Du legst hier ein neues Projekt an, ordnest es einem Kunden und Standort zu und bestimmst Budget, Mitarbeiter und buchbare Tätigkeiten. Das ist die Grundlage für alle späteren Projektbuchungen.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Projekte > Verwaltung
- Wähle die Registerkarte Projekt-Verwaltung
- Klicke auf Hinzufügen
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht zur Projektverwaltung. Tätigkeitsarten müssen bereits angelegt sein – erstelle sie vorher, wenn du noch keine hast.
So gehst du vor
Projekt-Name: Gib einen aussagekräftigen Namen ein, unter dem du das Projekt später findest.
Standort: Wähle den Standort aus, dem das Projekt zugeordnet werden soll.
Kunde (optional): Wenn es kein internes Projekt ist, wähle einen Kunden. Dieses Feld wird automatisch ausgeblendet, wenn du das Projekt als intern markierst.
Zeit-Budget (Stunden) (optional): Trage ein, wie viele Stunden du für das Projekt veranschlagen möchtest. Das hilft dir später, die gebuchten Stunden zu überwachen.
Internes Projekt: Schalte dies ein, wenn das Projekt intern abläuft und nicht an einen Kunden verrechnet wird. Das Kundenfeld verschwindet daraufhin.
Fahrzeiterfassung: Schalte dies ein, wenn du Fahrtzeiten auf dieses Projekt buchen möchtest.
- Kilometergeld (€/km): Falls aktiviert – trage den Satz ein, zu dem Kilometer verrechnet werden.
Materialerfassung: Schalte dies ein, um Materialkosten zu erfassen.
Auslagenerfassung: Schalte dies ein, um sonstige Ausgaben zu erfassen.
Kosten-Budget (€) (optional): Trage das maximale Budget für Material und Auslagen ein.
Buchungs-Rundung (Minuten): Bestimme, auf welche Minutenanzahl gebuchte Zeiten gerundet werden sollen – etwa auf 15 oder 30 Minuten.
Beschreibung (optional): Notiere Besonderheiten oder Hintergrund zum Projekt.
Scrolle nach unten zu Mitarbeiter-Verwaltung. Klicke auf das Auswahlfeld unter „Auswahl Mitarbeiter", wähle einen Mitarbeiter und klicke die grüne Schaltfläche rechts. Der Mitarbeiter erscheint dann in der Liste. Füge so nacheinander alle Mitarbeiter hinzu, die auf diesem Projekt arbeiten. Um einen Mitarbeiter zu entfernen, klicke auf seinen Namen und dann auf Entfernen.
Scrolle weiter nach unten zu Tätigkeiten-Verwaltung. Klicke auf das Auswahlfeld unter „Auswahl Tätigkeit", wähle eine Tätigkeitsart und klicke die grüne Schaltfläche.
- Für jeden Mitarbeiter, den du hinzugefügt hast, wird jetzt eine Zeile angelegt.
- In jeder Zeile kannst du einem Mitarbeiter einen Artikel zuweisen – das ist der Artikel, unter dem diese Tätigkeit später verrechnet wird. Klicke auf das Auswahlfeld und wähle einen Artikel, oder lass es leer.
- Wiederhole das für alle Tätigkeitsarten, die auf diesem Projekt buchbar sein sollen.
Klicke oben rechts auf Speichern.
Aufbau des Eingabefensters
Stammdaten: Hier erfasst du Name, Standort und Basis-Einstellungen des Projekts.
Notizen: Ein Freitextfeld für Hintergrundinformationen.
Mitarbeiter-Verwaltung: Liste der Projektmitarbeiter. Jeder Mitarbeiter erhält automatisch Einträge für alle Tätigkeitsarten, sobald diese hinzugefügt werden.
Tätigkeiten-Verwaltung: Hier verknüpfst du Tätigkeitsarten mit Mitarbeitern und Artikeln. Erst wenn eine Tätigkeit hier eingetragen ist, können Projektbuchungen auf ihr erfolgen.
Was danach passiert
Das Projekt wird gespeichert und erscheint in der Projektliste. Mitarbeiter können nun Zeiten, Materialien und Auslagen auf dieses Projekt buchen. Die eingerichteten Tätigkeitsarten sind in der Buchung verfügbar und werden mit den zugewiesenen Artikeln verrechnet.
Du kannst das Projekt jederzeit wieder öffnen und ändern – etwa um Mitarbeiter zu ergänzen oder eine neue Tätigkeitsart hinzuzufügen.
Tipps und Hinweise
- Tätigkeitsarten vorbereiten: Lege Tätigkeitsarten an, bevor du Projekte erstellst – das macht die Projekteinrichtung schneller.
- Budget tracken: Das Zeit- und Kostenbudget helfen dir in der Projektübersicht, Überschreitungen frühzeitig zu erkennen.
- Artikel zuweisen: Wenn du beim Anlegen einer Tätigkeitsart bereits einen Standardartikel eingestellt hast, wird dieser hier automatisch vorgeschlagen – das spart dir Arbeit bei vielen Projekten.
- Interne vs. externe Projekte: Interne Projekte werden nicht dem Kunden verrechnet – nutze diese für administrative oder interne Aufgaben.