Eingangsrechnungen verwalten
Dies ist die Hauptseite für die Verwaltung aller Eingangsrechnungen. Hier erfasst du neue Rechnungen, bearbeitest bestehende und behältst den Überblick über alle Rechnungsprozesse.
Voraussetzungen
- Du bist in weboffice angemeldet
- Du hast die nötigen Berechtigungen für Eingangsrechnungen
- Grunddaten wie Lieferanten und Kostenstellen sind angelegt
Aufbau der Seite
Symbolleiste
- "Erfassung mit Dokument": Lädt ein Dokument hoch und startet die KI-Analyse
- "Manuelle Erfassung": Erstellt eine neue Rechnung ohne Dokument
- Schalter "Zeige archivierte Rechnungen": Blendet gelöschte Rechnungen ein
- Schalter "Erledigte Rechnungen einblenden": Zeigt abgeschlossene Rechnungen
Warnhinweise
- Fehlgeschlagene Entwürfe: Warnung bei nicht verarbeiteten Uploads
- Verarbeitungsstatus: Information über laufende Analysen
Rechnungsliste
- Vollständige Übersicht: Alle Rechnungen in einer Tabelle
- Filter- und Sortierfunktionen: Für bessere Übersicht
- Schnellaktionen: Direkte Bearbeitung aus der Liste
E-Mail-Hinweis
- E-Mail-Adresse: Für direkten Rechnungsversand per E-Mail
- Automatische Verarbeitung: E-Mails werden automatisch analysiert
So arbeitest du mit dieser Seite
Neue Rechnung mit Dokument erfassen
- Klicke auf "Erfassung mit Dokument"
- Dokument hochladen:
- Wähle eine Datei aus oder ziehe sie in den Upload-Bereich
- Unterstützte Formate: PDF, JPG, PNG, TIFF
- Warte auf die automatische Analyse
- Erkannte Daten prüfen:
- Lieferant wird meist automatisch erkannt
- Betrag und Datum werden extrahiert
- Referenznummer wird identifiziert
- Fehlende Daten ergänzen:
- Kostenstelle zuordnen
- Buchungskonten festlegen
- Zahlungsdaten prüfen
- Rechnung speichern
Manuelle Rechnung erfassen
- Klicke auf "Manuelle Erfassung"
- Grunddaten eingeben:
- Rechnungsdatum
- Lieferant auswählen oder neu anlegen
- Rechnungsbetrag
- Referenznummer
- Organisatorische Daten:
- Kostenstelle zuordnen
- Standort auswählen
- Geschäftsperiode festlegen
- Buchungskonten zuordnen:
- Neue Buchungsposition hinzufügen
- Konto und Steuersatz wählen
- Betrag aufteilen
- Rechnung speichern
Bestehende Rechnung bearbeiten
- Rechnung finden:
- Nutze die Suchfunktion
- Oder scrolle durch die Liste
- Oder doppelklicke auf eine Rechnung
- Bearbeitung öffnen:
- Doppelklick auf die Rechnungszeile
- Oder Aktions-Schaltfläche verwenden
- Änderungen vornehmen:
- Alle Felder können angepasst werden
- Buchungskonten können geändert werden
- Dokumente können hinzugefügt werden
- Speichern: Änderungen werden automatisch übernommen
Rechnungen per E-Mail senden
- E-Mail-Adresse verwenden: Die angezeigte Adresse (z.B. "firma.belege@weboffice.digital")
- Rechnung anhängen: PDF oder Bild der Rechnung
- E-Mail senden: An die weboffice-Adresse
- Automatische Verarbeitung: System analysiert die Rechnung automatisch
- Benachrichtigung: Du erhältst eine E-Mail über das Ergebnis
- Nachbearbeitung: Prüfe und korrigiere die erkannten Daten
Filter und Ansichten nutzen
- Archivierte Rechnungen: Schalter aktivieren um gelöschte Rechnungen zu sehen
- Erledigte Rechnungen: Schalter aktivieren um abgeschlossene Rechnungen einzublenden
- Suchfunktion: Nutze die Tabellensuche für spezifische Rechnungen
- Sortierung: Klicke auf Spaltenüberschriften zum Sortieren
Workflow und Status
Rechnungslebenszyklus
- Upload/Erfassung: Rechnung wird ins System gebracht
- Analyse: KI erkennt automatisch Daten (bei Dokumenten)
- Bearbeitung: Manuelle Prüfung und Ergänzung
- Freigabe: Rechnung wird als "Erledigt" markiert
- Zahlung: Rechnung wird als "Bezahlt" markiert
- Archivierung: Abgeschlossene Rechnungen werden archiviert
Statusanzeigen
- Grünes Häkchen: Rechnung ist vollständig bearbeitet
- Gelbes Warnsymbol: Mögliches Duplikat erkannt
- Rotes Ausrufezeichen: Rechnung ist überfällig
- Fortschrittsbalken: Verarbeitung läuft noch
Tipps und Hinweise
Effiziente Bearbeitung
- Stapelverarbeitung: Bearbeite mehrere Rechnungen nacheinander
- Tastaturkürzel: Nutze Tab und Enter für schnelle Navigation
- Vorlagen: Erstelle Lieferanten-Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen
- Regelmäßige Kontrolle: Prüfe täglich neue Entwürfe
Qualitätssicherung
- Doppelte Prüfung: Kontrolliere alle automatisch erkannten Daten
- Vollständigkeit: Stelle sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
- Plausibilität: Prüfe Beträge und Daten auf Richtigkeit
- Dokumentation: Füge bei Bedarf Notizen hinzu
E-Mail-Integration
- Eindeutige Absender: Verwende immer dieselbe E-Mail-Adresse
- Klare Betreffzeile: Erleichtert die Zuordnung
- Einzelne Rechnungen: Sende jede Rechnung in einer separaten E-Mail
- Gute Qualität: Achte auf lesbare Anhänge
Fehlervermeidung
- Duplikatsprüfung: System warnt vor möglichen Duplikaten
- Pflichtfelder: Alle wichtigen Daten müssen eingegeben werden
- Betragsvalidierung: System prüft auf plausible Beträge
- Datumslogik: Rechnungsdatum sollte nicht in der Zukunft liegen