Rechnung bearbeiten
Hier bearbeitest du alle Details einer Eingangsrechnung. Du kannst Rechnungsdaten korrigieren, Buchungskonten zuordnen, Kostenstellen festlegen und Zahlungsinformationen verwalten.
Voraussetzungen
- Eine Rechnung ist im System erfasst (manuell oder per Upload)
- Lieferanten, Kostenstellen und Buchungskonten sind angelegt
- Du hast die nötigen Berechtigungen zur Rechnungsbearbeitung
Aufbau der Seite
Die Bearbeitungsseite ist in drei Hauptbereiche unterteilt:
Bereich "Rechnung"
- Datum: Rechnungsdatum
- Standort: Zuordnung zu einem Unternehmensstandort
- Kreditor: Auswahl oder Anlage des Lieferanten
- Brutto/Netto/Zu bezahlen: Rechnungsbeträge
- Referenz: Rechnungsnummer oder Belegnummer
- Kostenstelle: Hauptkostenstelle für die Rechnung
- Geschäftsperiode: Zuordnung zum Buchungsmonat
Bereich "Buchhaltung"
- Buchungspositionen: Aufteilung der Rechnung auf verschiedene Konten
- Automatische Erkennung: KI-gestützte Kontenerkennung
- Kostenstellen: Individuelle Zuordnung pro Position
- Steuersätze: Mehrwertsteuersätze pro Position
Bereich "Zahlungsdaten"
- Empfänger: Name des Zahlungsempfängers
- IBAN/BIC: Bankverbindung
- Verwendungszweck: Text für die Überweisung
- Zahlungsreferenz: Strukturierte Referenz
- Zahlungsziel: Fälligkeitsdatum
- QR-Code: Automatisch generierter Zahlungscode
So arbeitest du mit dieser Seite
Grunddaten bearbeiten
- Datum korrigieren: Klicke in das Datumsfeld und wähle das korrekte Rechnungsdatum
- Standort zuordnen: Wähle aus dem Auswahlfeld den passenden Standort
- Lieferant zuordnen:
- Wähle einen bestehenden Lieferanten aus der Liste
- Oder klicke auf das Plus-Symbol zum Anlegen eines neuen Lieferanten
- Oder klicke auf das Stift-Symbol zum Bearbeiten des ausgewählten Lieferanten
Beträge eingeben
- Brutto-Betrag: Gib den Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer ein
- Netto-Betrag: Gib den Betrag ohne Mehrwertsteuer ein
- Zu bezahlen: Gib den tatsächlich zu zahlenden Betrag ein
- Die Felder synchronisieren sich automatisch
Buchungspositionen verwalten
Neue Position hinzufügen
- Klicke auf "Neue Position hinzufügen"
- Wähle die Kostenstelle für diese Position
- Wähle das Buchungskonto aus der Liste
- Wähle den Steuersatz (meist 19% oder 7%)
- Gib den Betrag für diese Position ein
Automatische Erkennung nutzen
- Klicke auf "Automatische Erkennung"
- Die KI analysiert Lieferant und Rechnungspositionen
- Vorgeschlagene Buchungskonten werden automatisch hinzugefügt
- Überprüfe und korrigiere die Vorschläge bei Bedarf
Position löschen
- Klicke bei der gewünschten Position auf das Papierkorb-Symbol
- Bestätige das Löschen
- Die Position wird entfernt und die Summen aktualisiert
Zahlungsdaten verwalten
- Empfänger: Trage den Namen des Zahlungsempfängers ein
- IBAN: Gib die Bankverbindung ein
- BIC: Ergänze den Bank-Code
- Verwendungszweck: Trage den Text für die Überweisung ein
- QR-Code: Wird automatisch generiert und kann zum Bezahlen verwendet werden
Tipps und Hinweise
Beträge und Buchungen
- Automatische Synchronisation: Änderungen bei Brutto/Netto synchronisieren sich automatisch
- Summenprüfung: Die Summe aller Buchungspositionen sollte dem Gesamtbetrag entsprechen
- Kostenstellen-Verteilung: Du siehst die prozentuale Verteilung auf Kostenstellen am Ende der Buchungsliste
Lieferanten
- Neue Lieferanten: Können direkt während der Rechnungsbearbeitung angelegt werden
- Lieferanten-Logos: Werden automatisch in der Rechnungsliste angezeigt
- Zahlungsdaten: Werden oft automatisch aus vorherigen Rechnungen übernommen
Automatische Funktionen
- KI-Erkennung: Funktioniert besser bei bekannten Lieferanten
- Standardkonten: Werden basierend auf dem Lieferanten vorgeschlagen
- Steuersätze: Werden automatisch basierend auf dem Buchungskonto gesetzt
QR-Code Zahlung
- Banking-Apps: Können den QR-Code direkt scannen
- Alle Daten: Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind enthalten
- Kontrolle: Prüfe immer die Daten vor der Zahlung