Mitarbeiterzeitbuchungen einsehen und verwalten

Hier siehst du alle Zeitbuchungen eines Mitarbeiters für einen bestimmten Monat: normale Arbeitszeiten, Pausen, Urlaub, Krankmeldungen und andere Abwesenheiten. Du kannst einzelne Tage oder Buchungen bearbeiten, Zeiträume nachtragen, Überstunden auszahlen und einen Zeitnachweis ausdrucken.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Arbeitszeit-Verwaltung.
2. Wähle einen Mitarbeiter aus der Mitarbeiter-Übersicht.

Voraussetzungen

Der Mitarbeiter muss ein gültiges Arbeitszeitmodell und ein Eintrittsdatum haben. Sind diese nicht hinterlegt, sind einige Funktionen deaktiviert – die Seite zeigt dir dann einen Hinweis.

So gehst du vor

Monat oder Jahr wechseln

1. Nutze die Schaltflächen oben rechts, um zwischen Monaten zu navigieren:
   • Pfeil nach links: einen Monat zurück
   • Doppelpfeil nach links: ein Jahr zurück
   • Aktueller Monat: springt zum heutigen Monat (nur aktiv, wenn du in der Vergangenheit oder Zukunft bist)
   • Doppelpfeil nach rechts: ein Jahr vorwärts
   • Pfeil nach rechts: einen Monat vorwärts

Einen Tag oder eine Buchung bearbeiten

Die Tabelle zeigt alle Tage und Einzelbuchungen des Monats. Doppelklick auf eine Zeile oder nutze die Schaltfläche Bearbeiten (Stiftsymbol) neben dem Tag oder der Buchung – ein Fenster öffnet sich, in dem du die Zeiten ändern kannst. Nach dem Speichern wird die Tabelle neu geladen.

Soll-Arbeitszeit eines Tages ändern (nur mit Berechtigung)

Klicke auf das Symbol neben der Soll-Zeit eines Tages (in der Spalte „Soll"), um die Vorgabezeit für diesen einzelnen Tag zu überschreiben. Das ist nötig, wenn der Mitarbeiter z. B. an diesem Tag weniger arbeiten sollte.

Weitere Aktionen – Menü nutzen

Klicke unten links auf Aktionen – ein Menü mit Schaltflächen öffnet sich:

• IST-Zubuchung: Trage eine zusätzliche Arbeitszeit für einen bestimmten Tag und Zeitraum ein
• Urlaub eintragen, Krankmeldung eintragen, Unterbrechung eintragen, Unbezahlte Abwesenheit, Bezahlte Abwesenheit: Je nach Buchungstyp trägst du einen Datumsbereich oder einen einzelnen Tag mit Uhrzeit ein. Bei unbezahlten Abwesenheiten helfen dir Schnellschaltflächen für 1/4, 1/2 oder ganze Tage.
• Überstunden ausbezahlen: Zahle Überstunden des Mitarbeiters aus
• Buchungsübersicht: Zeigt eine detaillierte Übersicht aller Buchungen des Mitarbeiters.
• Urlaubsanspruch bearbeiten: Bearbeite den Urlaubsanspruch für das Jahr
• Drucken: Drucke einen Zeitnachweis

Zeitnachweis ausdrucken

Klicke oben rechts auf Drucken – weboffice erstellt ein PDF mit allen Buchungen des angezeigten Monats.

Aufbau der Seite

Kopfzeile: Zeigt den Monat, das Jahr und den Namen des Mitarbeiters.

Navigationsschaltflächen (oben rechts): Schaltflächen zum schnellen Wechsel zwischen Monaten und Jahren, sowie eine Schaltfläche zum Zurückspringen auf den aktuellen Monat.

Statistik-Bereich: Darunter siehst du eine Zusammenfassung: Soll-Stunden, Ist-Stunden, Pausen, Saldo (Überstunden oder Fehlstunden) und Sonderbuchungen wie Urlaub und Krankmeldungen.

Tabelle: Listet alle Tage des Monats mit ihren Buchungen auf. Folgende Spalten sind wichtig:

• Datum: Der Tag
• Soll: Die Arbeitszeit, die der Mitarbeiter arbeiten soll
• Ist: Die tatsächlich erfasste oder eingetragene Arbeitszeit
• Pause: Die Pausenzeit
• Saldo: Der Unterschied zwischen Soll und Ist für diesen Tag
• Sonderbuchungen: Urlaub, Krankmeldung, Abwesenheit oder andere Einträge

Aktionsschaltfläche (unten links): Öffnet ein Menü mit allen verfügbaren Aktionen wie Buchungen nachtragen, ausbezahlen oder drucken.

Was danach passiert

Nachdem du eine Buchung speicherst oder nachtragst, wird die Tabelle automatisch aktualisiert und zeigt die neuen oder geänderten Daten. Der Saldo des Mitarbeiters wird neu berechnet. Wenn du Überstunden ausbezahlt oder Urlaub eingetragen hast, werden diese Einträge sofort in der Statistik berücksichtigt.

Tipps und Hinweise

• Felder sind ausgegraut? Der Mitarbeiter hat kein Arbeitszeitmodell oder Eintrittsdatum – die Einträge müssen im Personenstamm ergänzt werden.
• Doppelklick spart Zeit: Du musst nicht immer die Bearbeiten-Schaltfläche suchen – Doppelklick auf eine Zeile macht das Bearbeitungsfenster direkt auf.
• Zeiträume nachtragen: Für Urlaub oder Krankmeldung kannst du ganze Datumsbereichs eingeben, nicht nur einzelne Tage.
• Soll-Zeit überschreiben: Das ist sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter z. B. an einem Tag wegen eines Termins nur 6 Stunden arbeiten sollte, obwohl sein Modell 8 Stunden vorsieht.