Ein neues Projekt anlegen

Du legst hier ein Projekt an, dem du später Mitarbeiter, Tätigkeiten und Budgets zuordnen kannst. Projekte sind die Grundlage für Zeiterfassung und Abrechnung – ob intern oder für einen Kunden.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Projekte
Klicke auf Verwaltung
Du siehst die Registerkarte Projekt-Verwaltung (sie ist bereits offen)
Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Projektverwaltung. Außerdem muss mindestens ein Standort vorhanden sein.

So gehst du vor

1. Grunddaten des Projekts eintragen

Trage einen Projekt-Name ein – das ist die Bezeichnung, unter der Mitarbeiter das Projekt später wiederfinden
Wähle den Standort – dieser bestimmt, welche Mitarbeiter und Kunden dir später zur Verfügung stehen
Wähle optional einen Kunden (nur wenn das Projekt nicht intern ist – siehe Punkt 5)
Trage das Zeit-Budget (Stunden) ein, wenn du die gebuchten Stunden kontrollieren möchtest – weboffice zeigt dir später, wie viel Zeit noch verbleibt
Das Feld Kosten-Budget (€) setzt eine Grenze für Material- und Auslagenkosten

2. Projekttyp festlegen

Unter Internes Projekt entscheidest du, ob dieses Projekt einem Kunden in Rechnung gestellt wird oder nicht:

Nicht aktiviert: Das Projekt wird einem Kunden verrechnet. Du kannst einen Kundennamen auswählen
Aktiviert: Das Projekt ist intern (z. B. Eigenentwicklung). Das Kundenfeld verschwindet

3. Erfassungsoptionen einschalten (optional)

Wähle, was deine Mitarbeiter auf diesem Projekt buchen dürfen:

Fahrzeiterfassung: Mitarbeiter können Fahrtzeiten erfassen. Aktivierst du das, erscheint zusätzlich ein Feld für das Kilometergeld (€/km) – der Satz, nach dem Kilometer abgerechnet werden
Materialerfassung: Verbrauchte Materialien können dem Projekt zugeordnet werden
Auslagenerfassung: Ausgaben (z. B. Fahrtkosten, Hotels) können erfasst werden

4. Rundung und weitere Einstellungen

Buchungs-Rundung (Minuten): Auf welche Minuteneinheit sollen gebuchte Zeiten gerundet werden (z. B. auf 15 oder 30 Minuten)?
Im Bereich Notizen kannst du optional eine Beschreibung des Projekts eintragen

5. Mitarbeiter hinzufügen

Im Bereich Mitarbeiter-Verwaltung klickst du auf das Auswahlfeld Auswahl Mitarbeiter
Wähle einen Mitarbeiter aus deinem Standort
Klicke auf die grüne Schaltfläche mit dem Pluszeichen – der Mitarbeiter wird hinzugefügt
Wiederhole das für alle Mitarbeiter, die auf diesem Projekt arbeiten sollen

6. Tätigkeiten für das Projekt auswählen

Im Bereich Tätigkeiten-Verwaltung bestimmst du, welche Arten von Arbeit auf diesem Projekt gebucht werden können (z. B. Beratung, Entwicklung, Montage):

Klicke auf das Auswahlfeld Auswahl Tätigkeit
Wähle eine Tätigkeitsart aus (diese musst du vorher unter Tätigkeitsarten verwalten anlegen)
Klicke auf die grüne Schaltfläche mit dem Pluszeichen
Die Tätigkeit erscheint jetzt mit jedem Mitarbeiter, den du zuvor hinzugefügt hast – für jede Kombination aus Tätigkeit und Mitarbeiter kannst du einen Artikel auswählen, der automatisch in der Buchung vorgeschlagen wird
Wiederhole das, bis alle nötigen Tätigkeiten dem Projekt zugeordnet sind

Du kannst eine Tätigkeit später entfernen, indem du auf das rote Mülleimer-Symbol neben ihr klickst.

7. Speichern

Klicke auf Speichern. Das Projekt ist jetzt angelegt und erscheint in der Projektliste.

Aufbau des Eingabefensters

Stammdaten

Bezeichnung: Der Name, unter dem du die Tätigkeit findest (erforderlich)
Nicht verrechenbare Leistung: Ein Schalter – wenn aktiviert, wird diese Tätigkeit nicht in Rechnung gestellt
Standardartikel: Optional – wenn du hier einen Artikel auswählst, wird dieser in Projektbuchungen automatisch vorgeschlagen

Mitarbeiter-Verwaltung Die Tabelle zeigt alle Mitarbeiter, die auf diesem Projekt arbeiten. Jeder Mitarbeiter kann aus diesem Projekt entfernt werden (rote Schaltfläche).

Tätigkeiten-Verwaltung Oben kannst du neue Tätigkeitsarten hinzufügen. Darunter sieht du alle zugeordneten Tätigkeiten mit allen Mitarbeitern. Für jede Mitarbeiter-Tätigkeit-Kombination kannst du einen Artikel festlegen.

Was danach passiert

Das Projekt wird gespeichert und ist sofort in der Projektliste sichtbar. Du kannst es jetzt verwenden für:

Willst du das Projekt später ändern, doppelklickst du es in der Projektliste oder klickst auf die Bearbeitungsschaltfläche.

Tipps und Hinweise

Tätigkeitsarten anlegen: Bevor du ein Projekt anlegen kannst, solltest du die Tätigkeitsarten einrichten (z. B. „Beratung", „Entwicklung"). Das machst du ebenfalls in der Verwaltung, Registerkarte Tätigkeiten-Verwaltung.
Standort wechseln: Wenn du den Standort nach dem Hinzufügen eines Mitarbeiters änderst, wird die Liste der Mitarbeiter und Tätigkeiten geleert – du musst sie neu zuweisen.
Artikel und Mitarbeiter: Die verfügbaren Artikel und Mitarbeiter werden vom gewählten Standort gefiltert. Schließe das Fenster und wähle einen anderen Standort, falls die Person oder der Artikel nicht erscheint.
Internes vs. externes Projekt: Der Unterschied ist wichtig für die Abrechnung. Externe Projekte werden dem Kunden in Rechnung gestellt, interne Projekte nicht.