Einen Termin anlegen oder bearbeiten

Du legst hier einen neuen Termin an oder änderst einen bestehenden. Ein Termin dokumentiert, wann welcher Kunde welche Dienstleistungen in Anspruch nimmt, wer diese erbringt und wie lange sie dauern. Die Endzeit wird automatisch aus den gebuchten Leistungen berechnet.

So kommst du hierher

Öffne das Menü Termine in der Seitenleiste und wähle Kalender. Klicke im Kalender auf einen freien Zeitpunkt, um einen neuen Termin anzulegen, oder klicke auf einen bestehenden Termin, um ihn zu bearbeiten.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht, Termine zu verwalten. Für einen neuen Termin sollten Mitarbeiter in deinem System hinterlegt sein. Um Kunden zuzuweisen, müssen diese vorab als Kundensätze angelegt sein.

So gehst du vor

Wähle einen Mitarbeiter im Feld Mitarbeiter. Dies ist der Mitarbeiter, der für diesen Termin zuständig ist. Du kannst die Zuweisung später noch ändern oder leer lassen (Keine Zuweisung).
Gib die Terminherkunft an im Feld Terminherkunft – etwa telefonisch, per App oder Walk-in. Diese Information hilft dir später bei der Auswertung, über welche Kanäle Termine gebucht werden.
Weise einen Kunden zu im Feld unter dem Kundensymbol. Du kannst nach Name, Telefonnummer, Stadt oder E-Mail suchen. Mit dem Stift-Symbol bearbeitest du den Kundendatensatz direkt, mit dem Plus-Symbol legst du schnell einen neuen Kunden an. Wenn du keinen Kunden zuweisen möchtest, kannst du das Feld leer lassen und später Notizen zum Termin eintragen.
Lege das Datum fest im Feld Datum (oder Datum von, wenn du später Dienstleistungen hinzufügst).
Gib die Startzeit ein im Feld Von.
Trage die Endzeit ein im Feld Bis – das Feld ist deaktiviert, sobald du Dienstleistungen hinzufügst, da die Endzeit dann automatisch berechnet wird. Wenn du noch keine Dienstleistungen hinzugefügt hast und ein Datum bis brauchst (z. B. für mehrtägige Termine), trage es im Feld Datum bis ein.
Füge Dienstleistungen und Artikel hinzu im Bereich Gebuchte Leistungen. Nutze das Auswahlfeld Artikel, um eine Dienstleistung oder einen Artikel auszuwählen und klicke dann auf die Schaltfläche daneben (oder nutze die Lupe zum Auswählen per Touch). Die Dienstleistungen erscheinen dann in einer Liste darunter.
- Für jede Position siehst du Name, Dauer und den zuständigen Mitarbeiter. Wenn eine Dienstleistung Optionen hat, kannst du diese mit dem Zahnrad-Symbol anpassen.
- Klicke auf die Dauer einer Position, um sie individuell anzupassen (z. B. weil der Kunde längere oder kürzere Bearbeitung braucht).
- Mit den Pfeilen verschiebst du Positionen in der Reihenfolge nach oben oder unten.
- Mit dem Papierkorbsymbol löschst du eine Position wieder.
- Du kannst Positionen auch per Drag & Drop umordnen.
Passe Dauern manuell an, wenn nötig. Wenn eine Leistung länger oder kürzer dauert als die Standardzeit, klicke auf die Dauer in Klammern. Im Fenster Dauer ändern stellst du die neue Dauer ein. Wenn du später zur Standardzeit zurück willst, klicke auf Standardzeit.
Wenn ein Kunde zugewiesen wurde, siehst du zwei Registerkarten am unteren Ende:
- Kundennotizen: Hier findest du Notizen zu diesem Kunden, um dich optimal vorzubereiten.
- Historie: Zeigt die letzten Termine und Leistungen dieses Kunden – hilfreich, um wiederkehrende Anpassungen zu erkennen.
Speichere den Termin mit der Schaltfläche Speichern unten rechts.

Aufbau des Fensters

Termindaten:

Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, der den Termin durchführt. Kann später geändert werden.
Terminherkunft: Der Buchungskanal (telefonisch, Online-Buchung, manuell, E-Mail, automatisch, sonstiges).
Kunde: Kundensuchfeld. Nach dem Zuweisen erscheinen zusätzliche Informationen und die Kundennotizen.
Datum / Datum von / Datum bis: Der/die Termintag(e).
Von / Bis: Uhrzeit des Termins. Die Endzeit wird automatisch berechnet, sobald Dienstleistungen hinzugefügt sind.

Gebuchte Leistungen (Warenkorb): Eine Tabelle mit allen hinzugefügten Dienstleistungen und Artikeln. Jede Zeile zeigt:

Artikel- und Optionsnamen
Dauer in Minuten (z. B. „(30 min. | 10 min.)" = Bearbeitungsdauer | Nachbearbeitungsdauer)
Zuständigen Mitarbeiter für diese Position
Aktionsschaltflächen (Optionen ändern, verschieben, löschen)

Kundennotizen / Historie (nur sichtbar, wenn ein Kunde zugewiesen wurde): Zwei Registerkarten mit zusätzlichen Informationen zum Kunden und seinen früheren Terminen.

Was danach passiert

Der Termin wird gespeichert und erscheint im Kalender. Wenn du einen neuen Termin speichert, schließt sich das Eingabefenster. Bei Zeitkonfikten mit anderen Terminen desselben Mitarbeiters wird eine Warnung angezeigt.

Nachdem du den Termin gespeichert hast, kannst du ihn später jederzeit wieder öffnen und bearbeiten. Wenn der Termin schon bezahlt wurde, sind einige Felder schreibgeschützt.

Sobald der Kunde eintrifft, markierst du ihn mit Kunde ist da (nur bei frischen, noch nicht bezahlten Terminen sichtbar). Danach kannst du den Termin mit Kassieren direkt zur Kasse weiterleiten und ihn dort abrechnen.

Tipps und Hinweise

Dauer wird automatisch berechnet: Sobald du eine erste Dienstleistung hinzufügst, wird die Endzeit automatisch aus der Gesamtdauer aller Positionen berechnet. Das Feld Bis wird dann deaktiviert.
Terminsuche nutzen: Wenn du Dienstleistungen hinzugefügt hast, erscheint ein Kalender-Symbol neben dem Datum. Damit kannst du schnell freie Zeitfenster beim gewünschten Mitarbeiter finden.
Empfohlene Artikel: Nach der Kundenzuweisung werden häufig gebuchte Artikel dieses Kunden als Schnellauswahl angezeigt – spart Zeit bei wiederkehrenden Terminen.
Dragbar und umsortierbar: Du kannst Positionen per Drag & Drop umordnen oder die Pfeile-Schaltflächen nutzen. Die Reihenfolge beeinflusst später den Ablauf beim Kunden.
Bearbeitete Dauern: Wenn du eine Dauer manuell änderst, wird das mit einem Uhrensymbol gekennzeichnet. So erkennst du später, welche Positionen abweichen.
Paketartikel: Wenn eine Position Teil eines Pakets ist, wird das Löschen dieser Position dich fragen, ob alle anderen Artikel des Pakets ebenfalls entfernt werden sollen.
Nachbearbeitungszeit: Manche Dienstleistungen haben neben der Kundendauer auch eine Nachbearbeitungsdauer (z. B. Putzen nach der Behandlung). Diese wird separat angezeigt und trägt zur Gesamtdauer bei.