Lieferschein einlesen und Wareneingang anlegen

Wenn dein Lieferant eine Ware bringt, liest du den Lieferschein ein. weboffice kann die KI nutzen, um Daten automatisch auszulesen – oder du erfasst den Wareneingang von Hand. Danach prüfst du die Positionen und buchst sie ins Lager.

So kommst du hierher

Klicke in der Seitenleiste auf Lager und dann auf Wareneingang.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, Lagerbestände zu bearbeiten.

So gehst du vor

Lieferschein automatisch einlesen

1. Klicke auf die Schaltfläche Lieferschein einlesen. Ein Fenster öffnet sich.

2. Ziehe den Lieferschein (PDF oder Foto) in den Bereich oder klicke, um eine Datei hochzuladen. weboffice liest die Daten aus und schlägt dir einen Wareneingang vor – Name des Lieferanten, Artikelnummern, Mengen. Du kannst die Werte überprüfen und ändern.

3. Prüfe die erfassten Felder und berichtige sie falls nötig:

   • Lager: Das Ziel-Lager, in das die Ware eingeht. Voreingestellt ist dein Standard-Lager.
   • Lieferant: Der Name des Lieferanten. Muss in weboffice bereits angelegt sein, sonst kann der Wareneingang nicht gespeichert werden.
   • Lieferscheinnummer und Rechnungsnummer: Die Nummern vom Beleg.
   • Jede Position zeigt Artikelnummer, Menge und Preis. Stimmen die Werte nicht, ändere sie direkt in der Tabelle.

4. Klicke auf Speichern. Der Wareneingang wird angelegt und ist zunächst offen. Die Positionen werden in die Liste zurück übernommen.

Wareneingang von Hand erfassen

1. Klicke auf Neuer Wareneingang. Ein Fenster öffnet sich.

2. Trage die Stammdaten ein:

   • Lager: Das Ziel-Lager.
   • Lieferant: Wähle den Lieferanten aus einer Vorschlagsliste. Die Liste zeigt alle Lieferanten, die bereits angelegt sind.
   • Lieferscheinnummer und Rechnungsnummer: Optional – trage die Nummern vom Beleg ein, wenn vorhanden.

3. Klicke auf Speichern. Der Wareneingang wird angelegt. Danach öffnet sich ein Eingabebereich für die Positionen.

Positionen hinzufügen und prüfen

4. Du siehst nun eine neue Zeile. Gib für jede Position ein:

   • Artikel: Wähle den Artikel aus einer Liste.
   • Menge: Die eingegangene Menge.
   • Preis je Einheit: Der Einkaufspreis (optional).

5. Speichere die Positionen, wenn alle eingegeben sind. Der Wareneingang wird aktualisiert und taucht in der Liste oben auf.

Wareneingang überprüfen und buchen

6. In der Übersicht siehst du deinen Wareneingang als neue Zeile. Die Spalten zeigen:

   • Nummer: Die Wareneingangs-Nummer (automatisch).
   • Lager: Das Ziel-Lager.
   • Erstelldatum und Letzte Änderung: Wann der Eintrag angelegt und zuletzt geändert wurde.
   • Lieferscheinnummer, Rechnungsnummer: Die Belegnummern.
   • Lieferant: Der Name.
   • Bestellung: Falls dieser Wareneingang zu einer Bestellung gehört, wird die Bestellnummer angezeigt – klick drauf, um sie zu öffnen.
   • Positionen: Wie viele Positionen eingegeben wurden.
   • Status: Zeigt, ob der Wareneingang noch offen (zeitnah geöffnet), in Bearbeitung (Positionen vorhanden) oder abgeschlossen (ins Lager gebucht) ist.
   • Lieferung: Zeigt, ob alle bestellten Mengen eingetroffen sind (vollständig) oder nur ein Teil (teilweise).

7. Klicke auf den Wareneingang (Doppelklick auf die Zeile oder auf die Schaltfläche Bearbeiten rechts), um die Positionen noch mal zu prüfen und anzupassen.

8. Wenn die Positionen stimmen, klicke auf die Schaltfläche Positionen ins Lager buchen (grüne Schaltfläche mit LKW-Symbol). Ein Fenster fragt dich zur Bestätigung.

9. Bestätige die Buchung. Die Positionen werden ins Lager übernommen und die Bestände erhöht. Der Status des Wareneingangs wechselt auf Abgeschlossen.

Aufbau der Übersicht

Die Liste zeigt alle Wareneingänge, die du bislang erfasst hast oder die noch ausstehen. Jede Zeile steht für einen Wareneingang. Am rechten Ende jeder Zeile findest du folgende Schaltflächen:

• Positionen ins Lager buchen (grüner LKW): Bucht die Positionen ins Lager. Diese Schaltfläche erscheint nur, solange der Wareneingang noch nicht gebucht ist und mindestens eine Position hat.
• Lagerbuchungen rückgängig machen (Pfeil zurück): Macht die Buchung rückgängig. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn der Wareneingang bereits gebucht wurde.
• Drucken (Drucker-Symbol): Druckt den Wareneingang aus.
• Bearbeiten (Stift): Öffnet die Positionen zur Nachbearbeitung.
• Löschen (Mülleimer): Löscht den gesamten Wareneingang. Ist er bereits gebucht, werden die Lagerbuchungen rückgängig gemacht.

Was danach passiert

Nachdem du den Wareneingang ins Lager gebucht hast, werden die Bestände erhöht und der Wareneingang ist erledigt. Du kannst ihn jederzeit noch ausdrucken oder seine Positionen nachschauen.

Wenn du Wareneingänge von einer Bestellung erwartest, lies nach unter Wareneingang aus Bestellung.

Tipps und Hinweise

• Automatisches Einlesen: Das Einlesen von Lieferscheinen per KI funktioniert am besten mit klaren, gut lesbaren PDFs. Wenn ein Feld falsch ausgelesen wurde, ändere es einfach im Eingabefenster.
• Bestellung zuordnen: Wenn dieser Wareneingang zu einer Bestellung gehört, verlinkt weboffice ihn automatisch – die Bestellnummer steht dann in der Spalte Bestellung.
• Lager bestätigen: Das Ziel-Lager lässt sich später nicht mehr ändern. Wähle es gleich beim Anlegen richtig.
• Rückgängig machen: Hast du einen Wareneingang gebucht und stellst später fest, dass die Daten falsch waren? Klicke auf die Schaltfläche Lagerbuchungen rückgängig machen, um die Bestände wieder herzustellen. Der Wareneingang bleibt erhalten, damit du ihn korrigieren kannst.