Einen Lieferschein einlesen und als Wareneingang anlegen

Mit dieser Funktion lässt du weboffice einen Lieferschein automatisch auslesen – die KI erfasst Lieferant, Artikel und Mengen und legt einen Wareneingang zur Prüfung an. Du kannst die erkannten Daten überprüfen, bevor du sie ins Lager buchst.

So kommst du hierher

Öffne das Menü links und wähle Lager
Klicke auf Wareneingang

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht, Wareneingänge zu erfassen. Der Lieferschein muss als PDF, Foto oder Scan vorliegen.

So gehst du vor

Klicke auf die grüne Schaltfläche Lieferschein einlesen
Wähle die Datei mit dem Lieferschein aus oder ziehe sie in das Fenster
- weboffice liest den Lieferschein automatisch aus
- Die KI erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer und Positionen
Überprüfe die erkannten Daten im Fenster, das sich öffnet
- Lieferant: der erkannte Lieferant – passe ihn an, falls nötig
- Lieferscheinnummer: die Nummer vom Lieferschein
- Rechnungsnummer: die Nummer der Rechnung (falls erkannt)
- Positionen: Artikel, Mengen und Preise – kontrolliere sie genau
Passe einzelne Positionen an, falls die KI etwas falsch erkannt hat
- Doppelklick auf eine Position, um sie zu bearbeiten
- Ändere Artikel, Menge oder Preis nach Bedarf
Klicke Speichern, wenn alles stimmt
- Der Wareneingang wird angelegt und erscheint in der Liste
Suche den neuen Wareneingang in der Übersicht und überprüfe ihn nochmals
- Klicke doppelt auf den Eintrag, um die Positionen zu kontrollieren
Klicke auf das Lagersymbol (grüner Pfeil nach oben), um die Positionen ins Lager zu buchen
- Bestätige die Frage – danach ist der Wareneingang abgeschlossen

Aufbau der Wareneingangsliste

Die Tabelle zeigt dir jeden erfassten Wareneingang mit folgenden Angaben:

Nummer: die laufende Nummer des Wareneingangs
Lager: das Lager, in das die Ware eingeht
Erstelldatum: wann der Wareneingang angelegt wurde
Letzte Änderung: wann er zuletzt bearbeitet wurde
Lieferscheinnummer: die Nummer vom Lieferschein des Lieferanten
Rechnungsnummer: die Nummer der Lieferantenrechnung
Lieferant: der Name des Lieferanten
Bestellung: falls der Wareneingang zu einer Bestellung gehört, siehst du die Bestellnummer
Erstellt von: der Nutzer, der den Wareneingang angelegt hat
Positionen: wie viele Artikel im Wareneingang sind
Warenwert Einkauf: der Gesamtkaufpreis aller Positionen
Lieferung: ob alle bestellten Artikel angekommen sind (Vollständig) oder nur teilweise (Teilweise)
Status:
- Offen = noch nicht bearbeitet
- In Bearbeitung = Positionen wurden hinzugefügt, aber noch nicht ins Lager gebucht
- Abgeschlossen = alle Positionen sind ins Lager gebucht

Die Schaltflächen rechts in jeder Zeile ermöglichen dir:

Lagerbuchungen rückgängig machen (nur bei abgeschlossenen Wareneingängen): hebt die Lagerbuchung auf
Positionen ins Lager buchen (nur bei offenen und in Bearbeitung befindlichen Wareneingängen): speichert die Positionen endgültig im Lagerbestand
Drucken: druckt den Wareneingang aus
Bearbeiten: öffnet die Positionen zur Kontrolle oder Änderung
Löschen: entfernt den Wareneingang

Was danach passiert

Der Wareneingang wird angelegt und zeigt den Status In Bearbeitung. Du kannst ihn jederzeit noch bearbeiten, bis du die Positionen ins Lager buchst. Sobald du auf Positionen ins Lager buchen klickst, werden die Mengen im Lagerbestand erhöht und der Status wechselt zu Abgeschlossen.

Alternativ kannst du einen Wareneingang auch manuell erfassen, wenn der Lieferschein nicht lesbar ist oder die automatische Erkennung nicht funktioniert.

Tipps und Hinweise

Lieferschein-Format: Die beste Erkennungsquote hast du mit klaren PDF-Dateien. Fotos von Papierlieferscheinen funktionieren auch, sollten aber gut belichtet und gerade aufgenommen sein.
Manuelle Erfassung als Plan B: Geht die automatische Erkennung schief, kannst du den Wareneingang jederzeit manuell neu anlegen. Löschen, neu anfangen – das ist kein Problem.
Positionen kontrollieren: Auch wenn die KI gut arbeitet – kontrolliere die erkannten Daten immer. Besonders Artikelnummern und Mengen sollten stimmen, bevor du ins Lager buchst.
Bestellung verknüpfen: Wenn der Wareneingang zu einer Bestellung gehört, verlinkt weboffice ihn automatisch, wenn Lieferant und Artikel passen.