt:
Im Reiter Ortstaxe:
- Klicke Hinzufügen
- Wähle dein Hotel
- Gib eine Bezeichnung ein (z. B. „Ortstaxe Garmisch")
- Unter Bemessung stellst du ein, wie die Taxe berechnet wird:
- Je Person und Nacht: Standard
- Je Zimmer und Nacht: Alternativ
- Unter Verrechnung wählst du einen Artikel
- Unter Sätze legst du an, welcher Betrag ab welchem Datum gilt – mindestens einen
- Optional: Unter Befreiungen kannst du z. B. Kinder unter 15 Jahren befreien
- Speichere mit Speichern
7. Online-Buchung aktivieren (optional)
Wenn du eine eigene Buchungsseite brauchst, wo Gäste direkt bei dir buchen:
Im Reiter Online-Buchung:
- Doppelklick auf dein Hotel
- Aktiviere Online-Buchung aktiv
- Unter Was buchbar ist kannst du Grenzen setzen:
- Mindestaufenthalt: Wie viele Nächte mindestens
- Maximalaufenthalt: Wie viele Nächte maximal
- Vorlaufzeit: Wie lange vorher man buchen muss
- Unter Zahlung stellst du ein, wie der Gast zahlt:
- Zahlung im Haus: Der Gast zahlt erst beim Einchecken (risikoreich)
- Anzahlung: Der Gast zahlt einen Prozentsatz sofort
- Kartengarantie: Der Gast gibt eine Karte an, die nur bei Storno belastet wird
- Speichere mit Speichern
weboffice prüft automatisch, ob alles Nötige eingerichtet ist (Zimmer, Kategorien, Preise). Solange etwas fehlt, kann online keiner buchen – die Warnung zeigt dir genau, was.
Deine Buchungsseite erreichst du danach unter der angezeigten URL.
8. Kontingente und Überbuchung (optional)
Wenn du Zimmer für einen Reiseveranstalter reservieren oder bewusst überbuchen möchtest:
Im Reiter Kontingente:
- Klicke Hinzufügen
- Wähle eine Kategorie
- Stelle den Zeitraum ein (von bis einschließlich)
- Kontingent: Wie viele Zimmer je Nacht werden zurückgehalten (z. B. 5 für einen Reiseveranstalter)
- Überbuchung: Wie viele Zimmer mehr je Nacht dürfen verkauft werden, als frei sind (z. B. 2)
- Speichere mit Speichern
Aufbau der Verwaltung
Die Verwaltung ist in Reitern organisiert, gruppiert nach Bereichen:
Stammdaten: Hotels, Zimmer, Kategorien – die Grundlage Leistungen: Verpflegungsarten, Zusatzleistungen – das Angebot Preise: Ratenpläne, Saisonen, Stornoregeln – die Geldseite Preisregeln: Zuschläge, Rabatte, Wochentage, Aufenthaltsdauer – Preislogik Verkauf: Online-Buchung, Buchungsportale, Anbindung – woher kommen die Buchungen Betrieb: Ortstaxe, Kontingente – Besonderheiten des täglichen Geschäfts
Jeder Reiter ist eine eigene Liste. Ein Doppelklick öffnet ein Bearbeitungsfenster, ein Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen legt einen neuen Eintrag an.
Was danach passiert
Sobald du die Grundlage (Haus, Kategorien, Zimmer) angelegt hast, kannst du:
- Im Preisplaner Preise festlegen
- Im Belegungsplan sehen, welche Zimmer wann belegt sind
- Reservierungen annehmen und verwalten
- Reports zum Hotel erstellen
Alle weiteren Einstellungen (Hausregeln, Ausstattung, Bilder) machst du über die Bearbeitung des Hotels selbst – Doppelklick auf das Hotel im Reiter Hotels.
Tipps und Hinweise
- Kategorien sind Pflicht: Jedes Zimmer braucht eine Kategorie. Ohne Kategorie kein Zimmer, ohne Zimmer kein Verkauf.
- Artikel anlegen: Übernachtung, Verpflegung und Zusatzleistungen brauchen jeweils einen Artikel aus deinem Artikelstamm. Lege sie über das Plus neben dem Feld an, oder in der Artikelverwaltung.
- Online-Buchung braucht Preise: Selbst wenn du alles einrichtest – solange keine Preise im Preisplaner hinterlegt sind, können Gäste online nicht buchen. Der Status zeigt dir, was fehlt.
- Zimmer archivieren statt löschen: Ist ein Zimmer nicht mehr im Verkauf, archiviere es lieber – gelöschte Daten sind weg und Altbuchungen verlieren den Bezug.
- Sortierung steuert die Reihenfolge: Im Belegungsplan und in Listen werden Hotels, Kategorien und Zimmer nach Sortierung angeordnet. Ändere die Sortierung mit den Pfeilen oder durch Neuanlage.