Teamtermine erstellen und verwalten

Mit Teamterminen planst du Zeiten, die gleichzeitig für mehrere Mitarbeiter gelten – etwa Schulungen, Betriebsausflüge oder Schließtage. Du legst fest, welche Mitarbeiter betroffen sind, und kannst die Termine später ändern oder stornieren.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Termine > Kalender
2. Wechsele zur Registerkarte Team

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du brauchst Zugriff auf das Modul Termine.

So gehst du vor

Neuen Teamtermin erstellen

1. Klicke auf Neuer Teamtermin

   Das Eingabefenster öffnet sich mit den Feldern Termindaten und Mitarbeiterauswahl.

2. Gib den Zeitraum ein

   Klicke in das Feld und wähle das Start- und Enddatum. Der Termin kann mehrere Tage dauern.

3. Gib die Von- und Bis-Uhrzeit ein (optional)

   Sind beide Felder leer, gilt der Termin für den ganzen Tag.

4. Trage Notizen ein (optional)

   Hier kannst du den Grund oder Details zum Termin notieren.

5. Wähle die betroffenen Mitarbeiter

   Schalte neben jedem Namen den Schalter um, oder doppelklick auf den Namen. Jeder ausgewählte Name wird markiert. Mindestens ein Mitarbeiter muss ausgewählt sein.

6. Klicke Speichern

   Der Teamtermin wird gespeichert und erscheint in der Liste.

Teamtermin ändern

1. Doppelklick auf den Termin in der Liste, oder klicke das Stiftsymbol in der Zeile

   Das Eingabefenster öffnet sich mit den bisherigen Werten.

2. Ändere die Felder nach Bedarf (Zeitraum, Uhrzeit, Notizen oder Mitarbeiterauswahl)

3. Klicke Speichern

Teamtermin stornieren

1. Klicke das Mülleimer-Symbol neben dem Termin in der Liste

   Eine Sicherheitsabfrage bestätigt deine Absicht.

2. Bestätige mit Ja

   Der Termin wird storniert und graut aus. Du kannst ihn später über Wiederherstellen wieder aktivieren.

Stornierten Termin wiederherstellen

1. Aktiviere den Schalter Alle anzeigen, um auch stornierte Termine zu sehen

2. Klicke das Wiederherstellen-Symbol (Pfeiltaste mit Mülleimer) neben dem stornierten Termin

   Der Termin ist wieder aktiv.

Aufbau der Liste

Die Teamtermine sind in einer Tabelle aufgelistet. Mit dem Suchfeld kannst du nach Datum, Uhrzeit, Notiz oder Mitarbeiternamen suchen.

Spalten:

• Von / Bis: Start- und Enddatum des Termins
• Uhrzeit: Die eingegebene Zeit oder leer, wenn der Termin ganztägig ist
• Notiz: Dein Vermerk zum Termin
• Mitarbeiter: Die Namen aller ausgewählten Mitarbeiter

Schalter „Alle anzeigen": Standardmäßig siehst du nur zukünftige Termine. Aktiviere diesen Schalter, um auch stornierte und bereits abgelaufene Termine zu sehen.

Was danach passiert

Der gespeicherte Teamtermin erscheint sofort in der Teamtermine-Liste. Alle betroffenen Mitarbeiter sehen ihn in ihrer persönlichen Kalenderansicht als blockierte Zeit – der Termin wird nicht in ihre freien Kapazitäten eingerechnet.

Änderungen an Termindaten oder Mitarbeiterauswahl wirken sich sofort aus. Stornierte Termine verschwinden aus der aktiven Liste, können aber wiederhergestellt werden.

Tipps und Hinweise

• Keine Mitarbeiter ausgewählt: Wenn du beim Speichern keine Mitarbeiter ausgewählt hast, zeigt weboffice eine Fehlermeldung. Mindestens einer muss markiert sein.
• Überschneidungen: weboffice prüft nicht, ob ein Mitarbeiter gleichzeitig noch andere Termine hat. Das ist absichtlich – Teamtermine überlagern persönliche Termine gezielt.
• Zeitraum statt einzelner Tag: Nutze den Zeitraum, um einen Termin über mehrere Tage zu strecken (etwa einen dreitägigen Kurs). Dann gelten die Uhrzeiten an jedem dieser Tage.