Lagerbestellung anlegen und abschließen

Du legst hier eine Bestellung bei einem Lieferanten an, gibst die gewünschten Artikel und Mengen ein und schließt die Bestellung ab. Danach kannst du das Bestelldokument drucken oder per E-Mail an den Lieferanten versenden.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Lager > Bestellungen.
2. Klicke auf die grüne Schaltfläche Bestellung hinzufügen.

Voraussetzungen

Du benötigst Zugriff auf das Modul Lager und das Recht, Bestellungen anzulegen.

So gehst du vor

1. Lieferant wählen: Im Feld Lieferant suchst du den Lieferanten, bei dem du bestellen möchtest. Das Feld ist Pflichtfeld.

2. Zielort einstellen: Im Feld Zielort (Lager) wählst du das Lager, in das die Bestellung eingehen soll. Dieses Lager ist nach dem Speichern nicht mehr änderbar.

3. Notiz hinzufügen (optional): Im Feld Notiz kannst du interne Hinweise zur Bestellung eintragen – etwa besondere Anforderungen oder Lieferbedingungen.

4. Klicke Weiter, um zur Bestellübersicht zu gelangen. Die Bestellung wird gespeichert.

5. Artikel hinzufügen: Im Reiter Positionen klickst du auf Artikel hinzufügen, um Artikel zur Bestellung hinzuzufügen. Wähle einen oder mehrere Artikel aus der Liste.

   • Ist der gewünschte Artikel noch nicht im System vorhanden, klicke auf Neuen Artikel erstellen und erfasse ihn dort. Nach dem Speichern kannst du ihn sofort zur Bestellung hinzufügen.
   • Du kannst auch einen Barcode-Scanner verwenden: Scanne einen Artikel ein, um ihn mit der Standardmenge zur Bestellung hinzuzufügen. Ist der Artikel bereits in der Bestellung, erhöht sich die Menge um die gescannte Menge.

6. Menge festlegen: Trage die gewünschte Bestellmenge für jeden Artikel ein. Die Spalte Lager zeigt dir, welcher Bestand vorhanden ist – so siehst du auf einen Blick, wenn der Mindestbestand unterschritten wird.

7. Notiz zu Position (optional): In der Spalte Notiz kannst du Besonderheiten für eine einzelne Position eintragen.

8. Position entfernen: Möchtest du einen Artikel wieder aus der Bestellung entfernen, klicke auf das Mülleimer-Symbol in der Zeile.

9. Klicke Speichern, um deine Änderungen zu sichern.

10. Bestellung abschließen: Klicke Bestellung abschließen, sobald alle Artikel und Mengen erfasst sind und die Bestellung beim Lieferanten ankommen soll. Das Fenster fragt dich zur Bestätigung nach. Nach dem Abschluss erscheint automatisch ein Fenster, das dir Optionen zum Versand anbietet.

11. Bestelldokument versenden:

    • Klicke An E-Mail senden, um das Bestelldokument direkt an den Lieferanten zu mailen (falls dieser hinterlegt ist).
    • Oder klicke Drucken, um das Dokument zum Ausdrucken zu öffnen.

Nach dem Versand ist die Bestellung abgeschlossen. Du kannst sie jetzt in der Bestellliste verfolgen und später Waren als eingegangen erfassen.

Aufbau des Bestellfensters

Informationen-Bereich (oben im Fenster):

• Lieferant: Der Lieferant, bei dem die Bestellung aufgegeben wird (Pflichtfeld).
• Zielort: Das Lager, das die bestellten Waren erhält (Pflichtfeld, nach dem Speichern nicht änderbar).
• Notiz: Platz für interne Anmerkungen zur Bestellung (optional).

Positionen-Reiter (nach dem Speichern): Hier siehst du alle Artikel, die in der Bestellung enthalten sind. Jede Zeile zeigt Artikelnummer, Bezeichnung, Bestellmenge, Lagerbestand und wer die Position hinzugefügt hat.

Informationen-Reiter: Enthält die gleichen Felder wie oben – nützlich, wenn du während der Bearbeitung von Positionen noch etwas an der Kopfdaten ändern möchtest.

Was danach passiert

Nach dem Abschluss erhält die Bestellung ein Bestelldatum. Du kannst sie jetzt jederzeit aufrufen und verfolgen. Das erstellte Bestelldokument wird gespeichert und kann später erneut gedruckt oder versendet werden.

Wenn der Lieferant die Ware liefert, erfasst du den Wareneingang über Wareneingang aus Bestellung.

Eine abgeschlossene Bestellung kannst du noch öffnen und ansehen, aber nicht mehr bearbeiten – außer die Ware ist noch nicht eingegangen.

Tipps und Hinweise

• Standortwechsel: Wenn du das Zielort-Lager nach dem Speichern änderst, werden alle bereits erfassten Positionen gelöscht. Das System fragt dich vorher zur Bestätigung nach.

• Artikel scannen: Der Barcode-Scanner ist besonders schnell, wenn du viele Artikel in kurzer Zeit erfassen möchtest. Nutze ihn, um Tippfehler zu vermeiden.

• Bestand überwachen: Schau in die Spalte Lager, um zu sehen, welche Artikel unter dem Mindestbestand liegen. Das hilft dir, gezielt nachzubestellen.

• Artikel ohne Bestandsverfolgung: Versuchst du, einen solchen Artikel zu scannen, fragt dich das System, ob du die Bestandsverfolgung aktivieren möchtest – das ist für Bestellungen sinnvoll.

• Bestellung nachdrucken oder erneut versenden: Öffne die Bestellung aus der Liste und klicke auf den Dokumentenbereich – dort findest du Optionen zum Drucken oder Versenden ohne Neuanlage. Siehe auch Bestellung versenden.