Serien- und Ausnahmetermine verwalten
Hier legst du wiederkehrende Termine an und definierst, an welchen Tagen und für welche Mitarbeiter Ausnahmen gelten – etwa Urlaub, Feiertage oder Sonderöffnungszeiten. Beide Funktionen arbeiten zusammen: Eine Serie erzeugt regelmäßig neue Termine, Ausnahmen unterbrechen oder ergänzen diese für bestimmte Fälle.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü Termine – Kalender
- Im Kalender-Fenster findest du die beiden Registerkarten Serientermine und Ausnahmeoeffnungszeiten
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht, Termine zu verwalten. Wenn dein Unternehmen mehrere Standorte hat, kannst du Ausnahmeoeffnungszeiten pro Standort festlegen.
So gehst du vor
Serientermine anlegen oder bearbeiten
Öffne die Registerkarte Serientermine
Klicke auf Neue Serie, um einen neuen wiederkehrenden Termin zu erstellen – oder doppelklick auf eine bestehende Serie zum Bearbeiten
Im Fenster "Neuer Serientermin" (oder "Serientermin bearbeiten") füllst du die folgenden Bereiche aus:
Seriendaten:
- Mitarbeiter: Wähle den Mitarbeiter, dem dieser Termin gehört – oder lass das Feld leer, wenn noch keine Zuweisung erfolgt
- Terminherkunft: Bestimme, woher der Termin kommt (z. B. Telefonbuchung oder Online-Buchung)
- Kunde: Suche und wähle den Kunden aus
- Notiz: Ergänze eine Notiz, die nur intern sichtbar ist
Wiederholung:
- Wochentag: Auf welchem Wochentag soll der Termin stattfinden?
- Uhrzeit: Zu welcher Zeit startet jeder Termin?
- Dauer (Minuten): Wie lange dauert ein Termin? (Wenn du Leistungen hinzufügst, wird die Dauer automatisch berechnet)
- Wiederholung: Wie oft wiederholt sich der Termin? (jede Woche, jede 2. Woche, etc.)
- Startdatum: Ab wann beginnt die Serie?
- Enddatum: Wann endet die Serie?
Gebuchte Leistungen:
- Hier fügst du die Leistungen hinzu, die bei jedem Termin erbracht werden. Wähle einen Artikel aus dem Auswahlfeld – er wird dann als Position hinzugefügt. Du kannst mehrere Leistungen stapeln, jeder einzelnen einen Mitarbeiter zuweisen und die Reihenfolge mit Drag & Drop ändern. Um eine Leistung wieder zu entfernen, klick auf das Mülleimer-Symbol in der Zeile.
Speichere mit Speichern
Ist die Serie noch nicht archiviert, kannst du sie mit Archivieren stilllegen – alle zukünftigen Termine der Serie werden dann storniert. Eine archivierte Serie lässt sich mit Wiederherstellen wieder aktivieren.
Ausnahmeoeffnungszeiten anlegen oder bearbeiten
Öffne die Registerkarte Ausnahmeoeffnungszeiten
Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Ausnahme zu erstellen – oder doppelklick auf eine bestehende, um sie zu bearbeiten
Im Fenster "Ausnahmeöffnungszeit bearbeiten" füllst du folgende Bereiche aus:
Ausnahmendaten:
- Standort: Wähle den Standort aus (nur sichtbar, wenn dein Unternehmen mehrere Standorte nutzt)
- Datum: An welchem Tag gilt die Ausnahme?
- Von und Bis: In welchem Zeitfenster ist der Standort an diesem Tag erreichbar?
Hinweis: Wenn die Ausnahmezeit außerhalb der regulären Öffnungszeiten liegt oder wenn der Tag ein Feiertag ist, zeigt weboffice dir einen Hinweis an – die Ausnahmezeit macht den Tag trotzdem für Online-Buchungen verfügbar.
Mitarbeiterauswahl:
- Wähle mit den Kontrollkästchen aus, für welche Mitarbeiter diese Ausnahmezeit gilt. Du kannst alle Mitarbeiter auf einmal mit dem Kontrollkästchen in der Spaltenüberschrift auswählen oder einzelne aktivieren und deaktivieren.
Speichere mit Speichern
Listen filtern
In beiden Registerkarten kannst du mit dem Schalter Alle anzeigen steuern, welche Einträge sichtbar sind:
- Aus (Standardeinstellung): Es werden nur zukünftige Einträge angezeigt – abgelaufene Serien oder Ausnahmen verschwinden aus der Liste
- Ein: Alle Einträge, auch abgelaufene oder archivierte, werden angezeigt
In der Liste der Serientermine kannst du zusätzlich über das Suchfeld nach Kundennamen oder Mitarbeitern suchen.
Einträge löschen
- Ausnahmeoeffnungszeiten: Klick in der Zeile auf das Mülleimer-Symbol. Ein Bestätigungsfenster fragt nach – bestätige mit Ja
- Serientermine: Das Löschen einer aktiven Serie erfolgt über das Menü der Seite "Serientermine" selbst, nicht hier
Aufbau der Serientermine-Liste
- Kunde: Der Name des Kunden, für den die Serie gilt
- Mitarbeiter: Der zugeordnete Mitarbeiter
- Wiederholung: Beschreibung der Wiederholungsregel (z. B. "Jede Woche")
- Von: Das Startdatum der Serie
- Bis: Das Enddatum der Serie
- Termine: Wie viele Einzeltermine wurden bisher aus dieser Serie erzeugt?
- Aktionen: Schaltflächen zum Bearbeiten oder Archivieren/Wiederherstellen
Aufbau der Ausnahmeoeffnungszeiten-Liste
- Standort: Der Standort, für den die Ausnahme gilt (nur wenn mehrere Standorte konfiguriert sind)
- Tag: Der Wochentag der Ausnahme (z. B. "Mo" für Montag)
- Datum: Das Vollständige Datum
- Mitarbeiter: Die betroffenen Mitarbeiter (kommagetrennt)
- Von und Bis: Die Öffnungszeiten an diesem Tag
- Erstellt am / Erstellt von: Wann und von wem wurde die Ausnahme angelegt?
- Aktualisiert am / Aktualisiert von: Wann und von wem wurde sie zuletzt geändert?
- Aktionen: Schaltflächen zum Bearbeiten oder Löschen
Was danach passiert
Sobald du eine Serie speicherst, werden die Einzeltermine automatisch im Kalender erzeugt – beginnend mit dem Startdatum und regelmäßig bis zum Enddatum. Diese Termine erscheinen dann auf der Seite Termine anlegen und im Teamkalender.
Ausnahmeoeffnungszeiten ändern nicht die bereits eingetragenen Termine – sie beeinflussen nur, wann Kunden online neue Termine buchen können. Eine Ausnahmezeit macht den Standort zu der Zeit buchbar, auch wenn die regulären Öffnungszeiten es nicht zulassen.
Tipps und Hinweise
Dauer automatisch berechnen: Wenn du Leistungen zur Serie hinzufügst, wird die Gesamtdauer aus den Bearbeitungszeiten der Leistungen errechnet. Das Feld "Dauer (Minuten)" ist dann gesperrt und lässt sich nicht mehr von Hand ändern. Entferne alle Leistungen, um die Dauer wieder manuell einzustellen.
Mitarbeiter später zuweisen: Du kannst eine Serie ohne Mitarbeiterzuweisung anlegen und diese später hinzufügen – etwa wenn der Mitarbeiter noch nicht verfügbar ist oder wenn die Serie für mehrere Mitarbeiter offen sein soll.
Serien archivieren statt löschen: Archivierte Serien landen nicht in der Löschliste – alle zukünftigen Termine werden storniert, aber die Serien selbst bleiben im System auffindbar (sichtbar mit "Alle anzeigen").
Ausnahmen für Feiertage: Wenn du an einem Feiertag eine Ausnahmeoeffnungszeit einrichtest, zeigt weboffice einen Hinweis – die Ausnahmezeit setzt sich aber trotzdem durch und macht den Standort an diesem Tag buchbar.