Mahnung per E-Mail versenden

Du verschickst eine Mahnung an einen Kunden per E-Mail. Die Mahnung wird damit als versendet markiert und das Versanddatum gespeichert.

So kommst du hierher

Öffne das Modul Aufträge und wechsle zur Registerkarte Rechnungen. Dort findest du die Rechnung, zu der eine Mahnung versendet werden soll. Öffne die Rechnung durch einen Doppelklick. In der Rechnung selbst wählst du im Bereich Mahnwesen die gewünschte Mahnstufe aus und klickst auf „Versenden".

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zum Ansehen von Aufträgen und Rechnungen. Eine Mahnung muss bereits erstellt sein – das läuft üblicherweise automatisch nach konfigurierten Fristen ab.

Aufbau des Versandfensters

Das Fenster zeigt dir:

Betreff: Die Betreffzeile der E-Mail, vorausgefüllt mit dem Namen der Mahnstufe
Empfängeradresse: Die E-Mail-Adresse des Kunden (aus den Kundenstammdaten übernommen)
Optionen zum Versand: die Möglichkeit, die E-Mail zu testen oder direkt zu versenden

So gehst du vor

Überprüfe im Feld Betreff, ob die Betreffzeile passt – du kannst sie bei Bedarf ändern.
Kontrolliere die Empfängeradresse: Sie wird automatisch aus den Kundendaten übernommen. Ist sie falsch oder unvollständig, kannst du sie anpassen.
Entscheide dich zwischen Test und echtem Versand:
- Wähle Test, um die E-Mail zunächst an deine eigene Adresse zu schicken und zu prüfen, wie sie aussieht.
- Wähle Versenden, um die Mahnung an den Kunden zu schicken.
Bestätige mit der Schaltfläche zum Versand. Das Fenster schliesst sich, die Mahnung wird versendet und das aktuelle Datum als Versanddatum eingetragen.

Was danach passiert

Die Mahnung ist jetzt als versendet gekennzeichnet. Das Versanddatum wird in der Mahnstufe gespeichert, sodass auch die nächste Mahnstufe (falls nötig) nach der konfigurierten Frist berechnet werden kann. Du siehst in der Rechnung unter Mahnwesen, dass diese Mahnstufe versendet wurde.

Im Normalfall folgst du damit dem Mahnprozess, der nach bestimmten Fristen automatisch zu den nächsten Mahnstufen führt.

Tipps und Hinweise

Die E-Mail-Vorlage und der automatische Versand sind systemweit konfigurierbar.
Nutze die Test-Funktion, um sicherzustellen, dass die E-Mail korrekt formatiert ist und alle Anhänge enthalten sind, bevor du sie dem Kunden schickst.
Das Versanddatum kann nachträglich nicht mehr geändert werden – es dokumentiert, wann die Mahnung tatsächlich versendet wurde.