Manuelle Buchungen einrichten
Mit manuellen Buchungen erstellst du Vorlagen für wiederkehrende Kassenbewegungen – etwa Bankeinzahlungen, Wechselgeld oder Kassenentnahmen. So tippst du diese Vorgänge später nicht jedes Mal neu ein, sondern wählst die passende Vorlage aus.
So kommst du hierher
Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Administration > Einstellungen. Klicke dann auf die Registerkarte Manuelle Buchungen (im Bereich „Kasse & Zahlung").
Voraussetzungen
Du benötigst das Modul „Kasse" (CashPoint) und das Recht zum Verwalten der Unternehmensdaten.
So gehst du vor
Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Buchungsvorlage anzulegen.
Ein Eingabefenster öffnet sich mit den Stammdaten der neuen Vorlage.
Wähle ein Icon – dieses Symbol wird später in der Kasse neben der Vorlage angezeigt und hilft dir, sie schnell zu erkennen.
Trage einen Namen ein, unter dem du die Vorlage später findest (z. B. „Bankeinzahlung", „Kassenentnahme").
Gib bei Bedarf eine Beschreibung / Verwendungszweck ein – dies ist optional und hilft dir, den Zweck der Vorlage zu dokumentieren.
Wähle eine Zahlungsart aus dem Auswahlfeld. Dies ordnet die Buchung einer Zahlungsart zu (z. B. Überweisung, Bargeld). Wenn keine Zahlungsart passt, bleibt das Feld leer.
Zahlungsarten verwwaltest du unter Zahlungsarten und Steuersätze.
Wähle optional ein Buchhaltungskonto aus dem Auswahlfeld. Dies ordnet die Buchung einem Konto in der Buchhaltung zu, damit sie später dort korrekt zugeordnet wird. Wenn keine Zuweisung nötig ist, bleibt das Feld leer.
Klicke auf Speichern.
Die Vorlage wird gespeichert und die Liste aktualisiert sich. Die neue Buchung erscheint jetzt in der Übersicht.
Vorhandene Vorlage ändern:
Klicke in der Liste auf die Zeile der Vorlage oder auf das Stiftsymbol daneben, um sie zu bearbeiten. Das Eingabefenster öffnet sich mit den aktuellen Werten. Ändere die Felder nach Bedarf und speichere erneut.
Aufbau der Liste
Die Tabelle zeigt alle angelegten manuellen Buchungen:
- Name: Die Bezeichnung der Vorlage, unter der sie in der Kasse auftaucht.
- Bearbeitenspalte: Das Stiftsymbol öffnet das Eingabefenster zum Ändern der Vorlage.
Was danach passiert
Die Vorlage steht jetzt in der Kasse zur Verfügung. Wenn du einen Kassenvorgang wie eine Bankeinzahlung erfasst, kannst du diese Vorlage auswählen – Name, Icon, Zahlungsart und Konto werden dann automatisch eingetragen.
Verwandte Einstellungen:
- Zahlungsarten und Steuersätze
- Buchungsgründe – für die Kategorisierung von Buchungen
- Kassenkonten verwalten – um Kassenkonten einzurichten
Tipps und Hinweise
- Icon wählen, damit es merkbar bleibt: Nutze aussagekräftige Symbole. Ein gleiches Icon für mehrere Vorlagen führt zu Verwechslungen.
- Vorlage ohne Zahlungsart oder Konto: Beides ist optional. Du kannst eine Vorlage rein als Memo anlegen, ohne sie buchhaltungstechnisch zuzuordnen.
- Vorlage löschen: In der aktuellen Version kannst du Vorlagen in der Listenansicht nicht direkt löschen. Kontaktiere deinen Administrator, wenn eine Vorlage entfernt werden soll.