Zeitbuchungen eines Mitarbeiters verwalten
Hier siehst du alle Zeitbuchungen eines Mitarbeiters für einen Monat und kannst einzelne Tage oder Einträge bearbeiten. Du kannst auch Urlaub, Krankmeldungen und andere Abwesenheiten eintragen, Überstunden ausbezahlen oder einen Zeitnachweis drucken.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Arbeitszeit-Verwaltung.
- Klicke auf den gewünschten Mitarbeiter.
Voraussetzungen
Der Mitarbeiter muss ein Arbeitszeitmodell und ein Eintrittsdatum haben. Ohne diese Angaben sind manche Funktionen gesperrt.
So gehst du vor
Die Buchungsübersicht ansehen
Du siehst die Zeitbuchungen des Mitarbeiters für den aktuellen Monat in einer Tabelle. Jede Zeile ist entweder ein Tag oder ein einzelner Buchungseintrag (etwa eine Pause oder Sonderbuchung).
Um einen anderen Monat anzusehen, nutze die Schaltflächen oben rechts: Vorheriger Monat und Nächstes Jahr für schnelle Sprünge, oder wechsle mit Aktueller Monat zurück zum heutigen Tag.
Oben links siehst du eine Statistik: Soll- und Ist-Stunden, Pausen, Saldo und Sonderbuchungen für diesen Monat.
Einen Tag bearbeiten
Klicke in der Tabelle auf den Stift neben dem Tag, den du ändern willst — oder doppelklick auf die Tageszeile.
Ein Fenster öffnet sich. Du kannst dort die Ist-Zeiten, Pausen und sonstige Einträge für diesen Tag hinzufügen oder ändern. Speichern mit Speichern.
Einen Buchungseintrag bearbeiten
Klicke auf den Stift neben einem einzelnen Eintrag in der Tabelle — etwa neben einer Pause.
Das Fenster zeigt die Details dieses Eintrags. Ändere, was du brauchst, und speichere.
Urlaub, Krankmeldung oder andere Abwesenheit eintragen
Klicke oben auf Aktionen — das Fenster wechselt und zeigt Karten für verschiedene Funktionen.
Wähle die Art der Abwesenheit: Urlaub eintragen, Krankmeldung eintragen, Unterbrechung eintragen oder eine andere Abwesenheitsart aus der Liste.
Ein neues Fenster öffnet sich:
- Art: Wähle die konkrete Urlaub- oder Krankmeldungsart aus (z. B. „Jahresurlaub", „Krankheit mit AU").
- Zeitraum (für Urlaub, Krankmeldung, Unterbrechung): Gib das Start- und Enddatum ein.
- Oder Datum + Von / Bis (bei unbezahlter Abwesenheit): Wähle den Tag und die Uhrzeiten. Du kannst auch auf 1/4 Tag, 1/2 Tag oder Ganzer Tag klicken — weboffice berechnet die Zeiten automatisch.
- Übernehmen.
Die Abwesenheit ist jetzt eingetragen und erscheint in der Tabelle.
Überstunden ausbezahlen
Klicke oben auf Aktionen.
Wähle die Karte Überstunden ausbezahlen.
Folge den Anweisungen im Fenster, um die Überstunden auf den Kontostand des Mitarbeiters zu buchen.
Mehr dazu erfährst du unter Überstunden ausbezahlen.
Den Urlaubsanspruch bearbeiten
Klicke oben auf Aktionen.
Wähle die Karte Urlaubsanspruch bearbeiten.
Das Fenster zeigt die Urlaubsjahre des Mitarbeiters. Du kannst die verfügbaren und verbrauchten Tage anpassen.
Mehr erfährst du unter Urlaubsanspruch verwalten.
Einen Zeitnachweis drucken
Klicke oben auf Aktionen.
Wähle die Karte Drucken.
Wähle aus, welche Monate oder Jahre du drucken möchtest, und bestätige.
Mehr Optionen zum Druck findest du unter Zeitnachweis drucken.
Die Sollarbeitszeit eines Tages ändern
Klicke in der Tabelle auf das Zahnrad neben einem Tag — es erscheint, wenn du mit der Maus über den Tag fährst.
Gib die neue Sollarbeitszeit ein. Das ist die Stundenzahl, die dieser Mitarbeiter an diesem Tag arbeiten sollte.
Speichere die Änderung.
IST-Zubuchung erfassen
Klicke oben auf Aktionen.
Wähle IST-Zubuchung.
Gib den Tag und die Uhrzeiten ein. Diese zusätzliche Arbeitszeit wird dem Mitarbeiter gutgeschrieben.
Mehr findest du unter IST-Zubuchung erfassen.
Aufbau der Tabelle
- Tag: Das Datum und der Wochentag.
- Sollzeit: Die Stunden, die der Mitarbeiter an diesem Tag arbeiten sollte.
- Ist-Zeit: Die tatsächlich erfassten oder eingetragenen Stunden.
- Pausen: Die Pausendauer.
- Saldo: Die Differenz zwischen Soll und Ist — positiv, wenn der Mitarbeiter länger gearbeitet hat, negativ, wenn er zu wenig Stunden hat.
- Sonderbuchungen: Urlaub, Krankmeldung oder andere Einträge für diesen Tag.
Unter jedem Tag können weitere Einträge stehen (etwa einzelne Pausen oder Sonderbuchungen), die du ebenfalls bearbeiten kannst.
Was danach passiert
Die Änderungen werden sofort gespeichert. Die Tabelle aktualisiert sich, und die Statistik oben wird neu berechnet. Wenn der Mitarbeiter ein Konto hat, können Überstundenauszahlungen darauf gebucht werden.
Tipps und Hinweise
- Keine Bearbeitung ohne Eintrittsdatum und Arbeitszeitmodell: Fehlen diese Angaben im Mitarbeiterkonto, sind viele Funktionen gesperrt. Frage deinen Administrator, diese einzutragen.
- Doppelklick spart Zeit: Statt auf den Stift zu klicken, kannst du auch doppelt auf einen Tag oder Eintrag klicken.
- Monatswechsel bewahrt Änderungen: Wenn du den Monat wechselst, werden deine Änderungen automatisch gespeichert.
- Soll-Zeiten überschreiben das Modell: Wenn du die Sollarbeitszeit eines Tages änderst, wird damit die Vorgabe aus dem Arbeitszeitmodell für diesen Tag ignoriert.