Serien und Ausnahmen verwalten

Hier legst du wiederkehrende Termine an und definierst Ausnahmen zu deinen regulären Öffnungszeiten – etwa für Urlaub, Feiertage oder Sonderöffnungen an einzelnen Tagen.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü Termine-Kalender in der Seitenleiste
2. Wähle Kalender aus
3. Klicke oben rechts auf die Schaltfläche mit dem Zahnrad-Symbol ⚙️, um die Kalendereinstellungen zu öffnen
4. Dort findest du zwei Reiter: Ausnahmeöffnungszeiten und Serientermine

Voraussetzungen

Du brauchst das Modul Kalender. Je nachdem, welche Einträge du bearbeiten darfst, können deine Rechte begrenzt sein.

So gehst du vor

Ausnahmeöffnungszeiten hinzufügen oder ändern

1. Klicke auf die Registerkarte Ausnahmeöffnungszeiten
2. Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Ausnahme zu erstellen, oder doppelklick auf eine vorhandene Zeile, um sie zu bearbeiten
3. Im Eingabefenster füllst du folgende Felder aus:
   • Standort: Wähle den Ort, für den die Ausnahmeöffnungszeit gelten soll (nur sichtbar, wenn dein Betrieb mehrere Standorte hat)
   • Datum: Das Datum des betreffenden Tages
   • Von: Die Uhrzeit, ab der geöffnet wird
   • Bis: Die Uhrzeit, wann der Betrieb wieder schließt
4. Wähle darunter die Mitarbeiter aus, für die diese Öffnungszeit gilt – klick in das Kontrollkästchen neben dem Namen, um einen Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu entfernen. Mit dem Kontrollkästchen in der Kopfzeile wählst du alle Mitarbeiter auf einmal aus oder ab
5. Klicke Speichern

Die neue Ausnahmeöffnungszeit erscheint sofort in der Liste. Wenn du eine bestehende Ausnahme löschen möchtest, klick auf das Mülleimer-Symbol in der gleichen Zeile.

Hinweis: Wenn die Ausnahmeöffnungszeit außerhalb deiner regulären Öffnungszeiten liegt, erhältst du eine Warnung – die Online-Buchung wird in dieser Zeit trotzdem möglich sein.

Serientermine hinzufügen oder ändern

1. Klicke auf die Registerkarte Serientermine

2. Klicke auf Neue Serie, um einen neuen Serientermin zu erstellen, oder doppelklick auf eine vorhandene Zeile, um sie zu bearbeiten

3. Im Eingabefenster füllst du folgende Felder aus:

   Seriendaten:

   • Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, dem dieser Termin zugeordnet ist (optional)
   • Terminherkunft: Wähle aus, wie dieser Termin entstanden ist – etwa Telefonbuchung oder Online-Buchung
   • Kunde: Der Kunde, für den dieser Termin gilt
   • Notiz: Ein Vermerk für deine Notizen (optional)

   Wiederholung:

   • Wochentag: An welchem Wochentag der Termin stattfindet
   • Uhrzeit: Die Startzeit des Termins
   • Dauer (Minuten): Wie lange der Termin dauert – wenn du später Leistungen hinzufügst, berechnet sich die Dauer automatisch aus diesen Leistungen
   • Wiederholung: Wie oft der Termin wiederkehrt – etwa jede Woche, jede zweite Woche oder jede gerade Kalenderwoche
   • Startdatum: Ab wann der Termin wiederkehrt
   • Enddatum: Ab wann die Serie endet und keine Termine mehr erstellt werden

   Gebuchte Leistungen:

   • Wähle aus der Auswahlfeld Artikel eine Leistung aus, die in diesem Termin erbracht werden soll – etwa eine Frisur oder Massage
   • Sie erscheint dann in der Liste darüber; du kannst sie dort einem bestimmten Mitarbeiter zuordnen oder wieder entfernen
   • Du kannst mehrere Leistungen hinzufügen; ihre Dauer addiert sich zur Gesamtdauer des Termins

4. Klicke Speichern

Die neue Serie wird sofort angelegt und ihre Termine im Kalender angezeigt. Wenn du eine bestehende Serie nicht mehr benötigst, klick auf Archivieren – alle zukünftigen Termine werden dann storniert. Eine archivierte Serie kannst du später mit Wiederherstellen wieder aktivieren.

Einträge filtern

Beide Listen zeigen standardmäßig nur zukünftige Einträge. Schalte den Schieberegler Alle anzeigen ein, um auch abgelaufene Einträge zu sehen.

Aufbau der Fenster

Ausnahmeöffnungszeiten

Die Tabelle zeigt alle Ausnahmeöffnungszeiten in chronologischer Reihenfolge:

• Tag: Der Wochentag (Montag, Dienstag usw.)
• Datum: Das genaue Datum
• Mitarbeiter: Die Namen aller Mitarbeiter, die diese Ausnahmeöffnungszeit betreffen
• Von/Bis: Beginn und Ende der Ausnahmeöffnungszeit
• Erstellt am/Erstellt von: Zeitstempel und Autor des Eintrags
• Aktualisiert am/Aktualisiert von: Zeitstempel und Autor der letzten Änderung

Serientermine

Die Tabelle zeigt alle Serientermine:

• Kunde: Der Name des Kunden
• Mitarbeiter: Der zugeordnete Mitarbeiter
• Wiederholung: Die Beschreibung des Wiederholungsmusters
• Von/Bis: Start- und Enddatum der Serie
• Termine: Die Anzahl der Einzeltermine, die diese Serie erzeugt

Was danach passiert

Sobald du speicherst, werden die Serien und Ausnahmen im Kalender wirksam:

• Neue Serientermine erscheinen an allen vorgesehenen Tagen
• Ausnahmeöffnungszeiten ermöglichen Online-Buchungen außerhalb der regulären Öffnungszeiten
• Änderungen werden sofort im Kalender sichtbar

Wenn du einen Termin verschieben oder eine Dauer anpassen möchtest, gelangst du von dort aus auch in diese Verwaltung zurück.

Tipps und Hinweise

• Mitarbeiter automatisch auswählen: Wenn du eine neue Ausnahmeöffnungszeit anlegst, sind standardmäßig alle Mitarbeiter ausgewählt. Du kannst dich dann auf die abwählen, die nicht betroffen sind – das ist oft schneller, als einzelne hinzuzufügen.

• Leistungen und Dauer: Wenn du einer Serie Leistungen hinzufügst, wird die Dauer automatisch berechnet. Du kannst die Dauer also entweder manuell eingeben oder sie durch die Auswahl der Leistungen festlegen.

• Archivieren statt Löschen: Archivierte Serien können jederzeit wiederhergestellt werden. Archivieren ist also sicherer als Löschen.

• Offline-Buchungen und Serientermine: Die Terminherkunft (Telefonbuchung, Online-Buchung usw.) hat keinen Einfluss darauf, wie die Serie funktioniert – sie dient nur deinen Notizen.