Spezialfunktionen der Kasse nutzen

Du findest hier erweiterte Funktionen für die tägliche Kassenarbeit: Kartenzahlungen verwalten, Beträge zwischen Zahlungsarten umtauschen, Belege teilweise stornieren, Kundenpässe sperren oder Gutscheine einlösen. Alle diese Funktionen erreichst du über das Menü der offenen Kasse.

So kommst du hierher

1. Öffne die Kasse über die Seitenleiste im Bereich Kasse/Warenkorb.
2. Wähle einen Artikel aus oder öffne einen existierenden Warenkorb.
3. Die Spezialfunktionen findest du in der Kartenzahlungs-Verwaltung, im Menü der offenen Kasse oder über Schaltflächen am Bildschirm – je nachdem, welche Aufgabe du ausführen möchtest.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du benötigst nur die üblichen Kassenrechte.

So gehst du vor

Kartenzahlungen verwalten

Wenn deine Kasse mit einem oder mehreren Kartenterminals verbunden ist, siehst du die Kartenzahlungshistorie:

1. Klicke im Warenkorb auf das Kartensymbol, um die Kartenzahlungs-Verwaltung zu öffnen.
2. Wähle die gewünschte Registerkarte aus – sie zeigt nur die Terminals, die für deine Kasse konfiguriert sind:
   • ZVT-Terminal: Kartentransaktionen vom klassischen ZVT-Terminal
   • Hobex: Zahlungen über das Hobex-System
   • webofficePay: Kartenzahlungen über die weboffice-Integration

Jede Liste zeigt alle Transaktionen mit Datum, Betrag und Status. Hier kannst du den Zahlungsverlauf nachvollziehen.

Beträge zwischen Zahlungsarten umtauschen

Wenn du einen Betrag von einer Zahlungsart in eine andere umwandeln möchtest (etwa Bargeld in eine andere Währung oder Zahlungsart):

1. Öffne das Menü der offenen Kasse.
2. Wähle Währungsumtausch.
3. Gib folgende Informationen ein:
   • Von: Wähle die Quellwährung oder Zahlungsart, von der du umtauschen möchtest.
   • Nach: Wähle die Zielwährung oder Zahlungsart.
   • Betrag: Trage den umzutauschenden Betrag ein.
   • Wechselkurs: Der Kurs wird automatisch berechnet; du kannst ihn anpassen.
   • Erhalt: Der Zielbetrag wird automatisch berechnet.
   • Anmerkung (optional): Füge einen Kommentar hinzu, etwa den Grund des Umtauschs.
4. Überprüfe die Zusammenfassung und klicke Umtausch durchführen.

Der Umtausch wird als Buchung im Kassensystem erfasst und auf dem Beleg dokumentiert.

Beleg teilweise stornieren

Um einzelne Positionen eines bereits gedruckten Belegs ganz oder teilweise rückgängig zu machen – siehe Beleg stornieren.

Gutschein einlösen

Um einen Gutschein einzulösen und auf einen Beleg anzurechnen – siehe Gutschein einlösen.

Gutschein drucken und versenden

Nach dem Verkauf eines Gutscheins kannst du ihn drucken und per E-Mail versenden – siehe Gutschein verkaufen.

Kundenpässe und Abonnements verwalten

So verwaltest du alle aktiven Kundenpässe und Abos auf einen Blick:

1. Öffne die Kasse und navigiere zur Kundenpass-Verwaltung.
2. Die Liste zeigt alle Kundenpässe mit Erstellungsdatum, Ablaufdatum, Restlaufzeit in Tagen, Kundennummer, Kundenname und aktuellem Zustand (aktiv, abgelaufen, gesperrt).
3. Um einen Pass zu sperren oder entsperren:
   • Klicke auf die Schaltfläche in der Spalte Zustand, oder
   • Doppelklick auf die Zeile
4. Bestätige die Sperr- oder Entsperrung im angezeigten Fenster.

Gesperrte Pässe können nicht mehr verwendet werden. Du kannst sie jederzeit wieder entsperren.

Fehlende Kundendaten ergänzen

Wenn ein Beleg Kundendaten enthält, die unvollständig sind, wird nach der Buchung ein Hinweis angezeigt:

1. Klicke auf Fehlende Kundendaten ergänzen.
2. Das Fenster zeigt nur die Felder, die noch nicht ausgefüllt sind – etwa Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail oder Adresse.
3. Fülle die Felder nach Bedarf aus.
4. Klicke Speichern.

Die Daten werden sofort ins Kundenkonto übernommen, ohne dass du die separate Kundenbearbeitung öffnen musst.

Umsatz auf Mitarbeiter verteilen

Um den Umsatz eines Belegs auf mehrere Mitarbeiter aufzuteilen:

1. Öffne den Beleg und wähle Umsatzverteilung ändern.
2. Für jede Zeile:
   • Wähle einen Mitarbeiter aus dem Auswahlfeld.
   • Gib seinen Gesamtanteil als Prozentsatz oder Betrag ein.
   • Du kannst zwischen Prozent (%) und Euro-Betrag wechseln.
3. Füge weitere Mitarbeiter hinzu, indem du auf Hinzufügen klickst.
4. Lösche Zeilen mit der Schaltfläche Löschen.
5. Die verbleibenden Anteile werden automatisch proportional angepasst – die Summe muss immer 100 % ergeben.
6. Klicke Speichern.

Die Verteilung wird gespeichert und beeinflusst die Umsatzstatistiken pro Mitarbeiter.

RKSV-Funktionen (Österreich)

Falls du in Österreich arbeitest und die Registrierkassensicherheitsverordnung erfüllen musst:

1. Öffne die Kasse und navigiere zu RKSV-Funktionen.
2. Dir stehen zwei Funktionen zur Verfügung:
   • Datenerfassungsprotokoll (DEP) exportieren: Wähle einen Zeitraum und exportiere das DEP für das Finanzamt.
   • NULL-Beleg drucken: Drucke einen leeren Beleg zur Überprüfung der Signaturerstellungseinheit.

Aufbau der Kartenzahlungs-Verwaltung

Die Kartenzahlungs-Verwaltung ist in Registerkarten unterteilt, eine für jedes konfigurierte Zahlungsmittel. Jede Registerkarte enthält eine Tabelle mit allen Transaktionen, sortierbar nach Datum und Betrag. Zusätzliche Informationen wie Transaktionsstatus (erfolgreich, fehlgeschlagen) und Zeitstempel helfen dir, den Zahlungsverlauf nachzuvollziehen.

Was danach passiert

Nach jeder Aktion wird die Kassensession aktualisiert:

• Stornierungen werden im Kassenbuch und auf dem Tagesabschluss dokumentiert.
• Umtauschvorgänge erscheinen als eigene Buchung mit Beschreibung.
• Gutscheineinsätze reduzieren den Gutscheinwert und werden mit Beleg verknüpft.
• Umsatzverteilungen beeinflussen die Mitarbeiter-Statistiken ab sofort.
• Kundendaten sind nach dem Speichern im Kundenkonto verfügbar.

Der Tagesabschluss berücksichtigt alle diese Vorgänge automatisch.

Tipps und Hinweise

• Stornierungen sind nachverfolgbar: Jede Stornierung wird mit Grund und Zeitstempel dokumentiert – wichtig für Kassenprüfungen.
• Gutscheinnummern genau eingeben: Das System erkennt die Nummer nicht, wenn sie falsch ist. Kontrolliere vor der Eingabe.
• Wechselkurse manuell prüfen: Bei Währungsumtausch kannst du den Kurs anpassen – nutze dies, um aktuelle Marktkurse abzubilden.
• Kundenpässe vor Ablauf prüfen: Die Restlaufzeit zeigt auf einen Blick, wann ein Pass abläuft.
• Umsatzverteilung erst am Ende: Teile den Umsatz am besten auf, nachdem der Beleg komplett bezahlt wurde – Änderungen rechnen sich automatisch um.